2012年5月21日

I-10实施意图
Lisa A. Eramo著
郑重声明
第二十四卷第十期

评估今天的编码器工作流程，并了解在ICD-10之后它可能会发生什么变化。

即使你的编码员的工作流程像一台运转良好的机器，你也不能假设一旦ICD-10生效，它还会继续高效。专家表示，新的编码系统将带来新的挑战，如果不从工作流程的角度解决问题，它也可能给编码效率带来巨大压力。

IDC Health Insights研究总监朱迪•汉诺威(Judy Hanover)表示，改变业务流程可能会对工作流程、财务和一般运营产生重大影响。她说，进行差距分析(例如，评估当前的效率以确定未来需要改进的领域)可以让组织更好地了解他们必须考虑的因素，以便有效地管理变革。

汉诺威说:“我认为，对于像ICD-10这样做出巨大改变的医院和实践来说，在工作流程方面进行差距分析非常重要。”“显然，如果医院现在表现相当好，他们希望继续这样做。差距分析和其他看待影响的方式将帮助他们继续在ICD-10下的水平上表现。”

施乐公司The Breakaway Group的研究副总裁希瑟·豪根博士说，评估编码员的工作流程并不是一次性的任务。相反，它应该是一个持续的过程，不断地确定需要改进的领域。“我们很少能一次做出这些重大改变。改变行为需要时间，如果我们可以迭代地进行改变，我们更有可能坚持下去，”她说。

Nachimson Advisors的负责人斯坦利•纳希姆森(Stanley Nachimson)表示，医院越早评估编码员的工作流程越好。“如果医院尽早进行差距分析，他们就知道为ICD-10过渡需要做的所有工作，他们就可以有效地进行规划。他们有更多的时间来分配资源，”他补充说，与其他类型的提供者相比，医院在差距分析方面通常落后于健康计划。

好消息是，将ICD-10的最后期限推迟到2014年10月1日，为医院提供了急需的时间，不仅可以开始差距分析，还可以进行更彻底的分析，Precyse首席运营官兼高级副总裁Pamela Goans说。她补充说，它还使医院有机会解决可能因人员流失而出现的人员短缺问题，并评估技术解决方案，如远程编码选项，从而增加找到和留住合格工作人员的可能性。

为了限制ICD-10过渡的负面影响，医院应采取以下步骤来解决编码员工作流程的关键方面。

考虑文件
临床文档触发编码员的工作流程，在ICD-10中，它必须非常具体，Edifecs临床解决方案和供应商部门总经理Deepak Sadagopan说。他说:“这些文档构成了编码人员做出决策的基础。”“没有人确切知道ICD-10的环境会是什么样子，因为我们今天不在其中。使用ICD-10的国际环境与美国的环境将是非常不同的。但我们只能做一个有根据的猜测，通过改善临床文件的结构，在工作流程的早期做一些事情……对每个医院的这项倡议的成功都是非常重要的。”

汉诺威说，文档不足将对工作流程造成最大的破坏，特别是在编码人员熟悉ICD-10编码要求的情况下。她说:“编码员工作流程中最大的中断将发生在他们需要的信息不在图表或电子记录中，他们需要回去找到治疗病人的临床医生，以获得更多关于所提供的护理、诊断或其他信息的信息。”

汉诺威说，文件不足对编码人员工作流程的影响程度因医院而异，具体取决于编码人员的临床和编码知识、编码人员可以使用的电子工具以及医生对需求的总体合作和理解。

豪根说，了解编码员工作流程的高级方面对医生很有帮助，这样医生就能在记录护理后直接了解记录发生了什么。她补充说，有了这种理解，医生就会对程序员的需求更加敏感。豪根说:“有时候，在医疗保健行业，我们在自己的工作流程中陷入了这样的孤岛。

然而，Nachimson说，重要的是要查看所有来源的文件，而不仅仅是医生的文件。这包括注册人员在前端收集的信息，如姓名、出生日期、保险信息、入院原因等。它还包括来自提供先前或同时医疗信息的外部组织和实体的数据。他说，所有这些来源都应该包括在差距分析中。

尽管许多医院已经充分意识到文件在ICD-10中将发挥的重要作用，但Sadagopan说，以下问题对于帮助医院专注于需要解决的具体领域至关重要:

哪些专业或部门受ICD-10影响最大?

•您的医院历来在这些专科或部门中提供过哪些服务?

•在这些服务中，从ICD-10的编码角度来看，哪些服务将发生最大的变化?

鉴于ICD-10对编码效率的预期影响，Goans说，医院应该花时间评估他们的查询过程，以尽量减少编码人员必须查看每条记录的次数。她特别建议问以下问题:

•编码员是手动查询医生还是电子查询医生?

编码员可以直接从EMR查询以提高效率吗?

•编码员是否会收到提醒，让他们知道医生已经回复了询问?

Sadagopan说，虽然主动评估和改进文件和查询过程是有帮助的，但医院也必须为不幸的现实做好准备，即当ICD-10生效时，编码员可能根本没有分配代码所需的信息，或者他们可能对如何分配代码有疑问。他说，一些医院正在建立一个结构化的问题升级流程，要求编码人员在接触医生或其他工作人员之前，首先参考内部资源(例如，常见问题)或使用技术工具(例如，计算机辅助编码[CAC])，而不是让查询激增或生产力停滞不前。

评估工作分配
大多数医院已经建立了一个可靠的方法来分配工作给编码人员。然而，ICD-10可能促使一些HIM主管和编码管理人员考虑可以简化效率和生产力的替代方案，Goans说。

例如，根据编码员的技能分配工作是有利的，因为它允许组织利用员工的优势。Goans说，现有的技术解决方案可以自动完成这项工作，并跟踪某些编码员(特别是远程或合同工)何时登录系统并可用。

这些解决方案使用不同的患者类型来测试编码技能，并将这些信息与从以前的审计中收集的数据结合起来，为每个患者创建一个概要文件。然后，系统自动将某些病例(例如介入放射学)路由到编码员那里，编码员可以根据个人资料中的信息最好地处理这些病例。管理人员也可以手动执行此操作;然而，Goans说，在ICD-10中，这项任务可能会变得极其繁重。

纳入前瞻性审计
虽然大多数内部审计都是回顾性的，但Goans表示，由于可能出现的错误，医院可能希望在工作流程中更早地纳入前瞻性审计，特别是在实施ICD-10后的前六个月。她说，技术可以提供帮助，特别是在根据编码员的技能、医生或患者类型识别可能存在错误计费风险的病例方面。Goans说:“如果你有一个可以做所有这些事情的工具，这将有助于抵消一些生产力，并获得准确的代码，这样当你放下账单时，你就有信心自己已经正确地编写了代码。”

Goans说，建立一个质量保证流程也很重要，当编码人员对如何应用新代码有疑问时，他们可以依靠这个流程。她说:“确保他们(编码员)对理解ICD-10有良好的基础，当他们确实有问题时，他们需要能够很容易地将问题提交给质量保证部门，并使其成为工作流程的一部分。”“我们能做的越多，在账单被取消之前就能获得准确性，我们就越少看到重新填写和拒绝的问题。”

考虑CAC
即使您的文档达到了标准，编码人员仍然可能被ICD-10中的代码数量所淹没。CAC可能有助于使代码选择列表更易于管理，也可能有助于提高编码员分配代码的信心——这两者都可以对工作流程产生积极影响。

Goans说:“当你看到从1万个代码到15万多个代码时，程序员不可能知道和学习所有这些代码。“考虑到所需的特殊性，我们认为单靠手动编码无法实现目标，你真的需要评估这项技术。”

Sadagopan同意CAC的重要性。“编码员每小时编写的图表是ICD-9的一半。如果他们将面临这种程度的破坏，你将不得不考虑帮助他们发挥作用的工具，”他说。“(CAC)工具永远不会取代编码员，但它们会减少从某人看到临床文档到分配代码所需的时间。”

汉诺威说，除了CAC，医院还应该考虑其他可以减轻编码员负担的工具。其中包括计算机辅助的医生文档，以帮助识别和纠正临床医生在电子病历中指示的文档不足之处，以及从ICD-9到ICD-10的交叉编码工具，以帮助编码员更好地理解翻译。

生产力和其他基准
Nachimson说，建立当前的生产力和其他基准是管理编码员工作流程和了解ICD-10如何影响它的重要组成部分。如果它们还不存在，请考虑为单个编码员创建以下基准:

•每天编码的记录数量;

•获得正确代码所需的查询数量;和

•编写特定案例或专业代码的时间长度。

将基线数据与ICD-10实施后的测量数据进行比较。

Sadagopan说，除了收集数据，医院还必须认识到收集数据的频率。“这些都是目前使用的标准核心措施，但它们需要更频繁地发生，更主动，更系统地执行。在你试图解决一般性问题之前，掌握问题的数据是非常重要的。你需要有监测和控制系统，经常给你报告——可能每周一次，甚至更频繁——标记任何与生产力相关的问题，”他说，这可能包括每周甚至每天对编码员生产力的测量。

除了监控生产力，Haugen还表示，密切关注付款人的拒绝也很重要，包括拒绝的原因，以及编码人员花了多长时间来修改这些拒绝。“我认为，大多数影视导演都知道获得报酬的周期，但我认为我们不太清楚的是，我们犯错的频率有多高，需要做多少次返工才能做到正确。”我不确定有多少人在衡量这一点。”她补充说，如果医院能够在ICD-10之前解决这些问题，它只会在实施新代码集之后改善工作流程。

人员选择
考虑到编码效率的预期下降，一些医院开始与执行合同/临时编码的公司建立关系，以在过渡期间保持顺畅的工作流程。Sadagopan说:“我希望这种弹性的人员配备计划能够渗透到人力资源管理部门，这是IT部门管理员工增加需求的典型方式。”

他说，为了适应生产力下降的情况，一些医院选择提前确定外包公司每天要编码多少张图表。

汉诺威同意，一旦ICD-10生效，医院应该考虑必须增加更多员工的可能性。“因为整个代码集将发生变化，我们可能会看到拒绝率上升。如果拒绝率确实上升，那就需要增加人手，”她说。

Goans说，离岸编码也获得了很大的吸引力，部分原因是许多离岸编码人员既有临床背景，也有编码背景。

其他的考虑
汉诺威说，医院在评估工作流程时需要考虑大局。“这不仅仅是程序员的问题。这实际上是关于整个医院系统的整合需求，”她说。“当ICD-10投入使用时，每个使用代码的系统都会受到影响。”

汉诺威说，医院需要密切关注信息是否可以从编码员流向内部需要的其他地方，以生成报告或驱动数据分析。她补充说，重要的是要了解编码数据将如何流向付款人，因为这个过程的效率会影响后端管理拒绝的编码工作流程。

医院现在应该花时间更密切地关注他们的软件系统与付款人的软件系统的整合。汉诺威说，如果他们等得太久，整合成本可能会成倍上升。“系统集成商在ICD-10修复方面的工作人员将会很紧张。后来寻求帮助的供应商在那里会发现选择更少，而且可能要等更长的时间才能找到服务团队，或者从这些系统集成商那里得到更昂贵的价格。”

Nachimson说，要意识到ICD-10可能会如何影响其他计划，比如电子病历的实施，以及这两个项目结合起来会如何影响编码员的工作流程。随着医院适应ICD-10的延迟，这一点变得尤为重要。许多人可能会发现，他们所处的EHR实施阶段与他们最初预计的2013年10月1日(ICD-10的合规截止日期)不同。beplay最新备用网站因此，他说编码员可能可以访问更多的电子文档，并且需要知道在哪里访问这些文档，以便正确分配ICD-10代码。

Lisa a . Eramo是罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑，专门从事医疗监管主题，HIM和医疗编码。