8月2015

EMR停机期间的文档
罗伯特·n·米切尔
郑重声明
第二十七卷第八页

报纸上铺天盖地的标题是:“网络故障导致电子病历系统瘫痪”、“护士希望调查电子病历系统故障”、“电子病历系统崩溃后的挫折”、“IT灾难来袭时该怎么办”和“电子病历系统长时间宕机的经验教训”。

当EMR停止工作时，接下来发生的事情与之前发生的事情一样重要，包括向手动文档的潜在转换。EMR很可能会在某个时候出现故障，但这种情况不应该让组织陷入混乱。相反，应该有一个从电子文档到手工文档的有条理的转变。

由于患者护理相互交织，电子病历技术在许多设施中是不可或缺的。意外停机很少见，但是当EMR宕机时，必须有适当的流程使员工能够快速访问替代方案。

有效的沟通
doccomp首席执行官和执行医师教育家Betty B. Bibbins，医学博士，BSN, CHC, CI-CDI, CPEHR, CPHIT说，如果组织做好充分准备，无论是计划中的还是意外的EMR停机时间都可以减轻压力。

“教育在这一切中都很重要，”她说。“了解什么是EMR停机时间以及如何在组织内进行沟通非常重要。”

为了避免沮丧和恐慌，应急计划必须解释从电子到纸质的转变过程。比宾斯说，培训应该在需要之前进行，让所有员工都接触到手工流程，并补充说，参考材料必须随时可用，以便快速提醒他们如何在纸上记录。

德勤咨询公司副董事长兼美国/全球医疗保健提供者部门负责人Mitch Morris医学博士表示，只有鲁莽的组织才不会考虑电子病历失败的可能性，并指出他们必须为各种可能性做好准备。“今天，有不同程度的电子病历下降。这可能是一个小故障，例如无法从EMR中打印，EMR中的某些功能不可用，或者是灾难性事件，例如龙卷风，停电或洪水，”他说。

如果EMR宕机超过几个小时，比宾斯说，应该有一批文件夹用于手动文档，并按照HIPAA规定安全存储。当EMR备份并运行时，任何纸质文档都必须找到进入系统的方式。“医生不会拿出手工图表。需要有人对此负责，”比宾斯说。“在可能受到影响的卫生系统中，每家医院都应该有几个人负责。”

卡普兰大学(Kaplan University)健康信息学教授、MHHS博士、CBRS博士布丽娜·霍利斯(Brina Hollis)说，如果电子病历下降，医院必须恢复连续性计划，其中包括灾难恢复和业务影响分析。她说:“无论是在大医院还是在小诊所，重要的是要传达电子病历率下降的情况。”“每个人都应该知道，人工程序是遵循的。每个人都应该知道自己的角色，因为有些电子病历功能可能无法使用。”

计划停机时间
在EMR停机期间，文档可能会变得棘手，因此必须制定策略和程序来处理此类情况。霍利斯说:“预防措施，比如把记录在案的图表放在架子上，事先准备好纸质图表，所有这些都需要到位，这样图表就可以简单地滑到医生的手上，记录就可以继续了。”

准备工作包括对现有工作人员进行电子和纸质文件的交叉培训。此外，新员工应该知道如何在纸上画图表。“这对于主要学习如何以电子方式记录的提供者尤其重要。他们必须知道如何在纸上记录，”霍利斯说，并补充说，确保医生熟悉纸上记录是一个好主意，包括如果电子病历的功能有限，该采取什么步骤。

HIT咨询公司Galen Healthcare Solutions的首席信息官迈克•道(Mike Dow)表示，了解系统内部和系统之间的工作流程非常重要。“每个人都必须知道停机情况下的工作流程。拥有业务连续性解决方案有助于确保停机期间熟悉的工作流程，”他说。“大多数业务连续性解决方案将提供患者病历的副本，好的解决方案还将允许在电子病历再次可用时将基本文档流回患者的电子病历。”

陶氏说，不要忽视其他关键功能，比如订购药物和实验室测试。他说:“团队应该在护理点提供纸质处方簿、订单申请单和其他关键资源，以确保在停机事件期间涵盖所有工作流程。”

回到电子图表
当电子病历重新启动时，要确保所有记录在纸上的东西都输入系统。霍利斯说:“如果是一家大型医院或卫生系统，就应该有专人负责将这些信息输入系统。”他补充说，通常没有规定由谁来处理这一职能。

她指出，在这段时间里，病人的信息可能会出现失误。然而，快速输入数据——无论是扫描数据还是手工输入数据——不应该是组织的首要任务。霍利斯说:“EMR中数据的准确性比快速将其输入系统更重要。”

依赖关系产生新问题
随着数字技术在整个医疗保健行业的不断进步，医疗服务提供商越来越依赖于技术，这增加了电子病历停机期间的紧迫性。“在没有实验室结果、放射学或药房的情况下，很难维持电子病历。我们真的无法正常工作，因为一切都是相互关联的，”莫里斯说。“没有电子病历真的会成为一个问题。虽然大多数医生可以在纸上记录，但随着医生写得越来越少，我们越来越依赖技术，这种模式将会改变。这就像如果你以前从未在网上购物，你会在亚马逊上迷路。”

幸运的是，计划外的EMR停机时间现在很少发生。“这是一个更加稳定的环境，包括远程托管和应用程序管理，”Morris说。这是德勤一年前创立的企业Evergreen提供的服务之一。Evergreen有两个方面。我们使用全球交付模式，帮助客户以较低的成本管理他们的系统。专门的团队与客户合作，提高客户服务质量。这包括远程托管、冗余系统和服务器，或镜像服务器。”

陶氏说，最好的情况是采用与电子病历类似的流程。这就是为什么您需要了解EMR中当前的工作流程。你应该知道，如果电子病历下降，你有技术和纸质工作流程的正确组合来继续为病人看病，”他说。
“最终，患者护理仍然是最重要的方面，无论是电子记录还是手动记录。停机场景不应该有什么不同。它应该是直截了当的，让我们能够专注于继续照顾病人。”

罗伯特·n·米切尔是宾夕法尼亚州普鲁士国王的自由撰稿人。