2009年7月22日
买家要注意
文/林赛·盖兹
郑重声明
第二十一卷第十四卷第16页
使用可见黑字测量标准可以帮助确保更好的计费实践，但它仍然需要警惕的眼睛。
自AHIMA和医学转录行业协会(MTIA)推荐使用视觉黑字(VBC)方法作为医学转录的标准度量单位以来，已有两年多的时间。基于标准开发联合任务组的研究，该公告以白皮书的形式发布，引起了不小的轰动。将VBC定义为“可以用肉眼看到的字符”，这种方法不将回车、空格和隐藏格式(如加粗、加下划线、文本框和打印机配置)计算在总字符数中。
有了一个标准，医疗信息管理部门就可以更清楚地评估转录服务。它还可以通过培养信任来改善提供者和医疗转录服务组织(mtso)之间的业务关系。“自从该建议发布以来，我的看法是，也许25%到40%的新业务机会已经开始依赖于VBC方法，”MBA戴尔·基维说，他是FutureNet技术公司的业务发展总监，曾在MTIA计费方法原则工作组任职。“与他们发布白皮书之前使用这种方法相比，这当然是一个巨大的飞跃，我相信它会继续增长。”
尽管如此，一些供应商对采用这种新方法表现出了抵制。基维认为，这可能只是一个不愿改变旧习惯的例子。“行业采用VBC体积测量标准就像转换成公制系统，”他说。“尽管许多医疗保健提供者已经开始进行转换，但许多人-特别是在较小的机构中-只是更喜欢继续使用他们已经知道并且最舒服的测量系统。”
仅仅因为VBC被推荐为行业标准，并不意味着它会被普遍采用。医疗转录解决方案提供商SPi Healthcare的总裁伊桑·h·科恩(Ethan H. Cohen)说:“没有一个权威机构规定‘你应该按以下方式计费’，每个人都必须遵守。”“所以你不可能让每个人都以同样的方式计费。有些人仍然更喜欢其他的度量单位。作为一家公司，我们是VBC的强烈倡导者，但我们确实有一些客户要求我们不要这样收费。”
虽然像SPi这样的许多公司表示，他们更希望供应商采用VBC方法，但Kivi表示，很大一部分阻力来自转录员自己。他说:“尽管HIM主任已经加快了采用VBC的速度，但MT(医疗转录员)层面的理解和接受程度并没有那么快。”“一些转录员对改变持谨慎态度，因为他们的薪酬已经有了很多变化。他们认为，任何变化都可能降低他们同样工作量的工资。而且由于VBC的方法省去了空间费用，他们担心这也会从他们的工资中扣除一些东西，当然事实并非如此。”
计费的好处
转换为VBC方法的最重要的好处之一是，它允许文档易于验证。使用以前的方法，存在发生不当计费操作的空间。医疗保健文件完整性协会(Association for Healthcare Documentation Integrity)刚刚卸任的主席、CMT贝蒂•霍科宁(Betty Honkonen)建议:“可以把它想象成一份汇汇表。”“有些人可能会在简历中加入一些没有价值的东西，让这个人看起来比实际情况更好。同样，对于以前的度量标准，可能会向文档中添加许多不必要的项目，并且可能会利用提供者。但VBC方法让这种情况更难发生。”
Kivi对此表示赞同:“VBC方法是唯一不能在幕后操纵的计费方法。一个字符可以在页面上看到，也可以在页面上看不到，这使得审计变得容易。不幸的是，[使用以前的方法]，在我们的行业中有太多可怕的故事，在进一步审查之后，一些服务供应商应用的计费计算与客户期望的不同。话虽如此，绝大多数供应商都在尽最大努力使计费完全透明。”
然而，有了vbc，服务供应商就没有机会含糊其辞地说明他们是如何得出价格的。纸上写的就是账单。“VBC是一个很好的标准化，因为它消除了任何隐藏的成本、费用或议程，”新罕布什尔州黎巴嫩玛丽希区柯克纪念医院的转录经理辛迪·沃格特说，该医院是达特茅斯-希区柯克医疗中心的一部分。“使用其他测量方法，可能会有隐藏成本包含在文件中，不容易看到，或者根本不可见。所以通过VBC，它是黑白相间的。所见即所得。”
使用vbc的另一个好处是，它们允许提供商更好地评估转录服务。有了标准，供应商就可以比较供应商。Honkonen说:“使用VBC可以让HIM主管比较不同的mtso。“有了所有其他的方法，就不可能进行比较，就像看苹果和橘子一样。但如果采用标准方法，最终就像把苹果和苹果进行比较一样。”
对于转录管理器来说，这样的优势简直是天赐良机。“VBC在与多个供应商合作时特别有用，”Vogt指出，他说所有达特茅斯-希区柯克网站都在使用Arrendale Associates的TA+转录计费系统。“我们制作了一份供应商报告卡，给每个供应商打分。它包括质量、成本和周转时间。由于我们没有对供应商的数量保证，我们总是可以选择重新分配和重新分配工作。如果一个供应商在我们的报告卡上得分很低，他们将从我们那里得到更少的工作。这已经产生了很大的影响。”
需要注意什么
当然，没有什么是100%万无一失的，即使在使用vbc时，也会有一些争论的焦点。科恩说:“页眉和页脚是一个问题。“有些客户可以在所有页面中计算页眉和页脚，因为它们是视觉字符，而另一些客户可能坚持只计算第一页。”
同样，科恩表示，人口统计信息也会引发计费问题。他说:“人口统计信息通常会出现在报告中，但有些服务提供商对此收费，而有些则不收费。”“我们首选的方法是通过VBC计费，并与客户讨论他们希望我们如何处理页眉、页脚和人口统计信息。”
Kivi也同意，对于双方来说，清楚这些类型的细节是很重要的，以避免人们认为转录服务试图在雷达下偷偷摸摸。在这方面，他认为沟通是更好计费的关键。Kivi建议:“精确地定义是否、在哪里以及何时计算页眉和页脚。”计数一次和只在第一页上计数并不总是一样的，因为许多模板只允许在第一页上使用预打印的信头。在某些情况下，页眉和页脚完全由EMR系统控制，该系统控制企业范围的文档访问和分发。在这些情况下，页眉和页脚卷不应该归功于转录服务或技术ASP供应商，因为他们没有贡献该卷。”
基维还说，买家应该意识到，微软Word不会在其工具菜单栏计算中考虑任何页眉和页脚字符的体积。此外，不同版本的Microsoft Word可以为同一电子文件计算略有不同的VBC卷总数。“对于非常大的文档，这种差异通常只有一两个字符，但确实会发生，”他说。
确保账单上没有意外的一种方法是在雇佣供应商之前做足功课。Cohen建议:“为转录公司提供一些样本文件，并要求他们提供每个文件的VBC计数，然后将其与你自己做的VBC计数进行比较。”“这对供应商和转录公司都有好处，这样每个人都知道什么应该计入计费。不仅仅是服务提供商希望事情事先清楚。转录公司也想要透明和确定他们能从一份工作中得到多少钱。”
Cohen建议编写多页的示例报告，其中包括页眉、页脚和虚构的人口统计信息，以确定如何处理这些项目。他说:“这让双方都能非常清楚地知道到底要计算什么，以及预计的成本是多少。”
根据Vogt的说法，达特茅斯-希区柯克依靠样本报告来预览潜在的供应商。她说:“我们每次采访供应商都会做样品。”“我们给他们每人同样的三份文件，不包括PHI(受保护的健康信息)，并让他们告诉我们他们计算了多少个vbc。大多数情况下，所有供应商都给出了相同的数字，但如果不是，我们可以仔细研究一下，看看是什么导致了差异。”
一旦选择了一个供应商(或多个供应商)，就必须起草一个精确的、易于理解的合同，以帮助确保正确的计费。Kivi说，诸如“所有有助于文件最终外观的字符”或“供应商对体积的计算是唯一可接受/有效的体积测量计算”之类的短语应该从所有合同中删除。他说:“这些短语为创造性地解释预期的计数方法敞开了大门。”
为了消除任何混淆，达特茅斯-希区柯克的供应商合同实际上定义了组织所认为的VBC。合同内容如下:“就本协议而言，客户对VBC的定义如下:可见黑色字符定义为任何印刷字母、数字、符号和/或标点符号，不包括空格、回车和任何/所有格式(如粗体、下划线、斜体、表格结构、文本框、打印机配置和拼写检查)。所有可见的黑色字符都可以用肉眼看到，无论是在电子上还是在印刷页面上。”
当涉及到页眉、页脚和人口统计信息时，没有硬性规定。达特茅斯-希区柯克在合同谈判时将这些视为可谈判的项目。沃格特说:“我们的一些供应商对它们收费，而另一些则不收费。”“如果他们真的收费，那也是和报告其他部分一样的VBC费率，而且只针对第一页的页眉和页脚。”
此外，请记住，一旦雇用了供应商，提供者仍然必须勤勉。在付出了所有努力来确保正确的计费实践之后，一旦选择了供应商，就没有任何意义了。无意的超额收费总是有可能的，提供者的工作就是要意识到潜在的错误。Kivi指出:“在雇佣了供应商之后，一切都取决于你自己是否有能力审核和验证他们对正在进行的方法的依赖。这绝对不是一次性的事情。”
林赛·格兹是宾夕法尼亚州罗伊斯福德的自由撰稿人。
“医疗转录员是医疗保健文档生产链中最常被遗忘的部分。”找出原因www.hairbylxs.com/archives/ftr_072108p14.shtml
