2013年8月
如何选择完美的CAC解决方案
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第二十五卷第十一页
两个案例研究揭示了在做出购买决定之前需要考虑的问题。
随着向ICD-10的过渡越来越近，关于计算机辅助编码(CAC)如何简化这一过程的信息正在轰炸医院。会议展览、销售电话和直接邮件活动会让人觉得CAC供应商无处不在，随时准备提供无懈可击的证据，证明为什么他们的解决方案比夏季大片更令人兴奋。
不用说，选择CAC系统可能会令人生畏。这项技术深入到计费和编码之外的系统，使得决策更加伤脑筋。错误的选择可能导致终端用户不满，采用率低，最终导致成本高昂的混乱。
Heather Eminger是一名ahima认证的ICD-10培训师，也是Dolbey Systems的CAC产品经理。“了解你的工作流程，让与编码部门相关的各个部门参与进来。”
案例研究:基督复临医疗系统
Eminger建议组建一个多学科团队来处理选择过程，至少包括HIM主管、编码经理、编码团队负责人、临床文档改进(CDI)负责人或经理、首席财务和信息官以及IT团队。让编码团队审查工作流目标也很重要。
Eminger说:“讨论应该围绕医院的期望展开，比如在编码之前，病人的病历是否会交给CDI和/或QA(质量保证)人员，以减少索赔被拒绝的风险，编码到最高水平的报销等。”“计算机辅助编码应该会减少应收账款天数。随着生产力的提高，您的工厂可能能够重新分配工作量。”
汇集一个多功能团队是佛罗里达州Altamonte Springs的Adventist Health System的CAC供应商选择过程的第一步。卫生信息服务主任Migdalia Seda-Hernandez说，卫生信息系统、信息系统和行政团队从一开始就参与其中。
评估过程包括与三家潜在供应商的客户面谈并进行现场访问。团队领导讨论了项目方法，并观察了编码人员在CAC系统上的操作。他们制作了一份调查结果报告，其中包括他们的建议，并将其提交给高级财务团队，后者最终将最终建议转发给高级领导层。最终，多尔贝的CAC方案成为首选。
塞达-埃尔南德斯说:“我们的前提是为我们的程序员提供一个工具，而不是取代我们的编码人员。“编码人员将始终拥有最终决定将哪些代码发布到索赔中。编码需要基于对整个记录的审查，并应包括文本和图像文件。我们对供应商的关键要求之一是为我们提供处理所有类型患者账户的能力，而不仅仅是住院患者。”
其他接受标准集中在自然语言处理和收费上。Seda-Hernandez说:“除了在编码过程中利用自然语言处理，我们还希望利用自然语言处理为我们的病例管理人员提供每天并发的DRG(诊断相关组)。”“最后，我们希望将收费与我们的CAC连接起来，以便我们的编码人员能够在编码过程中查看收费/代码。”
对基督复临信徒来说，艰苦的选择过程已经得到了回报。以前，HIM每天运行一批程序，向洗涤软件提交索赔要求。然后，编码员必须再次审查账目，并对编辑后的报告中出现的任何更正进行修改，这一过程平均增加了两到三天的门诊编码时间。在cac之后，索赔清除报告中列出的与编码相关的编辑数量下降了90%。
在任何CAC评估期间，应该考虑几个标准，首先是将使用它的平台的数量。住院、门诊、辅助部门、QA和CDI交互的需求会有所不同，因此清楚地了解该技术的所有功能非常重要。
Eminger说:“CAC应用程序的最大好处之一是，除了提高生产力之外，所有最终用户都可以登录到一个平台，该平台可以容纳您设施内的所有区域。”“在同一个平台上，特定的部门是如何互动的?角色和证券是如何定义的?”
复临医院利用CAC进行住院、观察、急诊科、当日手术和门诊。为了帮助减少过度编码，卫生系统与Dolbey合作，确定通常由编码人员在编码过程中评估的文件和文件标题。文档显示的顺序已经根据编码员的偏好重新组织，而不是根据它们在EMR中显示的顺序。
还确定了向编码人员提供护理文件中包含的信息的重要性。插管、床边操作、溃疡、体重指数和心律现在被组织在表格中，并在编码会议上呈现。
Seda-Hernandez说:“这些信息使编码人员能够优化DRG和病例组合。“我们目前在CAC应用程序中向编码员展示了250多个护理领域。这也加快了编码过程，因为编码人员不必花时间在多个文档中寻找这些信息。”
她指出，与手工编码相比，CAC提供了几个优势，包括提高生产力和编码员的效率。它还有助于确保编码规则的一致应用。迄今为止，Adventist在CAC方面的投资取得了显著的回报，各个部门的生产率都有了创纪录的提高，其中包括:
•住院患者:58%;
•急诊科:27%;
•门诊手术:42%;和
•门诊:19%。
塞达-埃尔南德斯说:“我们还发现，审查电子健康记录和在编码器中选择代码所需的点击次数减少了。”“目前，总体上接受索赔中建议的全部代码的比例约为71%。”
Adventist依靠其CAC系统来推动许多流程改进计划，包括文档和案例组合改进、回顾性编码审计、自动编码和双重编码。
到目前为止，CAC的推出是有益的，但也并非没有挑战。其中最重要的是让编码员从编码员转变为审核员。编码器习惯于读取医疗记录，然后利用编码器逻辑进行代码选择和验证。然而，在新系统中，自然语言处理为文档中的术语或短语提供代码建议，但不能将它们与手写文档中出现的更具体的单词或短语相关联。
Seda-Hernandez说:“它依赖于编码员将这些术语联系起来，并将CAC建议的代码编辑为正确的组合代码。”
案例研究:汉密尔顿医疗中心
汉密尔顿医疗中心(Hamilton Medical Center)是乔治亚州一家拥有282张床位的医院，隶属于汉密尔顿医疗保健系统(Hamilton Health Care System)，当它开始更换CAC系统时，它遵循了许多与基督复临安息日会相同的步骤，首先是一个多学科的选择团队，该团队由病历主任、编码主管、it部门的HIM分析师和信息服务主管约翰·弗雷斯特(John Forrester)组成。他说，现有的系统必须被废弃，以避免“我们现有的应用程序套件的完整叉车”。
目标很简单。Forrester说:“对我们来说，最初的选择标准相当于以尽可能低的成本取代我们现有的功能，同时提供一个集成的系统，用于病例管理、CDI、编码和医疗记录。”
对于其首个CAC解决方案，该医院寻求一种有助于弥合与ICD-10之间差距的产品。具体来说，它希望该技术同时提供ICD-9和ICD-10代码。同样重要的是，一个解决方案不仅可以提高生产力，还可以帮助抵消迁移到ICD-10之后的生产力下降以及随之而来的编码资源短缺。
最新的产品搜索集中在几个因素上。Forrester表示:“我们最感兴趣的是应用程序的使用情况和安装基础。“依靠大公司的产品会让人感到舒适。我们必须适应使用小型公司解决方案的概念，因为这是我们运营中如此关键的一部分，最终将推动我们的收入周期。”
汉密尔顿最终选择了Precyse的CAC产品。尽管Precyse是一个较小的供应商，但Hamilton对CAC解决方案很满意，因为它成功地与供应商的外包编码客户进行了合作。
最终的决定是在没有咨询Precyse参考网站以及当地专业网络渠道的情况下做出的——汉密尔顿作为早期采用者的身份使这一重要步骤变得复杂。弗雷斯特说:“当时几乎没有人知道我们在说什么。
文件很重要
弗雷斯特已经经历了两次CAC的选择过程，他完全有能力为其他人提供成功的关键建议。这一切都归结为文档。“首先考虑你有什么可用的电子文档来提供给系统。使用CAC解决方案，书面文件的扫描图像并不能让你走得很远，”他说。“实现并最终从CAC解决方案中获得价值的最大挑战是能够以可读的电子格式为系统提供所有图表组件，其中每个文档都是可识别和可识别的。”
Mark Hendricks, MBA, RHIA, Precyse副总裁兼商务总经理，详细阐述了文件的重要性，指出对于任何医院来说，将CAC视为企业决策而不是HIM或HIM- hit决策是很重要的。特别是，医院必须确保临床医生的观点得到体现，因为临床文件可以成就或破坏任何实现。
亨德里克斯说:“当你真正审视这项技术的应用时，是的，它涉及编码人员，是的，它有一个重要的技术方面，但你也需要关注临床医生方面。”“当你真正考虑CAC应用程序时，它只会像它可以阅读和解释的文档一样好。考虑医生将如何与应用程序交互，特别是与查询交互。这真的不仅仅是一个部门解决方案。”
因此，医院应该与CAC供应商合作，这些供应商清楚地了解文档编制流程以及emr如何输入CAC系统。文档是在使用多种方法的多个系统中创建的，这些文档最终都提供给CAC应用程序。
其他供应商的标准包括对编码和编码过程的深刻理解，Hendricks指出，这永远不会完全自动化。“这需要人类的智慧来做一些决定，所以要找一个把CAC看作是对编码过程的增强而不是接管的人，”他说，“要找一个了解CDI程序如何与CAC相互作用，以及如何教育医生改进文档的人。”
在选择过程中，提供者应该尝试获得几个关键点的答案。询问预计的完成日期。尝试确定供应商是否真正理解如何实现CAC。亨德里克斯说，供应商往往低估了这个过程的时间和复杂性。
同样值得注意的是，该系统是否使用自然语言处理。如果是这样，它是如何应用于CAC的?如何衡量自然语言处理引擎的准确性和质量?系统如何将工作分配给编码人员，以确保与他们的可用技能相匹配?
亨德里克斯说，CAC的成功将归结为一个因素:设施准备就绪。如果医院的文件不充分，那么部署哪种系统都无关紧要。
亨德里克斯说:“挑战在于，当你的文件中没有适当的特异性时，你就无法从CAC中获得良好的结果。”“CAC可以解决生产力问题，但前提是文件必须反映所提供的服务和患者的严重程度。如果你没有，你需要先专注于获得它，然后你可以出去选择技术。”
Elizabeth S. Roop是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人，专门从事医疗保健和HIT方面的工作。
如何从参考网站获取独家新闻
当看到计算机辅助编码(CAC)的运行时，可能根本就没有什么动作。许多解决方案没有现场演示，或者在有限部署的情况下进行演示。这使得访问或与参考站点交谈成为评估过程中的关键步骤。
Dolbey Systems的CAC产品经理Heather Eminger说:“重要的是要知道什么是实时版、测试版、试验版或生产版，如果不是生产版，什么时候可以正式发布。”“CAC变化如此之快，一些供应商已经一次或多次改变了他们的自然语言处理和CAC策略，所以验证什么是实际存在的，在哪里是很重要的。”
Eminger建议验证正在审查的软件版本，并将其与已部署的版本进行比较。除了向参考网站询问具体的挑战、关注点和成功案例，她还建议问以下针对部门的问题:
住院病人
•你们如何为住院患者部署CAC ?
•它是否提高了程序员的工作效率?
•它是否提高了编码质量?
•你多久会看到与编码无关的信息?
应急部门
•你能自动结算任何账户吗?
•您是否必须在多个帐户上使用相同的代码(例如，医师，麻醉，医院)?如果有，它拉得准确吗?
•您是否能够使用CAC来分配评估/管理级别?如果是，它是如何准确的?
门诊手术/观察服务
•CAC是否提高了编码员的工作效率?
•它是否提高了编码质量?
•你多久会看到与编码无关的信息?
门诊实验室/放射学/睡眠研究
您可以自动计费任何帐户吗?如果是这样，你可以自动计费多少研究?
•安装后多久可以自动计费?
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需要考虑的问题
对计算机辅助编码(CAC)解决方案的研究必须彻底。Heather Eminger是Dolbey Systems的CAC产品经理，她建议找到以下问题的答案，让项目有一个好的开始:
•哪些部门将使用CAC?
•哪些编码或临床文件改进(CDI)流程有望得到加强或增加?
CAC系统如何确定建议的代码?是通过自然语言处理、单词识别、结构化输入还是统计?
•CAC系统应该建议代码还是突出代码?
•CAC系统将如何集成到当前的HIM功能中(例如，它接受的文件类型)?
CAC系统的接口和其他技术要求是什么?
•哪些功能是必须具备的?
•需要哪种类型的管理报告功能，以及在多大程度上可以创建和/或自定义编码工作流?
•应该包括哪些代码集?
ICD-10是否可用?如果不是，是什么时候?
ICD-9是否应该与ICD-10放在一个单独的系统中?
•供应商如何推出CAC(即分阶段或大爆炸)?
•编码应该在双重环境中进行吗?
当前的编码队列是否可以集成?
•CDI应该是一个独立的模块吗?
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