2013年7月
政策与程序管理的要点
朱利安·谢弗著
郑重声明
第二十五卷第十期，第18页
明智地使用技术和定期教育可以帮助最小化合规风险。beplay最新备用网站
平价医疗法案。HIPAA。OSHA。如果说现在医院不缺什么，那就是新规定。每通过一项新的法律或法规，新的或更新的政策就会随之而来，所有这些都必须为员工所熟悉。再加上电子病历(EHRs)或移动医疗(mHealth)等新技术的采用，负担过重的员工每天都必须应对无数且不断变化的政策和程序。
医疗保健行业律师、LeClairRyan医疗保健行业团队的高级法律顾问帕特里克·j·赫德(Patrick J. Hurd)说:“以一种安全而经济高效的方式提供高质量医疗保健的要求的数量、类型和复杂性可能令人麻木。”“《平价医疗法案》不断发展的条款，最近颁布的HIPAA综合规则，以及其他联邦医疗保健要求，在某种程度上影响着医院的每个部门。加上适用的州法律法规，CMS(医疗保险和医疗补助服务中心)参与条件，联合委员会标准和其他认证要求，以及一个充满合规手册和指南的图书馆，人们可以很快看到需要一个健全的政策和程序计划。”beplay最新备用网站
根据CTG Health Solutions咨询服务高级顾问Meri Vangelas的说法，这种不断发展的医疗保健环境已经改变了政策和程序管理的整个格局。她说:“想想看:政策和程序过去都写在书上，供参考。”“直接影响HIPAA的电子信息的涌入已经把这变成了一个活生生的过程，需要定期提供文件和培训。
“例如,”她继续说，“当我在纽约的一家大医院工作时，从纸质图表转换为电子病历，同时更新他们的计费系统，不仅要求员工学习如何管理电子图表的程序，并通过新的登录、认证和软件程序密切关注新的HIPAA规定，但他们还必须学习在护理点处理费用的整个流程，而不是在一天结束时在纸上计费。”
对于大多数医疗机构来说，仅仅跟上每一项新法律或法规的更新是最大的障碍，但确保政策和程序有效地推广到员工身上，即使不是更复杂，也可能同样复杂。
SAI全球合规治理、风险和合规业务总裁Steve McGraw表示:“随着提供商必须应对的新的和更新的法律法规的快速发展，确保政策和程序在整个组织中是最新的、可用的和有效的任务可能非常困难。”他指出，这可能导致过多的政策，其中许多政策无效，因为它们要么是多余的，要么是过时的。beplay最新备用网站
McGraw引用了一个医疗保健系统的例子，该系统使用电子表格、共享网络文件夹和电子邮件等手动工具收集了32,000多条政策和程序。他解释说:“由于数量庞大，员工很难找到相关的政策，也很难确定自己是否在使用最新版本的政策。”
赫德说，在这场内容风暴中，医院必须在确保员工了解所有该做和不该做的事情与不让他们陷入有害的程序过载之间找到平衡。他说:“从内容的角度来看，至关重要的是要平衡政策和程序的说明性，以遵守适用的法律，并需要确保理解，以便卫生保健人员修改他们的行为，以符合这些政策和程序。”“太少的细节会造成混乱，而太多的细节意味着医疗保健的‘食谱’，可能会损害个人的专业判断。”
他补充说:“在当今的卫生保健监管环境中，政策不能保持不变，然而，由于信息过载，过于频繁地修改政策实际上可能会增加不合规的情况。”beplay最新备用网站"程序也必须不断发展，但过于频繁地修改程序可能会导致负责遵守经修订程序的工作人员出现错误，特别是考虑到这种频繁波动造成的培训和理解障碍。"
过分强调遵守规则和病人护理可能会退居次要地位。然而，轻视这些规定“可能会对病人的安全造成不利后果——甚至导致病人死亡，”赫德说。
技术救援
在当今不断变化的环境下，医疗保健组织如何才能取得关键的平衡，有效地教育员工?根据专家的说法，一个可能的解决方案是依靠适当的技术。管理、风险和合规解决方案提供商LockPath的医疗解决方案经理曼尼•琼斯表示:“最好的医疗机构会同时使用技术和教育来管理他们的政策和程序。”beplay最新备用网站“必须强调政策和程序的重要性。许多组织仍然使用纸和笔来管理这个过程。长期来看，这是不可持续的。公司需要一种技术解决方案来简化这一过程。”
他补充说，使用技术来推出新的政策可以帮助组织在必要时针对某些部门或个人。
海兰德软件公司(Hyland Software)全球医疗保健销售和服务副总裁、注册医学硕士苏珊•迪卡瑟利诺(Susan deCathelineau)说，政策和程序在三环活页本中可用的时代已经一去不复返了，这种策略已不再满足当今虚拟环境的需求。她说:“企业需要为员工提供途径，让他们在需要的时间和地点访问政策和程序。”“(他们)需要找到更有创意的方法，不仅要教育员工，还要确认员工已经审查并理解了政策和程序。法规的快速变化需要自动化的政策审批和传播，以及对员工访问权限的确认。”
Mary Poulson, MA, RHIT, CHC, CHPC, AHIMA隐私和安全实践委员会联合主席，MEDNAX服务公司西部地区合规和隐私区域总监，同意:“利用基于网络的政策和程序系统是一种很好的方法，可以接触到可能位于异地beplay最新备用网站或外联区域的员工。随着政策的更新，可以向员工发送个人电子邮件，通知他们变化，并说明在哪里查看整个在线政策。”
根据McGraw的说法，自动化政策和程序为拥有32,000多份文件的系统创造了奇迹。他说:“随着医疗保健系统向自动化政策管理系统过渡，通过识别和删除冗余和过时的政策，政策和程序的总数减少了一半以上。”通过自动化，他们还获得了用于及时审查和修改策略的版本控制。他们还获得了强大的搜索功能，使员工能够轻松快速找到相关政策，并确保仅使用当前版本。”
学习方法
Vangelas说，医院教育员工了解政策和程序细节的方式是长期遵守规定的关键。beplay最新备用网站她说，通过各种学习方法，如课堂、网络研讨会和电子学习，教育不仅要关注需要完成什么，还要关注为什么要完成。例如，向员工简单解释新隐私保护背后的动机，可以提高学生的接受度。
根据Vangelas的说法，当新的法律或法规出现时，以工作角色为导向的培训是最有效的。她说:“例如，当新的HIPAA规则以管理患者门户网站为中心生效时，针对从前台到临床人员的特定员工职能的培训至关重要。”
另一方面，电子邮件可以更有效地进行简单的更新。Vangelas说:“我建议在邮件中附上最新的政策或程序的链接。”“我在一家大医院工作，那里的扫描政策改变了四次，每个人的电子邮件中都有不同的副本。如果有一个最新政策的链接，就可以很容易地解决这个问题，并确保每个人都遵循相同的索引程序。”
Vangelas说，混合方法，利用传统的课堂培训，以及增加灵活性的电子学习和网络研讨会，在大规模培训中效果最好。这一策略过去对她很有效。她回忆道:“培训都是强制性的，需要进行能力考试，但合规程度很高，更重要的是，供应商和员工都对这种灵活性感到满意。”beplay最新备用网站
赫德认为，应该建立一个强有力的员工入职培训项目，并提供在线培训模块。他解释说:“每个模块都应该包括培训后测试和进入下一个模块的最低分数。”“允许全天候访问这些在线信息，可以让忙碌的医务人员在自己的时间里接受培训，而他们可能很少有时间。”
此外，他建议将实际的政策和程序(在适用的情况下由法律法规补充)放在网上，并提供清晰的目录、术语表和关键字搜索，以便在必要时方便访问。他说:“摸索着决定下一步该做什么往往代价高昂，甚至可能是致命的。”
适当的人员还应确保所有政策和程序都安排定期审查。“早期预警系统也应该到位，”赫德说。“联合委员会、CMS和其他关键监管机构/认证/合规机构发布预期变更、拟议规则、合规手册变更和其他预示工具的通知。beplay最新备用网站工作人员必须对这些事态发展和审查时间表中可能出现的修订保持警惕。”
他扮演的角色
他是如何融入这个过程的?根据赫德的说法，由于该部门位于医院信息交换的中心，它在大多数政策和程序活动中起着至关重要的作用。他说:“鉴于电子健康记录的出现，政策和程序可以帮助形成模板、在线协议和检查清单，以及工作人员日常操作的电子界面的其他方面。”"例如，可以建立守门人控制，使缺乏必要培训和教育的工作人员在未首先完成所需培训模块并通过特定事项的能力测试之前，无法访问和(或)执行特定议定书。他在该系统的设计和实施中起着关键作用。”
考虑到HIPAA规则的复杂性和不遵守的严重后果，赫德表示，HIM还可以帮助塑造医院的整体IT框架，而不仅仅是医疗记录。beplay最新备用网站他指出:“政策和程序是整个组织必须进行的信息交换的组成部分，而HIM是信息交换的重要枢纽。”
保尔森对此表示赞同，并指出，在制定HIPAA和移动健康政策和程序时，他总是应该有发言权的。她说:“在AHIMA的支持下，HIM专业人员的知识和专业知识对任何组织的流程都有很大的帮助。”“AHIMA及其成员制定了许多政策、程序和实践简报，以协助其成员。HIM部门与所有部门进行互动，并为负责制定政策和程序的组织的任何委员会增加价值。”
确保方便访问和理解
除了有效地推出新的政策和程序外，医院还必须确保员工能够访问这些信息。琼斯解释说:“除非人们意识到并遵守政策，否则政策是没有用的。”“医院确保员工了解该做和不该做的最好方法之一就是确保有一种简单的方法来获取新的政策和程序。”
琼斯说，大多数医院每年都会安排培训，员工在一整天的研讨会后签署一份文件，确认他们理解了刚刚学到的一切。他建议，在培训结束后，明智的做法是开展宣传活动，并进行评估，以衡量员工的理解程度。琼斯说:“如果他们很难回答评估问题，他们现在有一个简单的方法去了解政策和/或程序。”“教员工在哪里找到政策是至关重要的。”
Vangelas建议保持所有政策和程序的更新，并在在线中心位置提供。她说:“例如，把政策和程序放在公司内部网上是个好主意。”“然而，这必须通过一个链接来加强，由IT部门映射为收藏夹，休息室区域的标志，以及电子邮件沟通，建议员工保存电子邮件。”
琼斯说:“此外，实现单点登录功能消除了学习和记住一组新凭据等障碍。”他指出，基于云的平台可以作为所有政策和程序信息的良好中心位置。“此外，通过电子邮件提醒员工有新的政策，并通过熟悉但安全的流程访问信息，将减轻手动管理合规的负担。”beplay最新备用网站
测试的理解
确保员工接触是一回事，衡量员工的理解是另一回事。技术可以提供帮助。琼斯说:“拥有一个有审计跟踪的平台，可以让你知道每个人都阅读并理解了政策和程序。”“有了审计线索，你就知道是谁在何时开启并接受了这项政策。”
琼斯说，科技也可以帮助确定员工的理解力。“为了测试员工的理解程度，你可以根据政策和程序给他们发一份评估。应该对这些问题进行评分，以追踪他们的理解程度以及可能需要加强教育的领域，并确定员工合规方面的风险领域。”beplay最新备用网站
测试结果也可以帮助外部审计。赫德说:“完成培训的记录和展示的能力是合规的具体证据。”beplay最新备用网站“尽管如此，大多数审核员会要求医院员工在审核时展示他们的知识，因此遵循政策和程序必须成为医院文化的一部分。仅仅因为这些政策和程序存在于笔记本或电脑桌面图标上是不够的;员工必须每天给他们生命。”
在预期可能的审计时，不应该只考虑受过良好教育的员工。根据Poulson的说法，确保组织的政策和程序信息更新和准确也同样重要。她说:“监管和认证机构依靠组织的政策和程序来描绘其运作和实践的图景。”“缺乏更新和措辞不佳的政策和程序可能会导致要求提供更多文件，甚至进行额外的现场访问，这可能会使组织面临更多缺陷和处罚的风险。”
总的来说，Jones说:“当你的员工遵循政策和程序时，审计师发现错误或不法行为的机会就会减少，因此将政策和程序存储在员工容易找到的地方是非常重要的。”他补充说，医院仍然有责任将政策和程序放在首位。
他说:“组织必须优先考虑让员工了解政策和程序。”他强调，仅仅进行评估是不够的。
- Juliann Schaeffer是宾夕法尼亚州Allentown的自由撰稿人和编辑。
