五月2014

规避复制-粘贴难题
作者:希瑟·豪根博士
郑重声明
第二十六卷第五页

想象一下,你是一名护理人员,正在检查一个病人,并将提供的护理记录到她的电子病历中。在这个过程中,你意识到这次访问与当天早些时候的访问相似。为了节省时间,您可能会重复使用(或复制粘贴)前一位患者文档的部分内容。这可能很方便,但是,通过使用这种捷径,您将面临欺诈的风险。

电子病历系统的欺诈性使用是整个医疗保健行业持续讨论和辩论的一个来源。监察长办公室最近的一份报告警告说,政府没有采取足够的预防措施来消除电子病历系统中潜在的欺诈和滥用行为。联邦监管机构尤其批评了许多电子病历中有限的复制粘贴功能指导方针。

将信息从一个医疗记录复制粘贴到另一个医疗记录可能导致记录比实际发生的更广泛(可能更昂贵)的治疗。看起来几乎相同的多个记录通常可能是欺诈性的。

由于复制和粘贴存在风险,是什么促使医疗保健提供者首先使用该功能?供应商是故意实施欺诈,还是错误地使用了常见的解决方案?

根本原因
Xerox公司Breakaway Group观察了采用不同级别电子病历的医疗保健组织的工作流程。该研究导致了对电子病历采用的关键预测因素的理解,并揭示了围绕文档的几个有说服力的趋势。例如,供应商不是故意欺诈;他们只是使用经典的变通方法来克服糟糕的工作流程,以及缺乏关于使用系统的最佳实践的教育和培训。

该研究提出了供应商采用复制-粘贴文档的可能原因,包括以下几点:

没有时间:现在时间是一种宝贵的商品。最近的联邦法令正在推动一场技术变革的海啸,护理人员在照顾病人时必须采用这些技术变革。其中一项授权是HITECH法案,旨在刺激采用HIT作为提高护理质量的手段。卫生保健提供者正争先恐后地赶在最后期限前获得相关的政府奖励,以实现有意义地使用经过认证的电子健康档案系统。

当试图加快日常任务时,护理人员可能会走捷径;他们可能正在使用复制粘贴功能,以尽量减少记录访问所需的时间。虽然复制和粘贴最初可以节省时间,但伪造文档的风险可能导致大量的补救工作。从长远来看,花时间适当地培训员工使用电子健康档案系统将为医疗保健提供者腾出更多的时间来做他们最擅长的事情。

教育和培训不足:Breakaway Group的研究发现,传统的培训方法,如基于事件的课堂教学或教师主导的课堂教学,对于没有时间参加课堂教学的医疗保健提供者来说,往往效果不佳,即使他们参加了课堂教学,也往往学不到他们需要的东西。是时候彻底改变医疗服务提供者学习新系统的方式了。

培训通常侧重于系统的功能,而不是按角色完成任务。为了有效地掌握材料,工作人员应该有机会实践他们使用系统的具体场景。如果设计正确,提供者教育可以在五到七分钟的学习时间内完成,从而大大提高了保留率和整体熟练程度。

繁琐的工作流程:通常,卫生保健组织在实现EHR系统时不会进行工作流程分析。观察员工如何执行他们的工作有助于组织确定有效的最佳实践和工作流程。这种分析应该持续进行,是贯穿应用程序生命周期的重要工具。

成功采用电子病历的要素
在安装EHR时制定采用计划是消除变通方法和克服员工对新技术的抵制的关键。Breakaway集团的研究发表在超越实施:持久采用电子病历的处方,记录了高采用率的组织和那些在采用率上挣扎的组织之间的主要区别。它建议在实施时进行工作流程分析,以下因素是成功采用电子健康档案的关键:

领导和参与:这些倡议的领导者必须让护理人员参与定义流程,并确保他们能够使用新技术提供护理。当一个卫生保健组织努力采用新技术时,它经常指责护理人员抵制变革。虽然看护人的抵制确实会减缓采用,但这种态度更多地反映了组织对变革的准备程度,以及它如何选择对员工进行教育。阻力通常是缺乏领导参与和糟糕的培训的症状,这使得组织必须建立一种采用的文化并提供有效的教育。

按角色精通工作流程和流程的提供者:电子病历教育必须根据提供者的角色进行调整。传统的培训方法,如课堂学习,可能会导致临床医生坐在那里接受几个小时的培训,学习他们可能永远不需要或使用的功能。

相反,想想医疗保健领域的飞行模拟器。Breakaway Group发现,针对临床医生团队角色定制的基于模拟器的动手培训简化了学习过程,使员工能够更快地接受培训,从而专注于患者护理的核心责任。模拟器允许在现实生活环境中练习,而没有现实生活中的风险和后果,实践训练使过程根深蒂固。

模拟器使护理人员能够在他们实际的EHR系统中进行练习,并执行特定于他们工作的常见任务,包括输入订单、记录检查和管理药物。最终,熟练掌握基于角色的任务可以缩短学习曲线,提高提供者对使用电子病历的信心和接受度。

测量:组织应该衡量临床和财务结果来跟踪采用进度。必须将度量标准确定为供应商电子病历使用是否在改善、保持不变或下降的指标。

随着时间的推移持续采用:领养从来都不是一成不变的;在一个组织中,电子病历的使用似乎会不分青红皂白地下降或上升。领导层必须投资于所需的人员和流程,以维持高水平的采用率。

成功的模板
Breakaway集团对成功的电子病历采用者的观察表明,精心设计的模板可以节省时间,并克服临床医生复制粘贴的倾向。可以自定义模板,以记录医疗保健组织的特定患者或访问类型。一些护理人员可能不喜欢模板驱动的方法,但是通过允许他们参与模板创建,从而确保工具满足他们的需求,通常可以克服阻力。虽然填写模板比使用现有的笔记更耗时,而且培训会产生额外的义务,但提供者实施欺诈和犯影响护理的错误的机会减少了。

随着技术继续在医疗保健中发挥更大的作用,行业必须呼吁组织做的不仅仅是安装电子病历;这工具必须好好使用。这种方法极大地提高了电子病历的效益,并确保提供商不必求助于复制和粘贴等变通方法。

——Heather Haugen博士,Xerox公司The Breakaway Group的董事总经理,该公司专注于优化HIT的采用。