AHIMA特别版
2013年9月
转录管理人员面临的五大挑战
朱莉·克努森著
郑重声明
第二十五卷第13期，第18页
克服这些问题，部门领导就能领先一步。
转录部门是整个医疗保健行业发生的许多变化的核心。从EMR实现到更有效的计费实践，随着对更准确和及时的文档的需求的增长，它们扮演着巨大的角色。
自然，转录管理人员面临的压力随着需求的增加而增加。对这些最紧迫问题的仔细研究揭示了他们所感受到的巨大压力。
工作保障
当乐队写下“我应该留下还是应该离开?”这句话时，Clash乐队可能无意中写下了转录部的主题曲。在当今的环境下，许多医院都在争论转录功能是内源还是外包。
总部位于亚特兰大的Voice One Solutions公司总裁卡伦•戴维斯(Karen Davis)表示:“考虑到医疗保健的成本和所有变化，我认为预算变得更加关键。”“他们必须马上决定的最重要的一件事是，把这些人留在公司内部还是把他们外包出去更划算。”
虽然对转录员来说，等待是一个艰难的决定，但对部门经理来说，这也是一个艰难的决定。戴维斯说:“我认为这对他们来说是一个巨大的挑战，因为他们中的许多人都在较小的或农村的设施中，他们不想不得不与裁员作斗争。”
当这种评估发生时——这个过程很少是快速的——转录团队就处于不确定状态。员工们背负着沉重的负担:他们会继续为现在的雇主工作吗?他们很快就会找工作吗?在医疗转录服务机构工作有意义吗?他们是否应该成为独立的承包商?
在佛罗里达州坦帕市的莫菲特癌症中心发生的情况太常见了。“自从四年前我们第一次使用语音识别技术以来，一直有人担心我们会丢掉工作，”莫菲特文档完整性经理、CMT黛布拉·j·伦道夫(Debra J. Randolph)说。“我们从供应商那里听说，我们将在一年内将员工减少一半，但这并没有发生。”
不过，转录员已被告知可能即将裁员。不过，伦道夫不能给他们提供太多具体的信息。她回忆道:“我们想让每个人都知道，但同时我们真的不知道该怎么说，因为我们没有一个时间框架。”
因为伦道夫想要减少给工作人员带来惊喜的机会，所以她一直让他们了解最新的信息。到目前为止，还没有裁员，但这种不确定性使得管理、激励和留住优秀员工变得极其困难，这使得转录经理的生产力有可能滞后，因为转录员担心他们在一个月或一年后是否还能找到工作。
说服高管
随着医院寻找削减成本和增加收入的新方法，取消整个部门的前景可能会吸引那些关注底线的人。结果是，转录管理人员往往是最后一道防线，他们必须承担起教育医院领导层的努力和压力，即转录功能不能简单地消失。
爱荷华州奥图姆瓦印第安山社区学院(Indian Hills Community College)健康信息学项目主任、医学学士、注册会计师戴安娜•约翰斯顿(Diana Johnston)表示:“许多首席执行官和首席财务官认为，他们可以通过语音识别免去员工工资，但事实并非如此。”
问题的部分原因可以追溯到高管层从其他部门收到的可疑信息。“IT部门正在说服首席财务官，‘我会帮你省钱。引入语音识别，我们将消除所有的转录员，’”约翰斯顿解释说，并补充说，对于管理人员和其他人来说，要继续在适当的水平上支持他的工作，他们需要明白转录不会消失。“相反，医疗保健文件专家需要成为文件完整性的审核员和质量监督员。”
即使大家都知道抄写并没有完全被淘汰，随着成本削减的持续不断，文档组仍然发现他们的资源在减少。Lisa M. Woodley, RHIT, CMT, AHDI-F, HITPro-PW，西雅图弗吉尼亚梅森医疗中心医疗转录的健康信息系统主管，认为HIM通常不被视为医院的创收领域，当资金成为问题时，这种看法将其置于切割板上。“我们不给医院带来收入，所以这似乎是一个削减成本的好地方，”她说。
根据Woodley的说法，这种理论不仅在她自己的组织内普遍存在，而且在全国各地的医院都很普遍。她说，即使转录组仍然是内部的，在资源分配方面，它们仍然排名垫底。
让供应商和电子病历一起工作
虽然医生对电子病历的看法各不相同，但一些转录管理人员发现，这种变化并不是医疗服务提供者立即接受的。在莫菲特医院，大部分电子病历的输入都是实时完成的，不过伦道夫的团队仍然会进行随机审核，校对文件，并在需要更正时将其退还给医疗服务提供者。这种安排为转录员带来了新的角色。“这对提供者和转录员来说都是一个巨大的变化，”伦道夫说。
其中一项调整涉及将转录任务转换为电子环境。Randolph说:“该系统不是为我们设计的，我们一直在努力将我们所做的任务融入电子病历。”“我们很幸运，有内科医生和IT人员愿意与我们合作。”
对于转录员来说，让医生在电子病历结构内工作通常是一项艰巨的任务。戴维斯说，电子病历系统通常提供一个“半限制性”框架，这可能使每个人都难以过渡。“你如何把病人的故事——病人的叙述——纳入电子病历?”她问道。“(电子病历)限制了医生可以记录的数量，但他们仍然需要能够将整个叙述放入该界面。”
因此，文档专家越来越多地在工作流程中努力确保患者记录的全面和准确，而这些工作流程并不总能促进这样的标准。
参与技术实施
在整个行业中，技术实现导致的工作流程变化继续以惊人的速度增长。不幸的是，这种爆炸式增长迫使IT团队在真空中管理他们的项目。Woodley说:“有很多计算机化文档策略的实施没有让HIM的专业知识参与到如何实施和集成到工作流程中。”
系统是从企业的角度来评估的，而没有结合用户的角度。工作流假设有时是不正确的，或者至少是不完整的。外部压力，例如法规和周转需求，直到项目生命周期的后期才会出现在标准列表中，这增加了文档专家在比以往任何时候都要忙的时候被迫采用效率较低的工作流程的可能性。
在Moffitt，医疗信息系统主任在电子病历项目开始时就打算与IT部门取得联系，并设立了一个由医生联络员和医生培训师组成的团队作为中间人。兰多夫说，这是其他医疗卫生部门效仿的榜样。她指出:“当他们开始召开所有这些项目会议和指导委员会会议时，确保你不会被忽略。”“一定要参与进来。”
兰多夫说，莫菲特的方法不仅让她的团队有机会对项目的进展进行权衡，而且还帮助制定了一个可行的策略，以应对过渡期间可能出现的任何工作流程中断。
Johnston说，医疗信息系统主任和转录管理人员必须带头教育他们医院的管理团队。“确保他们了解新的法规和需要什么，”她说，并补充说，HIM应该在制定和实施与临床质量监测、有意义的使用标准和临床文件改进有关的倡议方面发挥积极作用。“他们需要被视为教育高管、医务人员和医院员工的主要推动力，让他们了解这些新技术和新法规所需的不断发展的技能和流程流程。”
会议的最后期限
在转录领域，很少有事情是没有截止日期的。从ICD-9到ICD-10的过渡和有意义的使用只是对医院转录管理人员提出挑战的两个即将到来的最后期限。其核心是电子病历的实施。“我所读到和听到的是，有些人并不完全同意这一点，”医疗保健文件完整性协会堪萨斯分会主席、注册医学硕士黛比·哈恩(Debbie Hahn)说。
这种基层的阻力可能会引发内部冲突，并给讨论各方带来严重的焦虑。哈恩说，所有这些都无法改变一个不可避免的事实。她指出:“他们不确定自己是否想(采用)它，但政府已经发布了最后期限。”她补充说，转录团队经常在努力赶上合规最后期限的同时，与那些仍未承诺的人斗争。beplay最新备用网站
伍德利说:“我们现在所处的环境是，每个人都被要求少花钱多办事。”由于法规要求、技术项目目标日期以及与部门运营相关的各种各样的最后期限，转录经理经常努力弄清楚如何在有限的预算下满足需求。
当伍德利需要证明要求更多资源的合理性时，她会强调他对组织的价值。她说:“我向他们证明，记录是保持病人故事、保持准确、及时和良好的健康记录的关键部分。”
今天的挑战真的是新的吗?
转录管理人员面临的一些障碍已经存在了一段时间，但不断变化的医疗环境扩大了它们的规模，或者使它们变得更加紧迫。约翰斯顿表示:“除了新技术带来的问题外，技术变革也让老问题浮出水面。”他指出，记录完成周转时间和数据安全是两个“老问题，但很好”，它们重新受到关注，给医生和管理部门带来了更大的压力。她补充说，有意义的使用和最近的HIPAA综合规则也增加了压力。
在许多情况下，技术的普及改变了转录管理人员面临的挑战。像电子病历这样的概念已经从医院的新事物发展到在整个医疗保健领域相对普遍。哈恩说:“随着员工的流动性越来越强，电子病历正变得越来越受欢迎。如今，病人和医生都希望在口袋里随身携带医疗记录。
转录员用来完成工作的技术也发生了变化。哈恩说:“前端和后端语音识别现在比五年前普遍得多。
明天的忧虑
目前仍有一些障碍尚未对转录行业产生全面影响。其中之一就是劳动力人口结构的变化，伍德利认为这将在未来几年成为一个巨大的挑战。
虽然弗吉尼亚梅森大学的团队拥有数十年的经验，但伍德利担心的是如何与未来的工人分享这些专业知识。“我怎样才能把这些惊人的技能和大量的知识传授给一个新人，让他们跟上速度，而不用花几年的时间?她问道。
转录越来越注重更多/更好/更快，因此，为经验丰富、似乎不可或缺的工作人员腾出时间，把他们辛苦得来的知识传授给下一代文档专家，正变得越来越困难。此外，很大一部分员工是在家办公的，这使得面对面的交流成为一个障碍，即使部门有时间做出安排。
随着患者的参与迅速成为中心问题，转录员可能很快就会发现自己身处其中。有意义使用的第二阶段要求医院在出院后36小时内为至少一半的住院患者提供在线访问其医疗记录的服务。约翰斯顿认为，这只是患者与部分由文档专家管理的信息之间不断发展的关系中的一步。
“个人将更多地参与到自己的个人健康记录中，”她说。“他们可能会用闪存盘或u盘随身携带，我认为这是我们需要做好准备的。”
- Julie Knudson是西雅图的一名自由商业作家。
关于工资的持续争论
多年来，转录员的薪酬结构一直是一个讨论和分歧的话题。总部位于亚特兰大的Voice One Solutions公司总裁卡伦·戴维斯(Karen Davis)说，高质量的编码和转录是密切相关的，这种关系通常不会体现在医院为其服务支付的费用上。她说:“他们愿意为编码员支付每小时40美元的工资，但他们愿意为每行转录支付7美分。”
随着海外翻译公司越来越多地进入国内市场，这种对话正变得越来越复杂。离岸服务可能会声称提供医院渴望的较低成本，但围绕它们所能提供的质量和安全性的问题仍在继续。戴维斯说，一段时间以来，转录员的工资一直是一个脱节的领域，他推测，便宜的海外供应商的加入只会进一步搅浑水。
——JK
