2011年6月20日
法规限制了程序员的生产力
作者:Cheryl Servais，公共卫生硕士，RHIA和Cindy Doyon, RHIA
郑重声明
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编码员短缺并不是什么新鲜事，但根据行业报告，情况正在变得更糟。增加的报告要求和其他政府举措可能是部分原因。编码不足造成了未编码记录的积压，延迟了向付款人提交索赔的时间，并增加了应收账款的天数。
虽然编码员短缺是一个挑战，但它也提供了一个机会来监控编码员的生产力，并制定计划来增加人员配备或提高编码员的效率。
生产力研究结果
Precyse最近的一项研究测量了完成大量住院记录的编码人员的工作效率。具体来说，它列出了2009年与2010年每小时平均编码的图表数量的差异。2009年，编码员共完成64107份记录，平均每小时完成2.38份住院病历。2010年，平均每小时住院人数降至2.1人，下降了近12%。
换句话说，在2009年，一个程序员平均每天可以完成17.85份住院记录(7.5小时)，而在2010年，他每天可以完成15.75张图表，减少了2.1份记录。为了在2010年编写与2009年相同数量的记录，编码员每月至少需要额外工作20个小时。
如果这些损失的编码时间得不到弥补，未结算的索赔积压可能会迅速增长。例如，如果一家机构只有一名住院编码员，那么第一个月后的积压记录将大约是40条。假设每条记录平均报销6 000美元，积压的收入就有近25万美元无法结算。
为什么会有生产力损失?有几个原因。
入学时在场
生产率下降的一个原因是需要花费额外的时间来输入每个诊断代码的入院时间(POA)状态。2007年，医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)发起了一项新的举措，对代码进行分类，以表明代码所代表的病症是在入院时出现，还是在住院期间出现。
分类系统依赖于大多数ICD-9-CM诊断代码的POA代码分配。(外因伤害代码，或E代码，不需要报告。)CMS使用POA来防止住院期间发生的疾病被算作主要并发症/合并症(MCC)或并发症/合并症(CC)，这可能会增加医疗保险严重程度诊断相关组(MS-DRG)的报销。
CMS发布了一份代码清单，描述了如果医院和治疗医生遵循适当的协议，本可以预防的医院获得性疾病。
额外的报告
随着5010索赔表的实施(2012年1月1日生效)，医疗服务提供者可以选择提交更多的诊断和程序代码。索赔表单将允许最多24个诊断代码(而不是目前的9个)和最多24个程序代码(而不是6个)。
虽然一些供应商已经编写了多达24个诊断和程序代码，但许多供应商还没有。对于这些提供者来说，有机会增加向付款人和其他人提交的关于医疗必要性和所提供服务的信息。
目前还不清楚编码员需要多少额外的时间来提供额外的代码。在编码人员被限制为9种诊断和6种程序代码的设施中，这一变化可能需要工作人员花更多时间审查记录并决定分配哪些代码。编码员还需要为所有其他诊断代码确定正确的POA代码。
提供商选择增加提交代码的数量有几个原因。首先，随着诊断代码数量的增加，将有可能记录额外的MCC或CC代码。虽然只需要一个这样的代码就可以影响MS-DRG分配，但是如果外部审查员认为可能没有足够的文档来支持MCC或CC，或者审查员确定某个特定的代码被错误地分配，那么额外的MCC或CC的存在使得报销变更的可能性更小。
此外，随着政府和私人团体越来越重视护理质量，二级诊断代码的增加提供了更全面的疾病严重程度的情况。在复杂的创伤手术中，只有6种编码的编码员经常不得不选择省略辅助程序的编码或某些程序的编码。
其他措施
诸如恢复审计承包商、医疗保险管理承包商和医疗补助完整性承包商等实体正在监控编码的准确性。此外，代码现在是报告核心质量措施的基础，这是基于价值的采购、创建医生报告卡和监测质量指标的关键。
随着对代码分配的审查的增加，医疗记录文档得到了更多的关注，以支持最合适的代码分配。如果编码人员对文档有疑问，他们必须从编码中抽出时间给医生发一封问询信以获得澄清，这导致了生产力的损失。
如何提高编码员的生产力
设施必须有一个过程，根据编码员和记录类型来监控编码员的生产力。按记录类型记录工作效率时，应(至少)包括以下组:住院部、观察部、急诊科、门诊外科、诊所、诊断服务、康复、精神科和熟练护理。许多医疗机构还有进一步的子类别，以根据服务类型和/或住院时间区分住院记录。
门诊服务也可以按服务类型(如胃肠科、心脏病科、放射科)、是否需要设施和/或专业收费评估和管理代码、编码是否包括医生服务或收费记录审查进行分类。
当实现新的规则、服务线或编码/抽象系统时，生产力的损失通常归因于“学习曲线”。人们假定生产率将在几周或几个月内恢复到以前的水平。虽然生产力在重大变化后会得到改善，但它通常不会回到实现前的水平。拥有详细的基准生产率至关重要，这样可以绘制出数月或数年的生产率趋势。可以测量任何减少，并制定行动计划，以适应编码员完成记录的损失。
此外，检查编码过程的工作流程。所有支持诊断和程序代码的关键文件是否及时记录?是否有文书人员协助查找丢失的记录、文件等?编码员是否可以访问混合记录系统的所有方面，包括辅助、订购和护理系统?后续查询流程是否有效和高效?
HIM主管或外部顾问可以提供生产力统计和工作流程分析。一旦收集到这些信息，就可以采取步骤来简化工作流程并提高编码人员的工作效率。
另一个选择是利用计算机辅助来提高编码员的效率(文档访问，工作流程等)。如果编码人员必须访问多个系统来查看所有医疗记录文档，请考虑创建单个记录视图的软件。该软件通过单点登录过程为编码人员提供了多个系统的无缝视图。
编码器工作流软件允许经理将记录或文档分配到工作队列中。操作类似于转录工作流软件，它确保最古老的，最高的，最复杂的记录被路由到适当的编码器和跟踪完成。计算机辅助编码可以审查文本文档，并为编码员提供供审查的建议代码列表。这些类型的软件已被证明可以提高编码员的工作效率并提高准确性。
希望提高生产力的设施还应该制定补充编码人员的计划。3月的一篇文章间歇和杂志解决了可变工作量的人员配置问题。虽然本文关注的是护理服务，但类似的方法可以应用于任何随患者数量波动的功能。在将本文的建议应用于编码时，设施将根据其平均需求配备人员，并通过加班、随叫随到的人员或供应商人员配置服务来增加高容量时期。
机构也可以考虑外包整个编码功能或特定患者类型或服务的编码。
由于许多原因，程序员的生产力正在下降。然而，通过仔细的分析和行动计划来提高编码员的效率和工作量，设施不必遭受无法克服的积压。
- Cheryl Servais，公共卫生硕士，RHIA，是公司合规和隐私官副总裁，Cindy Doyon, RHIA，beplay最新备用网站是编码服务和西部外包客户的副总裁。
