2013年5月

通过提高效率实现阀杆溢流
大卫·耶格尔
郑重声明
第二十五卷第八页

尽管转录管理员尽了最大的努力，但还是会发生溢出。管理它可能是一个挑战，但通过一些明智的计划，压力水平可以降低。第一步是认识到溢出发生的原因。

不出所料，这种溢出的最大原因是转录部门缺乏报道。通常，管理员认为将转录溢出外包是经济有效的。然而，由于医疗记录需要监管链，外包经常会对周转时间产生负面影响。

“对我们来说，发送工作更耗时，因为你必须跟踪你发送的内容，然后重新登录转录公司发送给你的内容，”CMT萨拉·普罗克特(Sara Proctor)说，她曾在医院和转录公司工作，是密苏里州医疗保健文档完整性协会(AHDI)的前任主席。“更重要的是，你对质量的控制越来越少。”

Proctor表示，避免外包的最佳方法是收集并向管理层提供支持数据。当她在一家医院工作时，她编写了跟踪工作流程的报告，以证明聘请额外的转录员比从组织外部寻求帮助要便宜。这是一个成功的战略，但仍然有必要为紧急情况保留外包选项。然而，该部门能够减少外包，同时增加灵活性和质量控制。

挑剔的医生
然而，即使有一个适当的人员配备部门，转录员也只能处理他们收到的信息。如果医生跟不上他们的口述，转录部门很快就会发现自己消化了大量的报告。尽管抄写经理对医生的影响有限，但普罗克特说，有一些方法可以帮助他们掌握口述。

一个有效的方法是尽可能保持周转时间。虽然这似乎有悖常理，但那些认为抄写部门落后的医生将没有动力继续听写。证明工作可以按时完成，这是一种积极的强化。普罗克特说，她所在的部门努力保持6小时的时间表，包括病史、体检、手术记录和医生咨询，这让医生有足够的时间在24小时内完成报告。

医生与其他医生的接触在这个过程中也非常重要。普罗克特说，一个能及时完成听写的幕僚长会有很大的帮助。在单一档案中口述多个患者的医生应该直接与他们交谈，因为这使得整个转录部门的工作非常困难，从而降低了效率。

艰难的经济
不幸的是，医疗保健的经济学要求尽可能地削减成本，这意味着几乎每个部门都被要求用更少的钱做更多的事。对于转录经理来说，这通常意味着要在不增加员工的情况下找到提高生产力的方法。堪萨斯州AHDI主席、注册医学硕士黛布拉•哈恩(Debra Hahn)表示，开始对转录员进行医疗记录转移技术标准方面的培训可能是个好主意，这样他们就能在完善电子病历方面发挥更积极的作用。

哈恩说:“我认为很多转录员还没有真正达到HL7(国际健康等级7)、语音和自然语言处理等标准，也没有达到电子健康记录的水平。”“我认为，有时候医学转录员在这方面有点被蒙在耳里。”

哈恩指出，转录人员正在老龄化，平均年龄在40到60岁之间。她说，除了没有接触到一些较新的技术外，许多转录员的转录速度也不如以前快了。让更年轻的员工加入劳动力大军是提高劳动力整体效率的一种方式。为了实现这一目标，AHDI正在与社区学院和其他学校合作，鼓励学生考虑从事医学转录工作。

技术艾滋病
高质量的软件也可以为负担过重的转录员提供帮助。Proctor说，好的转录软件可以让转录员不用花太多时间格式化文档，并为他们提供更多的机会来转录文本。允许定制的单词扩展软件也很有价值。经常使用的短语和单词可以编程，然后只需敲击几下键盘就可以插入。标题、黑体字和连字符也可以链接到快捷方式。

Proctor说:“我喜欢作为一名抄写员，我可以随心所欲地写很多条目，一个真正好的单词扩展器甚至可以让你把整个报告放进去。”“你需要一个软件，允许你部门的标准条目，同时允许你的转录员自己定制和命名条目，因为这将帮助他们记住最多的条目，而不必一直查阅他们的列表。”

一份干净的文件是另一个关键项目。如果一个转录的文件有很多错误，当溢出发生时，很难有效地在部门内传播工作，因为下一个转录员必须在继续之前进行更正。因此，实施有效的质量保证计划对保持效率至关重要。“对我来说，一份没有错误的文件非常重要，”哈恩说。“这让每个人都很高兴。”

鼓励转录员超过标准的生产力水平可以进一步提高效率。普罗克特说，一个激励计划可以让转录员在达到一定质量标准的同时赚更多的钱，这可能是一个有用的工具。她在在家工作项目上也取得了成功，该项目消除了交通、天气和工作空间的限制，并为喜欢自己安排时间的转录员和转录经理提供了更大的灵活性。

普罗克特说:“你总是想办法让员工工作得更快。“你总是在寻找节省时间的方法。你节省的时间越多，你需要完成的工作就越少。”

- David Yeager是一名自由撰稿人和编辑。