2009年6月22日
转录的圣杯
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第21卷第13页
在似乎永无止境地追求统一的过程中，该行业正在采取措施，向标准质量措施靠拢。
鉴于HITECH法案实施后预期的HIT采用加速，建立公认的质量标准变得更加紧迫。真正令人担忧的是，如果没有既定的标准来确保准确捕获患者就诊数据，并以促进有效交换健康信息的方式，电子医疗记录(emr)的广泛采用将无法实现更高质量、更具成本效益的医疗保健目标。
但是，提高对建立质量标准的必要性的认识不仅仅是由于技术的普及。这也是在更大的HIM图像中转录角色变化的结果。转录不再是一个独立的功能，而是EMR信息的众多贡献者之一。如果各方都希望为最终用户的利益和谐地工作，既定的标准是至关重要的。
“真正的问题是如何协调人员、流程和技术，从而在整个医疗保健文档流程中实现互操作性，”FutureNet technologies公司业务发展总监、MBA戴尔•基维(Dale Kivi)表示。“你必须意识到每个人对最终用户心目中‘质量’的贡献:文件是否按时完成;它是否有所有必要的支持数据?它是否准确地反映了医生与病人的接触?这是唯一能够真正衡量和管理质量的方法。这一切都必须基于最终用户的需求和期望。”
什么是“准确性”?
就已建立的标准而言，转录行业面临的最大问题可能是缺乏一个统一的声音来管理混乱的输入源。如果没有既定的一套标准，质量度量通常是在客户设施和转录服务之间一对一决定的。但问题往往不是文件是否被准确地转录，而是根据最终用户对准确性的定义。
在传统意义上，医学转录是将口述笔记转换成基于文本的文件。但是，当最终用户的期望开始发挥作用时，它的简单性就具有欺骗性。
例如，一些医生希望文件准确地反映他们的口述，而另一些人则希望它反映他们的意思。这通常需要医学转录员(MT)纠正语法，填补空白，并根据设施要求格式化。在这两种情况下，最终结果可能是最终用户认为不准确的文档。
“当然，因为我们的业务处理的信息必须是准确的，我认为质量一直是一个重要的问题。每当你说某件事很重要的时候，下一个问题是你如何衡量它，设定目标和标准，并知道你是否达到了它们?医学转录咨询公司Global HDG总裁兼首席执行官Jay Vance说。“你可以根据质量百分比给出一个数字，但除非你定义了方法，并清楚地了解你是如何得出这个数字的，否则它对不同的人来说可能意味着不同的东西。百分比并不能说明全部情况。重要的是，不仅要有标准，还要对如何制定这些标准有一些共同的定义。”
例如，医疗保健文档完整性协会(Association For Healthcare Documentation Integrity, AHDI)建立的最佳实践要求使用数值计算来量化准确性分数，该计算对报告长度的不同程度的误差进行加权。AHDI建议对关键错误的准确率为100%，对主要错误的准确率为98%，对报告中的所有错误(包括小错误)的准确率为98%。
虽然AHDI确实提供了小错误和大错误的定义，但很多仍然留给个人解释。
“在衡量质量的主题上有一些变化。如果你看看那98%的人，你真的要问一下方法是什么。基线数字是多少?你如何确定100%是什么?您是否根据报告的长度从基线数字中扣除错误?万斯问道。“有没有其他的测量方法或其他方法来得出这个基线数字?”最重要的是确定错误的相对权重，因为不是所有的错误都是平等的。有些是小错误，比如标点符号不会改变意思，一直到严重错误，都会极大地影响报告的意思。”
当语音识别软件进入画面时，它变得更加不清晰。准确度级别通常由软件创建者和使用程序的个人决定。与技术供应商合作的客户通常会设置阈值，以确定哪些听写可以利用软件进行管理，哪些听写需要定期转录。
Vance指出:“由于这完全取决于客户和技术供应商的自由裁量权，因此您可以从完全相同的技术，完全相同的平台中获得广泛的输出，在不同的位置使用不同的独裁者。”“为了优化语音识别软件的质量，他们是否愿意在说话方式上做出任何让步或改变?”…在初稿被人看到之前，影响初稿质量的因素太多了。”
多个接触点混淆了水
语音识别软件的出现并不是不断发展的医疗转录行业唯一的变化，它在衡量质量方面使水变得浑浊。无论是在岸还是离岸的外包，都增加了客户看到文档之前接触点的数量，从而增加了一层复杂性。
由于转录过程主要由广泛分配的劳动力管理，包括在家中甚至海外远程工作的文档专家，每个文档在到达客户设施之前都要经过多次审查，这并不罕见。
Vance说:“任何时候你增加额外的层次，额外的接触点，需要额外的QA(质量保证)水平，你就会使整个质量测量过程更具挑战性。”“但这是必须要做的。这是无法回避的。”
医疗转录咨询公司TransCom公司的总经理朱迪•辛克尔表示:“为了准确评价转录文件的质量，所有的转录方法都要根据相同的标准进行判断，这一点至关重要。”这包括传统的听写、语音识别、手写识别、结构化文本、交互式直接输入以及自然和智能语言处理。
她指出，评估应基于准确呈现患者安全、文件完整性或患者遭遇记录风格的任何要素的审查标准。
Hinickle说:“如果不对所有输入方法和所有转录员地点使用相同的质量标准，那么在不可避免的比较情况下，产生的不一致的统计数据是没有意义的。”“其他数据采集方法也不能免于审查，需要达到与转录文件相同的高标准。转录的文件，无论来自何处，都必须用相同的标准化标准进行测量。目前，我们在行业中遇到的问题是，质量期望存在差异……或者通过替代方法声称不受审查标准的影响。”
Hinickle指出，质量预期通常与审稿人的偏见有关。例如，QA审核人员可能会要求承包商达到比内部员工更高的标准。此外，通常没有对医生或各种软件或硬件技术直接输入记录的工作进行审查。
她还指出，语音识别供应商通常会根据正确翻译的单词或短语的数量，而不是错误的大小，制定自己的质量标准。
Hinickle说:“虽然技术有助于医疗文件的制作，但训练有素的专业人员运用批判性思维技能和知情的解释性判断是最适合确保医疗记录制作质量的。”
驯服质量的狂野西部
由于医学转录的性质迅速发展，许多人认为AHDI的最佳实践过于过时，无法在当今的医疗保健环境中充分发挥作用。因此，该行业对一套标准的质量措施的需求日益增长，所有转录源都将据此进行评估。
但问题仍然存在，转录行业是一个普遍接受的定义少之又少。
“这与成本和周转时间等其他(行业)问题类似。每个人都有自己的定义，什么是一条线，什么是常见工作类型所需的周转时间。每个人都定义了自己的标准，这使得比较和对比设施之间的性能变得困难，”基维说。“通过质量审计来证明你是否符合要求，这太容易了。我们必须提出适用于当今整个行业的通用采样方法和测量工具，并由AHDI质量标准文件驱动。”
为此，AHDI和医学转录行业协会(MTIA)组建了一个质量保证最佳实践工作组，该工作组花了两年时间为医学转录确定可靠、可衡量的质量保证程序标准的指标和定义。在4月的MTIA质量保证峰会期间，委员会发布了其草案文件“衡量医疗转录质量的指标”，以征求意见。
根据QA工作组指导委员会成员Kivi的说法，最终结果将是现有AHDI最佳实践的增强，将解决更广泛的医疗保健文档流程以及如何测量和管理质量，从语音捕获到医疗报告的最终分发，无论是通过传统转录，语音识别还是自动化系统生成。
除了来自转录专家和质量保证专家的意见外，文件草案还纳入了AHIMA和医疗转录服务组织(转录服务组织)以及学术和行业统计人员的建议，以确保考虑到每一个可能的变量。
通过邀请AHIMA和mtso参与标准制定过程，希望最终方案能够足够全面，以满足当今技术驱动的医疗保健环境和最终用户不断变化的需求。
Kivi指出，终端用户的输入尤其重要，因为他们——医生、编码人员和研究人员——是根据各自职责和需求的可用性和有用性来判断文档质量的人。这些不同的期望超越了医学转录员的传统角色，他们负责将听写转换为电子记录，并拥抱行业的未来，医学语言专家确保所有最终用户的健康数据的完整性。
Kivi说:“因此，医学转录的质量，或者更广泛地说，整个医疗保健文档流程的质量，只能通过人员、流程和技术的协调来实现。”“关于医疗保健文档质量的讨论必须超越简单的语音到文本的转换或通过简单的点击解决方案生成结构化文本，并包括从最终用户的角度影响质量的工作流程和技术因素。”
不同的期望以及文档专家几乎无法控制的变量，例如转录文档的工作流程路由，入院/出院/转移信息的准确性，以及语音识别等技术和/或软件的性能，是转录行业多年来一直在与质量标准作斗争的部分原因。
自从该行业不再通过传统的转录方式在内部完成大部分工作以来，这种斗争变得更加尖锐。QA工作组的前任主席Hinickle说，这种演变使得“在行业内错误的一般类别上达成一致，比在使用公式或适当的抽样技术或技术文件发起人是否需要遵守与医疗转录员相同的标准上达成一致更容易”。
她补充说:“至关重要的是，标准应由具有批判性思维技能和内容专业知识的用户制定，以识别错误及其后果，所涉及的统计方法应由该统计领域的客观权威机构制定，而不是由结果与金钱有关的供应商制定。”“同样关键的是，在实施这些标准的过程中，我们要记住，在客观标准的范围内，也有主观的领域。此外，还需要制定条款，保护转录员甚至承包商免受专制QA编辑的影响，同时保护记录的完整性。”
——伊丽莎白·s·鲁普来自佛罗里达州坦帕市。专门从事医疗保健和HIT的自由撰稿人。
回顾审计填补了关键反馈的空白
外包大部分转录工作的一个不幸的副作用是失去了对文档专家和机构的反馈，而这些反馈有助于提高整个过程的质量。
“当转录都是在公司内部完成时，员工有机会收到反馈。那些日子已经一去不复返了，”全球可持续发展集团总裁兼首席执行官Jay Vance说。“客户对质量的任何关注，在很大程度上都是基于轶事。当一个HIM导演或医生抱怨质量时，吱吱作响的轮子会得到油脂。重点将放在扑灭这场大火上。(审计)首先就是试图避免这种火灾。”
回顾审计是一个宝贵的，但很大程度上未充分利用的工具在转录行业。它们可以揭示出整个过程中的弱点，以及个别转录员或软件应用程序中的弱点。
SPi Healthcare提供在岸和离岸医疗转录解决方案，每月进行回顾性审计，并与内部转录和运营团队以及客户一起审查调查结果。除了验证SPi为其客户提供的服务质量之外，审计还帮助设施确定需要改进的领域，例如有问题的医生或妨碍最终报告准确性的口述政策。
“我们确保对每个向客户分发报告的人进行审计，无论他们是医学转录员还是质量保证编辑。如果他们向客户分发了一份或100份报告，我们会确保接触到每一份报告，”SPi的审计与合规主管克里斯塔贝尔•坎波斯(Christabel Campos)表示。beplay最新备用网站
在进行审计时，SPi使用客户收到的报告版本，以确保它正在评估客户将收到的确切文档。这就消除了它处理被客户端出于任何原因修改过的文档的可能性。
审计是利用原始语音记录进行的，并使用与公司QA编辑在进行并发评估时使用的相同的评分方法进行评估。SPi的审核员使用QA Navigator，这是TransCom公司总裁Judy Hinickle设计的一种综合工具，可以利用医疗保健文档完整性协会的质量标准自动化评估过程。
除了评估自己的准确性水平外，SPi还会考虑客户在报告交付后所做的任何更正。
“在客户端，如果他们在发布后进行编辑，我们会查看这些报告，并能够识别哪些是更正，哪些是编辑。这样，我们就可以(确定)客户是否认为报告不完整，”坎波斯说。“此外，当我们将(客户)发现的错误纳入我们的审计时，我们采用了360度的方法。它把客户作为过程的一部分。当我们宣布团队在该账户上工作的准确性时，它就变成了一项共同努力。”
让客户参与审计过程是关键，因为这表明服务提供者愿意承担责任并纠正任何错误。但它也防止了对所提供的转录服务质量的误解，当最终用户的期望与合同本身的要求不同时，这种误解有时会受到质疑。
“有时这是一场与认知的斗争。你做错了两件事，做对了一百件事，但所有的好事都被否定了，”坎波斯说。“我们要确保双方意见一致。”
- - - - - - ESR
