8月2014

减少生活压力的10种方法
作者:Free Correa和Tamarah Alexander
郑重声明
第二十六卷第八页

新系统安装需要花费大量的时间和精力来分析、构建、测试、重新构建、培训用户和优化。IT团队经常夜以继日地实现看似不可能的指导方针，以便组织能够满足有意义的使用需求，并确保适当的文档和成功的计费。

在解决与这些安装相关的10个常见挑战时，医疗保健顾问应实施以下步骤，以确保成功和低压力地投入使用:

1.执行功能差距分析。在流程的早期，确定遗留系统和新系统之间的功能差距。向用户演示两个系统之间的功能差异。

2.减轻对未知的恐惧。一般来说，人们害怕未知，特别是当涉及到一些新奇的技术改变他们的工作流程或将他们推向失业的时候。当一个新的EMR破坏了一个实践的平稳运行过程时，最终用户可能会感到受到威胁。

此外，工作流分析可能会揭示诸如不一致的流程或糟糕的数据治理等缺陷。因此，对于it分析师来说，让员工在面试过程中感到有价值和重要是很重要的。花时间尽可能多地采访现场的管理人员和IT人员。

减轻员工焦虑的其他建议包括:

•与IT人员、管理层、主题专家和超级用户建立初步会议，讨论流程所有者、政府结构、日期和截止日期等高层话题。

•确保员工和管理层在初始会议之前彻底、准确地完成并返回所有问卷，并提供影响构建的具体交付成果。

确定IT培训师是否能够观察员工和工作流程。

•召开会议，讨论部门特定的日程安排、注册和计费工作流程。安排后续会议来验证构建。

•IT架构应反映医疗保健组织的需求，在上线期间应该没有什么问题。

3.教育和培训用户。在投入使用前几周或几个月，最终用户通常会被派去参加培训课程，以了解新系统。许多人离开时感到困惑、沮丧，担心不知道如何应用他们刚刚学到的东西。IT培训师必须既了解客户的遗留系统，又了解新EMR的功能比较。

其他培训建议包括:

•尽可能与IT人员、主题专家和最终用户密切合作。

•在课堂上学习是一回事，实际应用是另一回事。因此，留出时间让员工在实践系统中体验工作流程，并准备演示和学习实验室。

4.确定新的工作流程。实现新EMR的动机通常源于满足联邦要求的愿望，例如有意义的使用。因此，最终用户可能还没有接触到处理数据收集的流程。毫无疑问，新系统将取代工作流程，让最终用户感到迷茫。在分析过程中识别这些组件并在培训和支持过程中解决它们是很重要的。例如，组织可能决定不为每个部门定制字段和工作流，从而导致以下意外情况:

•在儿科办公室询问患者的雇主;

•医疗保险二级支付者问卷硬停止;

•收集组织中其他实践使用的患者门户的电子邮件地址;或

•在登记期间收集事故和伤害的索赔信息。

IT顾问必须了解并确定组织典型流程之外的领域。问卷调查和访谈可以用来描述这些信息。

然而，工作流设计可能需要包括不熟悉或不必要的过程，迫使员工处理陌生的项目。

5.不要陷入分析瘫痪。虽然工作流细节很重要，但构建决策也很重要。通常，在确定工作流时，构建会变成一种匆忙等待的游戏。优柔寡断可能会使构建被搁置，直到IT团队最终不得不疯狂地冲向终点线，以满足最后期限。在一些极端的情况下，构建可以搁置到上线之后。通过以下步骤减少落后的风险:

•跟踪未完成的构建项目并记录其影响。

•根据影响来权衡问题。例如，问题是否会产生患者和/或财务风险?它会创建最终用户或构建需求吗?

•确定是否有解决问题的方法。

与项目经理分享关注的问题。

•保持在未确定的工作流程和构建之上。

•在工作计划中包括沟通，特别是在截止日期和培训日期已过的情况下。

6.彻底测试安全性。在实现之前，根据谁做什么以及如何执行这些任务来评估用户工作流是至关重要的，以确保不会忽视安全和访问问题。每个安全层都必须基于实际的工作流程进行彻底的测试。此外，终端用户、主题专家和超级用户必须参加测试会议。

结合有指导的治理的坚定的组织决策应该产生一个描述安全边界的有意义的结构。定义什么是允许的和定义什么是不允许的同样重要。这种策略确保执行相同职责的工作人员拥有相同的特权，而不需要访问他们不需要的系统组件。

IT和部门管理人员应该了解EMR中的安全工作方式，以便做出明智的决策。

7.沟通。当涉及到从遗留系统迁移到新安装所涉及的更改时，最终用户常常被蒙在蒙昧。以下是让员工了解情况的有用提示:

•使用屏幕截图和小抄等视觉效果，为员工提供众所周知的安全毯。

•任何沟通的标题和草稿。

•确定一个文档库，例如SharePoint，可以存放提示表和信息。

•建立一个沟通委员会，以提供一致的最新信息。

记住，在安装之后，交流不会停止。IT和其他部门必须有一个清晰的文档化的沟通渠道来解决问题和优化。

8.不要忽视报告。新的电子病历可能有很好的报告工具，但如果没有人知道如何使用它们，它们就没有价值。花时间教育报告的作者和使用报告的人。

9.文档。在安装之前、期间和之后提供足够的文档对于实现成功、压力较小的实现至关重要。在安装期间，将在各个管理级别举行许多会议，作出决定。创建一个易于访问的跟踪，作为参考工具，可以在情况需要时使用。例如，精心制作的文档可以帮助为许多工作流过程创建有效的治理计划、策略和过程。

10.度过生命中的一天。这个概念类似于脚本测试，但使用的是真实的工作流程，它让员工有机会在新系统投入使用之前亲身体验。它还提供了发现可能被忽视的问题和问题的机会。

为了从彩排中获得最大的好处，创建一个包含多个工作流示例的电子表格，并通过每个场景进行演练。

每次上线都是独一无二的，每个部门都是不同的，这使得it分析师、运营领导和培训师必须在安装之前了解每个部门的具体情况。通过遵循这10条建议，医疗保健顾问可以将一项繁重的任务转化为一种学习经验，组织将朝着收集数据的方向前进，以提高绩效和患者护理。

Free Correa是海耶斯管理咨询公司(Hayes Management Consulting)的epic认证高级医疗保健顾问，专注于运营和技术方面的收入周期领导和HIT。

- Tamarah Alexander是海耶斯管理咨询公司Epic cadence认证的高级医疗保健顾问，在工作流程设计和分析、实施和专业计费方面具有专业知识。