2009年6月8日

生活在一个混合的世界
米歇尔·马丁
郑重声明
第21卷第12页

随着联邦政府现在大力支持电子健康记录(EHRs)，在医疗卫生系统中实现无纸化已经成为一个更现实的目标。根据2009年《美国复苏与再投资法案》，医疗机构申请获得用于实施电子病历的近200亿美元拨款中的一部分。

虽然成本可能不是问题，但过渡到电子系统仍然需要时间、准备和组织。医疗信息系统主任必须准备好面对即将到来的挑战，特别是那些与管理和转换以纸质和电子记录混合形式创建的混合医疗记录有关的挑战。

混合动力障碍
管理混合记录并非易事。管理处理电子记录的规则和条例与处理纸质记录的规则和条例完全不同。因此，HIM员工必须遵守两组独立的需求来创建一个系统。这些不同的规定在隐私、合法性、存储和人员配置方面提出了问题。

虽然纸质记录在很大程度上是安全的，但电子病历需要特殊的安全和IT调整，以符合HIPAA和其他管理法规，以保护患者数据。对于电子病历，必须采取安全措施，防止黑客和其他未经授权的个人获取患者记录。

在某些情况下，HIPAA允许出于法律目的访问医疗记录。医疗卫生信息系统专业人员被视为“记录保管人”，必须确定其组织对合法健康记录的定义，以及可以披露的内容和法庭要求的格式。他的工作人员甚至可能被要求在法庭上就病人记录的真实性作证。

在金融记录领域，证据破坏已经是一个问题，现在又在金融信息系统领域抬头。由于对故意毁坏、残害、篡改或隐瞒信息的巨额法律罚款迫在眉睫，医疗信息管理人员必须为如何修改电子病历制定具体规则。在确定电子病历修订政策时，HIM经理应考虑以下问题:

•信息可以从记录中删除吗?

是否有适当的跟踪方法来监控电子病历的变更，由谁来进行变更?

•是否有备份系统以防原始文件丢失?

对于某些设施，以旧纸质记录的形式提供额外的备份是一个可行的选择。对于其他人来说，空间太有限，无法存储所有的纸质记录，因此电子备份至关重要。在转换和销毁记录时，HIM管理人员必须仔细注意州和联邦关于记录保留的规定，并制定有关工厂保留纸质记录的时间的政策。

转换方法各不相同
将信息从纸质记录转移到电子记录需要大量的资源，因为纸质记录必须逐个扫描。这在时间、所需员工数量以及与当前工作负载相关的生产力损失方面都是代价高昂的。对于许多机构来说，混合系统似乎很有吸引力，因为工作人员只需要在病人寻求治疗时转换记录。

决定立即转换所有记录的设施可能会发现，雇用临时工作人员以帮助跟上当前需求可能是有益的。许多人力资源公司可以提供人员协助扫描记录，并帮助员工适应新系统。

虽然转换记录有成本，但电子病历为医疗保健提供者提供了相当大的好处。电子病历可以改善对患者信息的获取，减少诊断和治疗错误，降低并发症发生率，并改善整个卫生系统的护理连续性。

电子病历成为全国关注的焦点，甚至为医疗保健领域的新供应商打开了大门。零售业巨头沃尔玛(Wal-Mart)正在进军电子病历领域，为医生提供一种经济实惠的替代方案，以取代大型医院网络使用的昂贵软件包。该软件是私人医生的理想选择，将在沃尔玛山姆会员商店的货架上出售，并将提供培训和持续维护，以及扫描和记录图表软件。

实现数字化目标
通往电子病历的道路是漫长的，如果没有广泛的计划和准备，以及在此过程中仔细的跟踪和监控，成功是不可能的。下面是一些平稳过渡的建议:

•制定电子病历实施计划，确定里程碑，并设定目标。

•让员工参与新系统的设计和规划。用户接受度对于成功的转换至关重要。

•不要重新发明轮子。查看最佳实践、参考文献、白皮书和实现模型。

•教育员工混合和电子环境的政策和程序。

•在转换任何记录之前，清理主患者索引，以消除重复记录，防止在转换多余记录上浪费时间。

确保计算机系统能够处理不断增加的信息。进行必要的系统维护，降低系统故障和数据丢失的风险。

•跟踪进度并监控合规性。beplay最新备用网站

•庆祝成功，以保持员工士气高涨。

医疗保健提供者正处于一个激动人心的时刻，因为联邦政府为医疗信息项目提供了援助。为了获得刺激资金，每家机构必须证明“有意义地使用”电子病历。因此，医疗卫生专业人员应尽最大努力确保他们的设施得到应有的份额。他们可以采用的一种策略是概述电子病历将如何减少错误，提高护理质量和连续性。
医疗保健行业准备使全国电子病历的实施成为现实。在政府甚至大型零售商的支持下，各种规模的医疗机构都可以更容易地转换为电子记录保存。随着电子病历日益成为主流，HIM专业人员可以为成为解决方案的一部分而感到自豪，这些解决方案带来了更高效的医疗保健系统。

- Michelle Martin是Kforce Healthcare Staffing的集团副总裁，这是一家专业的人力资源公司，为医疗保健部门提供合同和直接雇佣人员。