2009年9月14日
释放你的现金流
道格拉斯·布劳恩著
郑重声明
第21卷第17页
通过安装服务点支付流程，医疗保健组织可以加快收入周期。
如今，医院和医疗保健系统的收入受到许多不同因素的挤压，包括患者数量减少和慈善捐赠减少。由于这些财务因素也对医疗服务提供者造成了影响，这些机构比以往任何时候都更重要的是，确保他们有效地收取治疗和服务的费用，同时维护和加强患者关系和满意度。
在许多医疗保健组织中，一个成熟的改进领域是收集自付部分付款、患者支付的超出其保险范围的自付部分付款，或者为越来越多的未投保消费者支付的总付款。
今天的经济已经导致消费者的责任发生了变化。消费者现在与医疗相关的财务风险更大，这体现在更高的自付额和免赔额上。此外，根据医疗保健信息学网络研讨会，消费者财务责任的增加并不等同于医疗保健提供者收入的增加。为了将增加的消费者财务责任转化为更快的付款收款，并避免潜在的收入减少，供应商需要增加从消费者那里收取付款的方式和手段，包括治疗前的面对面付款和治疗后的在线付款。
通过改进服务点流程，供应商可能会获得更多切实的经济利益。
获取支付
对服务点付款的需求增加可能与提供者希望在治疗前收到付款的愿望有关，同时还有其他趋势，如越来越多的移民和没有保险的患者自掏腰包，越来越多的公司绕过保险提供商，直接支付员工的医疗保健需求，以及越来越多地使用高免赔额的健康计划和健康储蓄账户。
可以在服务点收集的付款类型分为四类。预期的三个类别如下:
•不能在销售点转换为电子交易的现金和不可兑换支票(旅行支票、公司支票、汇票);
•可在销售点转换为电子交易的支票;和
•借记卡和信用卡支付与实时认证。
还有令人惊讶的第四个:员工工资扣除，这是所有医疗机构最大的支持者之一。
为了接受这些服务点支付，供应商需要有特定的硬件和软件。电子支付处理需要在工作站上安装刷卡和借记卡的设备，以及将支票转换为电子交易的支票扫描仪。为了处理现金支付，虚拟现金抽屉、部门金库、金库汇总银行存款和现金调节，包括管理和记录盈余/短缺，是必要的。
在接受患者的付款后，销售点系统将付款信息提交到患者会计和总账系统的邮寄文件中，以便所有活动都自动准备直接输入。销售点信息也可用于报告和对账处理，用于研究交易、进行调整、平衡银行存款和协调会计系统提交文件。管理功能(如创建部门和成本中心以及检查库存(如果用于处理非患者支付))使医院管理人员能够监视用户活动。
现金支付对于医疗机构来说是一个真正令人头痛的问题，因为现金必须手工处理、计数和存入。零售环境中用于支付的收银机通常是昂贵的，并且主要用于较大的交易——这是大多数医院不需要的。越来越强调帐单的自付部分对现金处理的最佳做法提出了更大的要求，例如充分分离职责。
利用用户特定的真实或虚拟现金抽屉系统与主金库跟踪货币资产，从收到现金到银行存款的那一刻开始，确保付款不会丢失，放错地方或被盗。为了保护现金支付的安全，供应商将安装更多的保险柜，将它们置于公众视线之外，并将它们固定在地板上。
可以转换为电子交易的信用卡和支票支付在服务点都比现金更容易处理。电子捕获卡和支票支付减少了“浮动”，加速了资金流入银行账户，简化了整个存款过程。
刷卡和支票读卡机可即时处理信用卡付款，并将纸质支票转换为电子交易，通过自动票据交换所网络传输。为患者提供多种支付方式，包括医院员工的扣除，使服务点流程更像消费者所熟知的其他商业交易。
工资扣减是一个有趣的服务点支付过程，因为服务员工是供应商的大生意。整个行业都知道，医疗工作者是服务的最大消费者之一，因为他们熟悉如何妥善照顾自己的健康，从而导致了更多的需求。
从服务点设置工资扣除以支持此需求涉及验证员工资格和创建一次或重复执行的工资扣除订单。(经常性扣除需要对工资周期敏感。)还需要实现一种维护方法，以创建有关影响自动扣除执行方式的工资单更改的警报。
发现的好处
这项服务的好处涉及组织的许多方面，包括简化付款流程、提高客户满意度、协助筹款和减少系统培训。
服务点系统为供应商提供以下前台和后台运作优势:
•跨多个医疗保健实体的标准化支付处理;
•加强内部控制;
•降低培训成本;
•降低印刷和邮资成本;
•详细的收据内容和顺序编号;
•通过无纸化环境提高支付处理效率;
•通过与总账、患者会计系统和其他跟踪系统(如激励报告)的整合，减少每笔交易的“接触”点;和
•通过处理现金、银行卡、支票和员工工资扣除，包括将合格的支票转换为电子交易，缩短了交易服务时间。
服务点系统通过标准化流程并减少接收到的付款在存入和邮寄过程中的重新确认和重新处理，从而简化了付款处理，这对于可能具有不同收款流程的多设施医疗保健组织来说是一大优势。
接受任何地点的患者付款会创造额外的收款机会。理想的服务点系统可以让医疗服务提供者了解病人是否在另一家医疗机构有未付账单，并提供一种处理机构间转诊的方法。
例如，在融资工具A为融资工具B收取的现金将存入融资工具A。随后，电子资金转帐将借记融资工具A，贷记融资工具B，并在融资工具B的提交文件中产生汇款通知。接受组织间的卡和支票付款在某种程度上更容易实现，因为它们可以以电子方式存入Facility B帐户，而无需额外的组织间转账。在每种情况下，余额控制都需要跟踪事务的移动，以便适当地协调活动。
进入服务点流程的另一项服务是在治疗之前建立融资或支付计划。通过提前创建这些账户，供应商可以将目前等待裁决和传统纸质账单的结算周期提前60至90天。
处理非患者付款也有一定作用。设备租赁费或班级注册费等项目可以类似于接受患者付款，只是它们会记入总分类账，而不是患者会计系统。
接受非患者付款对于处理慈善捐赠也很有用。一些组织使用虚拟服务点系统直接处理晚会和其他筹款活动中的捐款，而不是在医疗机构内的传统地点。
除了组织利益之外，消费者对改进的服务点支付能力也反应积极。例如，退款可以通过系统以电子方式处理，而不是通过人工检查过程。患者喜欢当场收到退款，而不是等待两到三周。
实现
实施服务点支付制度，包括建立特定地区、单位、部门的组织档案;建立总分类账，用于抵销和超额或短期分录;建立和培训用户。实现可以分阶段处理，例如一次处理一个设施，以便在处理下一个实体之前适当地支持和吸收基础设施更改。
医疗机构实现的平均成本取决于所购买的终端数量。例如，一个支票读卡器和刷卡设备的组合价格约为225美元，而一个刷卡读卡器的价格约为85美元。另外，每台终端的安装和系统配置费用为200美元，另外可能还需要考虑最低费用和培训费用。
取消用于拨号信用卡授权终端的模拟电话线(每月花费约10美元)通常可以在两年或更短的时间内抵消新设备的成本。同时，持续的运营成本包括维护费和支付点击费。这些费用根据医院规模或用户数量而有所不同。
研究表明，一家小医院(大约100张床位)三年后的投资回报率可达169%。一家中型医院(300张床位)可以获得288%的收益，而大型企业可以获得高达360%的收益。较大的企业可以节省更多的费用，因为它们通常有多个可以集中的服务支付流程。消除额外的冗余最终会产生更多的节省。
促成成功回返的因素如下:付款费用减少、培训费用减少、例外情况和后端处理减少，当然还有现金流动加快。此外，还有间接的好处，如改善客户服务和提高员工的工作/生活质量。
避免常见的陷阱
今后，医疗保健机构需要以更结构化、更精简的方式捕获和处理付款。实时裁决的支持者希望看到实践纳入这一领域，因为裁决索赔意味着自付部分现在被披露。此外，如果要让患者完全有权在治疗前审查护理的财务影响，那么目前的保险索赔、裁决和结算方法就迫切需要改革。这个结论并不令人惊讶，因为这个过程是基于一个过时的批处理模型，这个模型早在互联网和实时、点对点通信的概念出现之前就已经构想出来了。
在未来，当与实时裁决和透明定价相结合时，使用服务点收款将是最有效的。由于缺乏实时裁决，各组织建立了自己的内部索赔数据库，根据类似待遇的财务结果预测自付部分。在治疗前向消费者提供可靠价格的医疗保健组织知道在服务点收集什么，并可以随后改进如何实现。
用更少的人手做更多的事是财务部门的另一个担忧。经济形势使财务部门面临更大的裁员风险，尤其是在床位超过500张的医院。通过自动化服务点交易并将其与其他系统集成来简化支付过程可以节省时间，并使组织能够将人力投入到其他领域。
组织还必须记住，在服务点更改流程会造成很大的损失。确保留出足够的时间来准备、计划、培训和实施变革。
获得高管的支持是开启更高效的服务点操作之路的重要一步。然而，它应该是最容易实现的方法之一，因为在费用、控制和操作方面有明显的好处。准备投资回报报告可以发现大量的浪费例子，手工程序已经慢慢地分层到现有流程中。一些简单的措施，比如取消拨号刷卡终端使用的模拟电话线，都有助于获得更大的财务成功。
获得员工的支持也应该很容易实现。考虑一下，当员工可以提高客户对医疗保健流程的满意度时，工作满意度也会得到类似的提高。在正式测量客户满意度的基础上进行的调查表明，自动化服务点系统可以使患者对医疗机构体验的看法提高15%。
引入并积极使用服务点支付收集流程可以带来更高效的计费流程和客户服务满意度——这两个领域可以节省金钱和时间。
- Douglas Braun是俄亥俄州托莱多市Internet Payment Exchange, Inc(电子账单和支付技术解决方案提供商)的总裁兼首席执行官。
Point-of-Service自我评估
以下问题可评估医疗保健组织在服务前或服务时收取付款的能力:
•在服务过程中，你是否收集了足够的病人和担保人的联系信息?
•你会和病人分享治疗和服务的价格清单吗?
•如果您是多设施医疗保健系统的一部分，您是否能够在任何实体接受患者付款?
•你能接受非患者付款吗，比如设备租赁费或班级注册费，就像你接受患者付款一样?
你能在服务点将支票支付转换成电子交易吗?
•接受付款和核对付款的工作人员是否有职责分离?
•您是否有适当的措施来保护现金支付?
•您是否提倡在服务点向员工和公众收取费用?
- - - - - - DB
