8月2015

如何战胜投资回报率挑战
朱利安·谢弗著
郑重声明
第二十七卷第八页

在满足当今信息发布要求的过程中,各机构面临着四个常见障碍。

信息发布(ROI)工作流的具体内容因每个医疗保健组织而异。一些医院将整个流程外包,而另一些医院则在HIM部门内部处理。一些设施利用技术来帮助加快和简化流程,而其他设施主要通过传真或纸张方式接收和响应ROI请求。还有一些人采用混合方法,将各种选项的多个方面结合在一起。

但是无论ROI过程看起来是什么样子,都有一些常见的障碍会习惯性地使设施出错,包括缺乏时间和组织,以及糟糕的质量保证。在当今的监管环境下,几乎没有犯错的余地。

投资回报率解决方案提供商MRO负责客户关系和合规的副总裁唐•哈德威克表示:“在当今高度监管的环境下,供应商在披露PHI(受保护的健康信息)时不能冒出错的风险。beplay最新备用网站“申请量在增加,周转时间受到州和联邦指导方针的监管。与此同时,HIPAA/HITECH法规也越来越严格。医疗专业人员正面临着以更快的速度分享更多信息的挑战,通常是通过电子连接,他们被要求以额外的审查和准确性处理信息,以保护患者的隐私。”

针对这些障碍的常见解决方案往往集中在两个目标上:确保足够的资源——可能是设计良好的技术、外包合作伙伴或内部员工的信息——以及适当地教育和培训员工。

四大常见挑战

更少的时间
由于卫生保健组织努力达到有意义的使用标准,以便有机会获得该计划的联邦资金,这迫使他们在严格的ROI时间限制下工作。

“有意义使用标准草案缩短了在患者出院后非常有限的时间框架内发布所需信息的时间,”H.I.Mentors主席Darice Grzybowski说。“为了在规定的时间内满足要求,组织必须每周七天尽可能高效地处理ROI。”

Rita Bowen, MA, RHIA, CHPS, SSGB, HIM高级副总裁和HealthPort的隐私官表示,整个ROI过程从头到尾都取决于它的及时性。

她说:“从你收到(记录请求)的那一刻起,它就应该被打开、记录、注明日期,并进入流程。”“你应该知道在任何一个时间点你的反应过程在哪里。因此,如果有人打电话询问,你应该能够进入该系统,并说你的请求是在X天收到的。你应该确切地知道它在这个过程中的位置。如果你把它送到另一个地方去处理和/或邮寄,那么你应该说它是在这个日期送到那个办公室的,[并且]他们的周转时间估计是x。”

格里兹博斯基说,设施可能需要一周或更长时间来回应某些记录请求的日子已经结束了。她说:“相反,通过适当的系统和人员配备,最佳实践标准应该是所有请求都在24到48小时内得到回应。”她指出,如果没有在规定时间内完成,设施应该预料到会出现大量问题。“如果无法获得记录,保险公司的报销可能会被拖延,错误的信息可能会与医疗服务提供者分享,后者可能会根据这些数据制定医疗计划,或者可能会出现其他问题,包括让患者感到不安。”

发现自己跟不上的设施可能会考虑寻求外部帮助。“大多数HIM董事都意识到ROI是健康信息管理的一个非常重要的功能,需要很好地执行,”Star-Med总裁兼首席执行官Diane E. Ferry博士说。“然而,由于这是一项独立的职能,因此可以有效和高效地将其外包,其好处是可以腾出部门工作人员,从事与组织的日常保健业务更密切相关的职能。关键是与一家有能力、信誉良好的ROI公司合作,该公司将在履行职能的同时,对患者服务给予同样的关注,就像该组织在其医疗保健服务中努力实现的那样。”

缺乏组织性
Bowen说,许多医疗保健组织已经开始转向集中的ROI流程(例如,使用电子文档管理系统)。然而,那些没有这样做的医院通常会处理零碎的流程或信息孤岛,这可能会使患者信息难以追踪。她说:“例如,你可能需要去不同的地方获得不同的东西,而不是只在一个中心地方,比如必须去放射科获得放射学报告,或者必须去实验室获得实验室结果。”

根据Bowen的说法,最佳实践是将客户服务转移到企业响应,并巩固ROI流程,以便正确应用规则和法规。

Inofile的总裁、首席技术官兼联合创始人Therasa Bell说,最终,大多数ROI效率低下的原因是处理ROI请求的流程和主要工具。Inofile是一家为ROI开发直接消息传递技术的公司。如果涉及到传真机,贝尔说,它们必须由专门的资源或资源池来操作,以避免代价高昂的错误。“收到的内容可能不完整,这就需要人工或电话跟进,或者更多地传真给收件人。这延迟了医生接收关键内容的速度,”她说,并指出传真使得很难跟踪信息的接收情况或所有必要的信息都收到了。

“此外,传真内容必须输入电子病历或其他ROI跟踪系统,用于披露跟踪目的,或者必须从电子病历中获取并打印出医疗记录内容,因为医疗记录通常不能很好地传真,”Bell补充说。“在接收端,信息必须与患者建立索引,并进行物理传输或可能扫描回EHR,并附加到患者记录上。”

她指出,这些步骤中的每一个都可能增加效率低下,并增加人为错误的可能性。

Hardwick说,请求记录和跟踪过程是另一个可能发生减速的领域。他说:“打字错误和/或输入不当可能导致记录被分发到错误的地方,特别是在机构收到大量请求的情况下。”此外,由于需要在各种遗留系统中工作以完成ROI流程,因此HIM专业人员报告效率低下。”

想要简化对ROI请求的响应?Grzybowski说,拥有电子记录的组织向经过认证的HIM专业人士或律师助理收取费用来处理这项任务,这在游戏中处于领先地位。在这些情况下,不需要物理地检索、复制和邮寄记录。她说:“如今,信息系统模块的复杂发布,以及医院通过正常的应收账款流程收取任何收费美元的能力,减轻了医疗信息系统员工的负担。”

然而,Hardwick指出,即使组织在混合或完全电子化的环境中运作,这并不一定意味着他们有适当的方法来实现电子投资回报率要求,这就是为什么传真仍然是一个流行的选择。

哈德威克说,直接安全消息传递是一种安全交换个人健康信息的标准,是传真的另一种选择,可以提高准确性,减少不当披露的可能性。

质量控制不够
缺乏质量控制是另一个可能困扰ROI操作的问题。然而,Grzybowski说,这个问题很大程度上可以通过例行审计来解决,这将有助于控制流程。她说:“无论是内部处理还是通过外包机构处理,都应该进行例行审计——就像在编码领域一样——以确保发布了适当的信息和完整的信息,并发出了适当的收费。”由于HIPAA要求跟踪信息披露,管理部分也应该被审计。选择在内部处理信息发布(这被认为是最佳实践模式)的医院将获得如此多的收入,严格的控制可以确保高效和有效地发布信息。”

贝尔说,在这方面,直接安全信息审计所有交换点的能力可能会改变游戏规则。她说:“该技术使组织能够确认何时收到并打开安全消息,同时大型组织可以灵活地将ROI请求路由给员工团队以快速响应,所有这些都可以轻松跟踪。”

Bowen说,加强审计工作可以帮助减少主病人指数中的错误。她说:“许多机构的信息可能有一个病人的三个号码,或者更糟的是,他们可能有两个病人,但只有一个记录。”“已经清理或正在分析这些信息,以便信息清晰可靠,这对于简化ROI流程至关重要。”

在HealthPort任职期间,Bowen曾与缺乏ROI功能的政策和程序的医疗保健组织合作。对于设施想建立一个有效的ROI过程,创建或更新政策和程序是一个理想的起点,她说。

Bowen说:“作为信息治理计划的一部分,拥有完善的投资回报率政策和程序绝对是确保其正确处理的重要内容。”她说,无论政策和程序放在哪里(网上还是文件上),员工都应该随时可以看到,“就像一份不断被阅读、审查、评估和改进的活文件。”

Ferry说,任何能够促进更有效的投资回报率流程的战略,行政领导层都应该参与其中。组织领导者可能不熟悉ROI功能的细节,但他们确实知道患者满意度和法规遵从性的重要性。beplay最新备用网站他们知道,与组织的每一次接触都是患者经历的一部分——良好的护理,随之而来的是与业务办公室或医疗卫生部门的不良互动,会给患者留下对整个组织的负面印象,”她说。“此外,领导层不希望该组织成为下一个关于不当PHI隐私泄露的新闻报道的主题。他们明白,如果没有训练有素和管理良好的ROI员工,就不会实现这种满意度和遵从性。”beplay最新备用网站

缺乏训练有素的工作人员
如果没有强有力且易于获取的政策和程序,医疗保健组织可能会面临另一个严重挑战:培训有素的员工不足。事实上,Bowen表示,这是对平稳ROI过程的最大损害。

例如,Bowen表示,培训不足的员工可能会导致以下情况:

•无法找到政策和程序(如果存在的话);

•未能跟上联邦和州投资回报率的规则和法规;和

•无法理解核心HIM知识和/或解剖学和生理学,这将阻止他们正确响应记录请求。

例如,收到冠状动脉旁路移植记录的工作人员必须了解请求(或能够访问正确的参考工具),并知道在哪里可以找到这些报告。Bowen说:“无论信息是如何存储和格式化的,你都希望确保员工知道如何适当地映射信息以获取信息。”这将对你的周转时间产生重大影响,并确保在ROI过程中没有不必要的延迟。”

Grzybowski说,员工还必须接受如何识别电子记录的所有部分的培训,这是她认为许多ROI工作流程所缺乏的技能。她说:“如果一个组织从动态的、离散的基于数据的电子病历中发布信息,而文件不稳定——就像在电子文件管理系统中一样——那么在未来的请求中,信息可能会被改变,发出的数据可能不一致。”她指出,这可能会影响病人的护理,并产生潜在的法律责任。

鲍恩说,工作人员还必须熟悉该设施的不同源系统。“员工可能知道这是欧洲核子研究中心的医疗记录,但他们可能不知道欧洲核子研究中心系统是由五个其他的源系统,他们可能不知道这些系统是什么或如何有效地与其他部门关于他们什么,他们可能需要适当回应ROI的请求,”她说,并指出,这是特别相关的如果一个请求的传票要求一个决策点。

鲍恩继续说:“病人的护理取决于快速准确地发布记录信息。”“HIM专业人员应该能够识别记录的特定部分,并知道在哪里找到这些信息,以便最方便地发布。组织经常会犯这样的错误:将这项职能委托给没有资质的文员,他们既没有HIM背景,也没有接受过解剖学、生理学和医学术语方面的培训,因此不了解记录中的文件以及它们之间的关系。如果[记录]是由外部机构提供的,情况尤其如此。

她补充说:“由于这些都是合法的健康记录,有时是给律师的,如果记录中不完整、碎片化或错误的部分被公布,这种知识的缺乏会增加医院的风险。”

Ferry说,一个称职的员工是一个懂得ROI功能重要性的人。她说:“ROI的员工应该明白,他们不仅仅是在履行文书职能,他们还在帮助医疗机构所服务的患者和家庭,无论是护理的连续性、法律或保险问题,还是他们了解自己护理的权利。”

胜利从训练室开始
Bowen表示,训练有素的员工是应对常见投资回报率问题的最佳武器,他为希望加强HIM培训的企业提供了几条建议。首先,组织必须确保处理记录请求的工作人员拥有适当的可用资源,包括用于参考国家政策和程序的法律手册。

虽然这种培训从入职培训开始,但组织应将教育视为一个持续的过程。“这绝对不是一次性的培训,”鲍恩说。“你需要非常详细的培训,需要根据所有流程进行规划,并在入职培训过程中进行评估。但你也需要一个持续学习的过程。”

例如,当引进新系统时,设施应提供在职培训。或者当一个新的心脏手术开始时,工作人员必须意识到,因为他们可能会在某个时候收到相关的ROI请求。Bowen说:“必须不断沟通,以确保员工能够对ROI做出适当的反应。”他指出,这是一个不断发展的过程,从基础解剖学、生理学和医学术语的坚实基础发展而来。

无论企业选择如何管理其ROI流程,无论是内部管理、外包还是两者结合,关键是要认识到挑战并有效地管理它们。这种策略的好处包括缩短周转时间,提高客户满意度,提高员工士气,提高患者安全和护理质量。

这主要是从员工开始的。“员工受教育程度越高,ROI过程就越好,”Bowen说。

——Juliann Schaeffer是宾夕法尼亚州阿尔伯蒂斯的一名自由健康撰稿人和编辑。