9月2015

ECM的演变
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第二十七卷第19号，第24页

为了获得完整的患者记录纵向视图，通过企业内容管理简化数字化路径。

内容管理已经从孤立的系统时代走了很长一段路，其主要目的是将纸质记录转换为数字格式(尽管通常是不可搜索和不可更改的)，以实现更便宜、更容易的存储和更快的检索。如今，重点是企业内容管理(ECM)系统，这些系统能够自动捕获信息，将其转换为结构化数据，以便导入电子病历和其他系统，并以更有意义的方式将其呈现给最终用户，从而影响临床和管理流程。

以前，ECM系统的主要优点是24/7全天候访问患者信息，消除了存储和纸张成本，而如今的ECM系统提供了光学字符识别扫描和电子表格等先进功能，通过业务流程管理工具简化和自动化流程。此外，他们还整合了不同的系统，减少了整体IT投资组合，Jessica Ahlert说，她是Quest Diagnostics公司ChartMaxx解决方案、ECM和业务流程管理技术的医院解决方案产品专家。

她说:“通过使用这些工具，并通过整合，ECM系统在节省成本和提高效率方面年复一年地继续提供坚实的价值。”“此外，ECM在过去是一种HIM工具。如今，它真正成为了每个医院部门都在使用的企业工具，从而降低了拥有成本。”

解决不断变化的痛点
不出所料，ECM从纸张消除者到数据集成者的演变背后的驱动力是电子病历的快速采用。随着越来越多的医院实现无纸化环境，在每个入口点以电子方式捕获患者信息并使其能够从多个系统以多种格式实时访问已成为一个优先事项。

“医疗机构在实施电子病历上花费了大量的时间、精力和金钱。然而，我估计，传统的电子病历系统只能捕捉到完整病历纵向视图所需的80%到85%的内容，”施乐美国大型企业运营工作流程自动化解决方案副总裁迈克尔•科尔坦表示。“另外15%到20%是以各种形式存在的非结构化内容，主要是纸质内容。”

一些文件将不可避免地以书面形式引入医院系统，例如转移到新提供者的患者的医疗记录，以及来自不同或没有电子健康档案系统的提供者的转诊。这种情况发生的频率比许多人想象的要高，特别是考虑到根据HIMSS EMR采用模型，截至2015年年中，3.5%的美国医院仍然没有实施任何形式的电子病历。

正确的ECM系统可以通过提供简化的数字化路径来解决“纸质还是电子”的困境。Kortan说:“ECM系统通过将这些非结构化内容数字化并集成到EHR中来补充——实际上是完成——医院的EHR，这样医生就可以对所有相关的患者信息有一个统一的看法。”

ECM解决的通往无纸化环境的道路上的另一个障碍是困扰HIT许多方面的一个障碍:互操作性。Alfresco的医疗保健和生命科学企业客户主管Jean Van Vuuren表示，医院在孤岛中运行多个文档管理系统并不罕见。Alfresco通过开放标准平台提供ECM解决方案。

“这是不可持续的，”他说。“他们将有很多遗留环境，其中存储非结构化表单，临床医生永远无法获得完整的患者视图。今天，ECM提供了整合到一个可扩展的存储库中的能力，该存储库为患者数据提供上下文。”

单一的开放源码存储库还可以解决长期的数据迁移问题，这些问题与互操作性和系统扩展、升级或替换密切相关。虽然数据本身不会随着时间的推移而改变，但访问信息的前端应用程序会改变。Van Vuuren说，开源存储库确保了无论未来的系统如何，数据都可以访问。

Ahlert同意，无缝系统集成是适当的ECM系统减轻的一个重要痛点，因为“简化和自动化流程可以缩短时间框架，减轻员工负担，并提供收集信息的新方法，包括电子表格和移动访问。”

她补充说:“具有强大监控和报告工具的ECM系统使管理层能够访问可配置的仪表板，提供操作流程、成本和收入数据的实时状态，并能够实时调整人员分配。”

Efficiency-Dependent ROI
通过消除数据管理周期中的关键痛点，合适的ECM系统可以带来多种有形和无形的好处。一个是简化的收入周期流程，加快了合规和准确的计费，使医院能够通过记录临床数据支持增加计费，加快收入确认并减少索赔拒绝。ECM还可以帮助完成以下工作:

•确保在调度和注册期间捕获适当的文件;

•提供编码人员审计列表，编码准备图表;

•自动编码查询与电子表格;

协助生成完整和及时的账单;和

•自动化现金支付流程，以更快地实现收入。

“这些只是ECM对收入周期产生巨大影响的几个例子，”Ahlert说。“在整个医院企业中采用业务流程管理的ECM有机会通过消除人工处理来降低成本，从而缩短周转时间，提高效率，并更好地了解流程的健康状况。”

ECM还可以快速降低与纸质记录的捕获、存储和检索相关的成本。例如，纽约大学朗格尼医学中心(New York University Langone Medical Center)在Joan H. Tisch妇女健康中心为患者实施了一种基于平板电脑的注册流程，该解决方案是通过与OnBase的创建者Hyland Software合作创建的;三星电子美国;和计算机SI。直接的影响是每天消除多达200张纸，这些纸以前是由患者在注册时完成的，并手动扫描和索引到患者的电子病历中。

ECM的不太明显的好处是提高了效率和减少了等待时间，从而提高了患者满意度。成本的降低还体现在减少重复测试、提高患者安全性和提高临床医生满意度等方面。

Hyland的高级医疗保健顾问阿曼达•布莱斯(Amanda Blase)表示，设计得当的ECM项目和工作流程也将提高效率和准确性，这在近乎实时地访问信息时是必不可少的。“拥有近乎实时的临床数据也减少了多余的测试，”她说。“ECM允许系统之间的连接，因此数据可以立即输入。临床医生也更满意，因为他们可以只使用一个系统，而不是按专业寻找多个系统。当他们高兴的时候，他们就会使用(这项技术)。”

相反，设计不当的ECM策略和/或低效的系统可能会产生严重的负面后果，包括成本增加、投资回报率低或没有投资回报率(ROI)、临床医生采用率低和临床风险增加。例如，早期的ECM系统简单地将医疗记录扫描为静态pdf，迫使医生手动搜索多个页面以获取他们需要的每个患者的特定信息。

当ECM不能及时提供信息时，它造成的不仅仅是临床工作流程中断。它还会影响护理质量和安全。Blase说:“最严重的后果是无法及时获得临床相关的决策信息。”“临床医生将被迫根据不完整的信息做出决定，这对患者和组织来说都是更大的风险。”

Van Vuuren补充说，当ECM系统部署不正确或不适合组织的临床环境时，“您可能会丢失数据或呈现错误的患者信息。关键是，当这些系统被部署时，它们为临床社区提供了一个易于使用的环境。这些项目往往会失败，因为医生们看着它们，说它们毫无用处。”

最后，ECM的一个主要价值是其提高互操作性和信息交换的能力，Kortan指出。就像ECM通过数字化数据并将其直接集成到EHR中来填补空白一样，这些系统也确保了对患者信息的请求在整个企业内得到合规和准确的管理。

Kortan说:“EHR系统具有发布信息的功能，但如果没有集成的ECM系统，查询将错过15%到20%不在EMR中的非结构化内容。”他补充说:“如果没有集成的ECM系统，医院必须制作纸质副本才能完成信息发布请求。有效的ECM巩固了这一努力，提供了结构，并提高了患者信息的安全性。任何纸质病历都是不安全的。”

正确的长期健康
在如此利害攸关的情况下，医院必须对其ECM可能需要更新的迹象保持警惕。一个危险信号是，如果扫描量没有像预期的那样减少，那么进入工作流程的纸张就会减少。

“一些最‘无纸化’的医院做的扫描最少。他们之所以成功，是因为他们的策略是在前端消除进入工作流程的纸张，而不是在流程的最后管理扫描，”Kortan说，他建议医院进行全面的ECM评估，以“确定机会领域，探索全行业的最佳实践，并了解医院同行如何取得成功。”

Blase建议进行年度评估，以确定可能表明用户采用率或满意度较低的任何问题。确定是否使用了所有可用的文档类型，如果没有，则重新配置或消除设置。确定临床医生的愿望和需求，例如允许他们离开医院时访问的移动选项。

定期与ECM供应商会面以确定是否有可能最大化ROI的新特性或功能也是有帮助的。它能够确保长期的数据访问，而不受前端系统的影响，这使得供应商中立存档(VNA)成为越来越受关注的领域。VNA的工作原理是使组织能够本地和安全地捕获、存储和访问数字成像和医学通信(DICOM)和非DICOM内容到一个存储库中，用于所有临床、管理和财务内容。

“以一种前瞻性的方式使用产品，”布莱斯说。“一定要看看你的供应商在移动领域的发展方向，以及他们在VNA领域的发展方向。”

Van Vuuren指出，评估索引和分类的有效性有助于确保将正确的人口统计数据与合适的患者联系起来。他还建议寻找一个开放和可扩展的平台，以便于访问和集成，并寻找一个了解医疗保健的ECM合作伙伴。

“如果你不这样做，”他警告说，“你的技术团队将不明白你需要一个适合临床医生的平台，也不知道他们从哪里获得信息。不仅仅是传统的医疗记录，还有放射学、视频等。这才是真正的价值所在。”

负责评估ECM系统效率的团队是成功的关键。最有效的方法是包括来自HIM、IT和临床人员的输入，每个人都能带来独特的观点。作为医疗记录的保管员，他最熟悉什么是重要的，包括与HIPAA和其他隐私问题相关的合规性问题。beplay最新备用网站IT部门需要根据需要提供支持和升级的资源，而临床医生则可以确定ECM是否适合工作流程。

结构与满意度
ECM长期成功的关键是适当的结构，它允许轻松访问并与现有应用程序无缝集成，这两者都有助于高采用率和满意度。管理存储结构的规则对于实现ECM的真正好处也是必不可少的。最后，临床医生必须发现它易于使用，值得信赖和无破坏性。

“重要的是要记住，医疗保健组织并不会因为信息数字化而变得更好。想象一下，如果你把所有的工作和个人文档都存储在桌面上。Kortan说:“如果没有结构化的文件夹系统，找到你要找的东西可能比纸质信息更难。”他补充说，该系统“必须与现有的应用程序无缝集成，以确保员工采用。”期望医生学习另一种系统是不现实的，所以ECM必须看起来和感觉完全像他们的电子病历。这样，医生只需要对额外的特征和功能进行补习培训，而不是[必须学习如何使用]一个全新的系统。”

Elizabeth S. Roop是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人，专门从事医疗保健和HIT方面的工作。