6月2015

开关电子医疗纪录吗?获得正确的数据转换
作者:Todd french, MLT
郑重声明
第二十七卷第六页

电子病历购买者的不满情绪非常普遍。事实上，根据IT研究公司Software Advice和KLAS发布的报告，40%的医生办公室和50%的大型医院已经更换或正在更换电子病历供应商。随着新的电子病历的选择，需要系统地执行，严格测试的数据转换。如果操作正确，数据转换可以保留患者记录的结构，包括跟踪药物相互作用、进行过敏检查以及确保提供安全有效护理所需的所有信息。数据转换需要大量的时间分配，应该占任何EHR切换的很大一部分。尽早开始这个过程，并确保在上线日期之前完成。

将数据从一个系统转换到另一个系统可能会有两种不同的成本。当前的供应商将提取数据并将其放入适用于新供应商的格式中。通常，这项服务是昂贵的;毕竟，这是供应商从客户那里获得收入的最后机会。

这个过程需要供应商之间的合作。考虑到泄露专有信息的可能性，新的供应商将不希望访问以前的系统来提取数据。相反，原始供应商将不允许竞争对手访问其内部工作。因此，新的供应商将编写程序来导入必要的数据。这是组织第二次收费的地方。

数据转换类型
数据元素转换接受单独的信息项——名字、姓氏、地址、已知的过敏症等——并将它们插入到新数据库中的适当字段中。在可以进行完整数据元素转换的情况下，转换后的记录显示为本机应用程序收集的数据。然而，考虑到没有两个系统存储相同的数据，在不做出重大妥协的情况下，几乎不可能实现完整的数据元素转换。通常，转换部分或大部分数据，而汇总其他项。

在记录摘要转换中，对每个记录中包含的历史数据进行概述，并将其作为静态文档加载到新系统中。由于不存在可以访问和用于报告、警报或与实时数据交互的单个数据元素，因此此方法不如数据元素转换有用。取而代之的是一份关于病人病史的长篇总结。

转换可以结合数据元素和摘要方法。这通常发生在格式化的文件中，如医生和护士的笔记或其他叙述。患者人口统计数据可以逐个数据元素进行转换，并在单个数据库字段中汇总记录。当接收系统没有对应于所有转换数据的字段时，也会发生这种情况。由于它们存储在一个字段中，不具备更细粒度的数据结构所具有的灵活性和实用性，因此汇总后的数据变得不那么有用。

纸质病历的转换是最困难的，也就是将纸质病历手工转换为电子病历。这些信息必须由卫生保健专业人员提取，以便将诊断代码、问题列表、药物列表和过敏等重要数据输入接收系统。这种转换很可能仅限于良好患者护理所需的最关键数据元素;否则，这个过程花费的时间和成本远远超过实际。偶尔，纸质记录中的某些项目，如医生笔记，可以扫描并存储为静态图像，可以阅读和查看，但不能修改。

转换步骤
在大多数情况下，转换过程在新供应商提供数据格式规范时开始，该规范定义了要转换的数据、转换文件的格式和各个数据元素的特征。例如，规范可能规定姓氏字段必须只包含字母数字字符，长度不得超过50个字符，并且是转换文件中每个记录的第一个字段。

由于没有两个系统是相同的，因此可能需要映射、更改或增强某些字段。例如，一个系统可能将性别存储在数据库中为M、F和O，而另一个系统将其定义为Male、Female和Unknown。仔细检查规范以确保表示所有数据元素。这个协调步骤对于确保没有遗漏任何内容非常重要。

老供应商将从其系统中提取数据样本，根据规范对其进行格式化，并以测试文件的形式提供给新供应商。理想情况下，该测试文件将包含不同年份和不同格式的各种数据，包括所有数据类型和每种患者类型的示例。如果一个系统在它的生命周期中被修改过，那么知道什么时候发生了什么变化，可以确保在转换测试文件中有这些变化的主要例子。(如果没有跟踪这些更改，则在新系统安装并运行后开始跟踪。)一旦测试文件被生成，它们就会被传递给新的供应商，它会检查格式的一致性，或者导入数据，或者，如果需要更正，请求更改和另一个测试文件。

一旦格式被接受，数据将被导入测试系统进行审查，这是一个重要的步骤，因为这些转换后的数据将用于提供患者护理。在许多情况下，在最终转换后发现的问题无法纠正。

得到确认
验证测试数据非常耗时，应该在系统实现时间框架中考虑。最理想的情况是，所有数据都要经过一致性和准确性的审查，但实际上没有足够的时间和资源来验证成千上万的记录。然而，以下步骤可以帮助组织在不花费过多时间的情况下充分利用验证过程:

•仔细审查患者人口统计数据。为了能够匹配系统中的记录，这些信息必须是正确的。

•验证样本数据包含所有数据类型的示例，包括要转换的代表所有患者类型的每年的记录。

•如果检测到错误，不要停止。相反，检查整个样本数据集并报告所有问题。这限制了必须生成和加载的测试文件的数量。大多数供应商将限制他们生成或加载的测试文件的数量。额外的测试文件可能会产生额外的费用。

媒体播放
一旦测试文件是干净和正确的，数据转换就可以开始了。根据要转换的数据量，该过程可能需要数周才能完成。为了确保不会出现新的错误，请继续检查数据。各种专业组织可能会提供指导，说明在认证检查期间应审查多少数据以及应保留哪些记录以供参考。一般来说，计划至少验证之前转换的记录的15%和所有其他记录的10%。在血型、过敏和药物等关键因素的情况下，应该检查更多的数据。在可能的情况下，数据应由使用这些数据的工作人员进行审查。

有时需要将多个系统中的文件转换为一个系统。例如，一个组织可能将医嘱、转录报告、实验室数据和药房数据合并到一个新的EHR系统中。它可能选择修改或删除不再使用的数据(例如社会安全号码)。这些因素使这种转变复杂化。

良好的技术管理至关重要，这需要对转换后的数据进行详细审查。选择更改转换中包含的数据的组织必须考虑法律后果。在这些情况下，最好在做任何修改之前咨询有经验的律师。

匹配点
患者匹配是将多个记录合并为一个记录的过程。当创建新患者记录或分配医疗记录号的程序不完善时，可能会创建重复记录。它们也可能发生在两个或多个数据库的合并过程中，例如，当两个设施合并和组合单独的系统时，或者当多个应用程序被定向到一个新的单个应用程序时。

这可能是数据转换过程中技术要求最高的部分。当患者有多个单独的记录，每个记录只包含医疗记录的一部分，或者信息合并错误时，可能会发生严重的患者护理错误。当将数据导入已经包含患者数据的数据库时，匹配算法必须更好。许多系统提供了一个实用程序，使用诸如名字、中间首字母、姓氏、性别和出生日期等人口统计信息来识别系统中有多个记录的患者。也可以使用其他唯一标识符，例如医疗记录号。

根据创建新患者记录或医疗记录号的过程的控制程度，给定患者可能有多个记录号。如果是这种情况，那么医疗记录号码就不是匹配的好选择。理想情况下，这种清理将在任何转换之前在旧系统中完成，但它也可以作为转换过程的一部分执行。

考虑到某些系统的悠久历史，数据可能已经被转换了多次。这种情况在实验室信息管理市场中经常发生，因为系统已经多次更改或升级。继承过去罪孽的归信往往更复杂，风险更大。在这种情况下，数据验证步骤必须更加健壮，以确保数据正确同步，并且历史数据中的错误不会被转换到新系统中。

数据转换不是组织应该跳过或留给供应商的任务。重要的是要监控整个过程，以确保它符合要求，并产生一个功能齐全的系统，不会对患者构成风险。仔细的计划、充足的质量保证人员和健全的数据转换规范可以使之成为现实。

- Todd french, MLT, Ocius Medical Informatics的高级合伙人。