2013年9月

有意义的使用审计产生焦虑
迈克·巴塞特著
郑重声明
第25卷第12页

有理由担心吗?如果你的文件齐全就不会。

当涉及到有意义的使用奖励时,有很多钱处于危险之中。

根据美国医疗保险和医疗补助服务中心(CMS) 6月份发布的数据,电子病历采用计划已经支付了大约155亿美元的奖励。85%符合条件的医院在该计划中注册,75%的医院获得了医疗保险或医疗补助的奖励。

有了这么多的现金和这么多的供应商,审计似乎不可避免地会成为其中的一部分。CMS计划对大约5%的合格专业人员和证明有意义使用的医院进行审计,并通过其承包商Figliozzi和Company进行付款前和付款后审计。

外部人士进行挖掘的可能性在参与的供应商中引起了一些焦虑。“他们似乎对此非常紧张,”波士顿咨询师c·彼得·韦格曼(C. Peter Waegemann)说。韦格曼是HIT在从移动医疗到电子病历等问题上的思想领袖。“这似乎相当于被告知你正在接受税务审计。大多数收到通知的人可能会没事,但这仍然会让他们彻夜难眠。”

这是可以理解的。如果审计发现提供商没有资格获得奖励,则必须退还奖励。如果确定提供者提供虚假证明,CMS警告说,惩罚可能包括监禁,巨额罚款,或两者兼而有之。

做好准备
虽然一些供应商将成为审计目标,因为他们提供了“可疑或异常”的数据,但大多数将是随机选择的,这意味着不可能进行认证审计。根据CMS,合格的供应商应该保留用于完成认证模块的“相关支持文件”,无论是电子形式还是纸质形式。本文件在证明后应保留六年。

当涉及到审核员所寻求的内容时,文档是关键词。Jim Wieland是总部位于巴尔的摩的Ober Kaler律师事务所的律师,他代表了几家经过审核的供应商。他说,审核员正在寻找能够证明EHR系统满足有意义使用要求的文件,以及证明核心和菜单目标得到满足的支持文件。

CMS在其网站上表示,“在所有审查中要求的主要文件是提供者在完成认证时使用的源文件。”该文档应提供支持认证期间输入的信息的数据摘要。理想情况下,这将是来自认证EHR系统的报告,但如果报告不可用或输入的信息与报告不同,则可以使用其他文件。”

作为任何审计审查的起点,主要文件应包括措施的分子和分母、报告涵盖的时间段,以及证明报告是针对该合格的专业医院、合格的医院或关键通道医院生成的证据。CMS建议医疗服务提供者,这一过程可以超越最初的审查步骤,并包括对任何措施的更详细的分析,包括对患者记录的审查。

考虑到这一点,韦格曼说,对医院来说,很重要的一点是要充分了解原始认证是如何进行的,以及谁参与了认证。他说,负责认证的人可能已经跳槽到另一个组织,或者可能有特定的个人对认证过程产生了强烈的影响。“一旦你知道审计即将到来,你就需要重新审视这个过程,”韦格曼说。

南卡罗来纳州博福特纪念医院负责信息来源的副总裁兼首席信息官Ed Ricks表示,该组织已为审计做好了充分准备。“我们是一个重视技术的组织,它不仅可以帮助我们做一些很酷的事情,还可以解决我们的一些临床和业务工作流挑战,”他在六月份由医疗系统公司(一家HIT集成公司)赞助的网络直播中说。

瑞克斯五年前来到博福特时,该组织正在实施计算机化的医嘱输入系统。“(我们)做了很多工作,以确保我们不仅实施了这些产品,而且实际上充分利用了它们,做了所有正确的事情,”他说。“当有意义的使用出现时,我们很幸运地走上了正确的道路,因为我讨厌只是为了有意义的使用而做事情。当时,我们只是想为医院和社区做正确的事。”

当有意义的使用成为现实时,博福特和全国大多数医院一样,参与了进来。瑞克斯说,博福特怀疑审计会在某种程度上成为平衡的一部分,因此采取了预防措施。他说:“我们想确保,当我们打勾时,我们是认真的,而且是好的。”

博福特聘请了一家外部公司进行差距分析,以帮助确定其有意义使用方法中可能存在的漏洞。它制定了一个总体规划,并成立了一个有纪律的有意义的使用委员会,该委员会由来自医院各个部门的代表组成,包括临床、It、财务和合规部门。beplay最新备用网站

“我真的为我们感到骄傲,”里克斯说。“我们在2011财年首次证明了这一点。”该医院90天的报告期是本财年(2011年7月至9月)的最后一个季度,在此之后,它收集了所有数据并运行了所有报告。

“我们认为我们做了所有正确的事情,并做了证明,”里克斯回忆说。“资金很快就来了,而且是一大笔钱。你投入这些先进的临床系统所做的一切都无法得到回报,但它确实有所帮助。”

博福特一开始就预料到可能会被审计。考虑到这一点,它努力减轻差距分析带来的任何担忧,利用其供应商(Meditech)建议的最佳数据捕获实践,执行HITECH安全评估,并保存所有信息,例如供应商合同和措施报告,它认为有必要记录证明。“我们认为我们的状态很好,我们已经完成了所有需要做的事情,”里克斯说。“我们不认为我们会被审计,但以防万一,我们希望能够验证我们所证明的东西。”

你不知道吗,审计请求来了。“收到(审计通知)我几乎很高兴,因为我们想证明我们做了正确的事情,”里克斯说。

审计过程
当一个供应商被选中进行审计时,它将通过电子邮件收到Figliozzi and Company的初始请求函。该通知附有一份信息请求清单,根据CMS的说法,该清单“可能不包括所有内容”,并且可能需要提交额外的信息以完成审计。提供商在收到请求后有14天的时间提供所请求的信息。

两周的时间足够收集必要的数据吗?加州萨特健康(Sutter Health)的有意义使用项目主管劳拉·克罗伊夫斯基(Laura Kreofsky)认为,考虑到审计带来的焦虑,这个时间框架是合理的。她说:“这是你想要摆脱的事情,这迫使你完成这个过程。”

当然,不能保证一旦提供者响应了最初的信息请求,审计人员就不会回来要求更多的信息。这就是在博福特发生的事情。

瑞克斯和他的团队在规定的14天内回应了审计请求,然后等待。几周后,审核员带着进一步的要求和问题回来了,比如为什么EHR生成的日志没有带有供应商的标识,这表明他们担心这些文件可能是欺诈性的。

又过了几个星期,医院被要求提供资料,解释为什么某些措施的分母为零,例如要求提供医疗记录副本的患者人数。瑞克斯说,问题是如何证明是否定的。他说:“因此,我们必须从工作流程的角度展示,如果他们(患者)做出了反应,我们的步骤将是什么,以及我们将如何做出反应。”“仅仅说零是不够的。这对我来说没有意义,因为如果它是零也没关系,但我们必须以某种方式证明它。”

博福特又收到了一份要求,这份要求警告这家医院,如果它不能让审计人员满意,证明自己遵守了某些措施,特别是药品处方检查,它就有可能失去奖金。瑞克斯在这方面的努力未能说服审计人员,最终通过电话解决了这个beplay最新备用网站问题。

几周后,医院收到通知,说它没有问题,尽管未来的审计大门仍然敞开。瑞克斯说,整个过程“比需要的严格得多。”

自我审计和模拟审计
一些医疗服务提供者实际上进行了自我审计,发现了他们的认证存在的问题,然后经历了撤回这些认证的过程,这包括提交一份撤回表格和返还奖励。威兰说,这种策略的好处是,它表明,没有欺骗联邦政府的意图,错误的证明只是一个诚实的错误。

根据Kreofsky的说法,当自我审计过程中问题变得明显时,一些Sutter Health合格的专业人员撤回了有意义使用证明。在这些情况下,麻烦源于CMS的要求,即证明有意义使用的合格专业人员必须在EHR报告期间至少有50%的患者在配备认证EHR技术的诊所或地点就诊。

克雷夫斯基说:“在这些少数合格的专业人员的案例中,尽管他们在诊所实践中使用了经过认证的电子病历,但他们的大多数病人都是在其他环境中就诊的,通常是专业的养老院或长期护理场所。”“在为符合条件的专业人员进行有意义用途注册程序之前,我们对这些供应商进行了预筛选,但我们必须确定近1900名符合条件的专业人员的资格,这些少数专业人员没有被正确分类。一旦我们意识到发生了什么,我们就与Figliozzi合作解决问题,我们还审查并确认所有其他合格的专业人员都符合50%的要求。”

Gary Tomlinson是马萨诸塞州电子健康合作组织(Massachusetts eHealth Collaborative)的社区无障碍医院顾问,该组织为该州13家关键无障碍医院运营新罕布什尔州有意义使用服务和卫生信息交换技术服务的区域扩展中心,他正在创建一个模拟审计。

汤姆林森是新罕布什尔州伍兹维尔村村医院(Cottage Hospital)的IT主管。2011年,该医院通过了有意义的第一阶段使用认证,他了解到了文件的价值。他正在利用这些知识帮助指导新罕布什尔州的13家医院——尤其是像cottage这样规模较小的医院——完成整个流程,包括可能的自我审计。他表示:“与其退回数百万美元,不如花几千美元进行(模拟)审计。”

经验教训
瑞克斯说,从审计师提出的问题中可以明显看出,他们没有太多的医疗保健背景,这是供应商在认证过程中应该牢记的一个特点。他还表示失望,尽管使用了来自认证供应商的软件,但它仍然不符合审计程序的要求。瑞克斯说:“供应商不知道我们将被要求(以证明)我们确实正确地使用了他们的系统。”如果提供了这些信息,博福特就会更清楚自己需要提供什么样的信息。“那是一个巨大的失败,”他补充说,“我认为CMS从那时起就意识到了这一点。”

CMS强调,提供者有责任提供支持有意义使用的文件和用于认证的临床质量测量数据。这包括保存支持在临床质量测量认证模块中输入的值的任何电子或纸质文档。

虽然瑞克斯对博福特被审计的事实并不感到惊讶,但“问题的深度”确实让他吃了一惊。他指出,保存信息并使其随时可用将使在审计中幸存下来变得容易得多。“你永远不会有太多的文件,”里克斯说。“自从(我们的审计)以来,我和一些人谈过,他们保存的信息甚至比我保存的还要多,我认为他们做得对。我也和那些储蓄较少的人谈过,他们没有接受过审计。但我认为你不能存太多。”

Kreofsky建议组织建立可靠和及时的审计响应计划。她说:“你要确保所有相关人员都清楚自己的角色和职责,(而且你可以)集中管理整个流程。”“并实施内部检查和平衡,以帮助确保不会错过有意义的使用要求的细微差别。”

Mike Bassett是马萨诸塞州Holliston的自由撰稿人。