2013年5月
双重编码:ICD-10启动器
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第二十五卷第八页
通过采用这种策略，医疗保健组织可以加速过渡过程。
围绕向ICD-10过渡的讨论发生了明显的转变。人们不再关注医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)是否会再次延长最后期限(它不会)。相反，它的重点是组织应该多快开始在ICD-10中编码，以便在2014年10月1日截止日期到来后将运营和财务影响降到最低。
对于早期采用者来说，在双重ICD-9/ICD-10环境中编码的机会可以产生的好处超过生产力下降和收入周期减慢等负面影响。
“(双重编码)存在成本因素。你必须有能力在你的系统中捕获ICD-10代码，在这个过程中越早做就意味着越早产生这些成本，”德勤咨询公司(Deloitte Consulting)的负责人克里斯·阿姆斯特朗(Chris Armstrong)说。“但(不采用双重编码)也存在风险。如果你没有这种做法，如果你不做索赔测试，那么在2014年10月1日，你将面临一些相当大的风险。”
减轻影响
在双重环境中编码允许组织测试临床文档，以识别薄弱环节，“这样你就不必从‘大爆炸’的情况开始，”Armstrong说。“拥有更大的数据集也有优势，使您能够在系统中测试ICD-10索赔数据。”
双重编码还支持财务建模。例如，在ICD-10中对索赔的一个子集进行编码，为通过索赔测试与支付方进行更密切的合作奠定了基础，以确定某些诊断相关组(drg)的权重可能会有何不同，新代码将如何影响报销水平，以及可能需要进行哪些编辑。这样就可以深入了解对净收入的影响，或者在哪些地方需要额外的或更全面的文档。
阿姆斯特朗说:“从DRG的角度来看，看到这些病例在ICD-10中被编码后的真实情况，对这两个部门都很有启发性。”“另一种形式的财务建模是，当组织建立假设时，将数据和绩效交叉映射，以[创建]早期情景，以便更好地了解[某些]索赔的净收入影响。那些早期采用的人会有更好的结果，他们可以在前后对比。”
对于在过渡截止日期之前选择在双重环境中编码的组织来说，更准确地预测对生产力、人员配置、文档改进需求和培训需求的影响是另一个好处。
根据ICD-10，生产力预计将下降30%至60%，根据加拿大的转型经验，永远不会完全恢复。因此，提前知道影响的严重程度有助于组织做出明智的决定，以最好地减轻损失。
“此外，如果你的程序员做双重编码，你就有了那种教育背景和熟悉程度，所以当你到了10月1日，必须拨动开关时，就学习曲线而言，这并不是什么大事。这已经发生了，”Karen M. Karban说，他是RHIT, CCS，他是HIM ON CALL的编码完整性主任，该组织为医院提供HIM和编码服务。
双重编码还有助于评估供应商的准备情况和支持。Karban指出，虽然大多数编码器系统可以同时编码ICD-9和ICD-10，但这样做的机制和过程可能需要改进，以确保过渡尽可能顺利。她说:“这是医院需要做的第一件事:定义他们希望通过双重编码完成的任务，比如抽象、数据捕获和时间研究，以及供应商可以做些什么来支持这些工作。”她补充说，最终的影响“很可能取决于数据系统的调整程度，以及可以添加哪些附加功能。”
供应商准备也延伸到付款方。并不是所有的付款人都能在截止日期前准备好接受ICD-10代码。建立了双重编码环境的组织“可以适应其贸易伙伴环境中不断变化的时间表和准备情况，”Edifecs供应商部门和临床解决方案总经理Deepak Sadagonpan说。“双重编码还可以让供应商更早地为ICD-10做好准备，并在截止日期到来之前为更严格的测试和验证创造机会。他们的编码员将在截止日期之前通过在生产环境中应用ICD-10培训获得实践经验，这意味着过渡将更加顺利。”
有两个组织正在向双重编码迈进，它们是田纳西州纳什维尔的范德比尔特大学医学中心和犹他大学医院和诊所。在这两种情况下，目标都是让编码人员加快速度，并确保适当的系统和流程到位，以减少对收入和生产力的打击。
范德比尔特大学医学中心
范德比尔特要到2014年1月才会启用双编码环境。然而，自2011年底以来，规划工作一直在进行中，当时一个早期采用委员会由来自HIM、财务、信息学、行政和管理医疗合同的代表组成。
范德比尔特大学ICD-10过渡的行政主管、MSHA、MBA、RHIA Jennifer Causey表示:“我们希望确保我们的编码人员在正式发布之前精通ICD-10，并确保文档准备就绪，所需的具体内容已经到位。”“我们也想确保我们的系统准备好了。我们不想制造大爆炸。目前，我们有72个应用程序具有ICD-9代码，所以我们不能在10月1日就按下开关。”
除了ICD-10的综合测试和逐步实施外，范德比尔特大学还进行了一项报销分析，以确定高影响领域，希望它能为提供者教育提供一个框架。卫生系统目前还实施了3M的360 Encompass，使其能够跟踪文件差距，这是一个以前劳动密集型的过程。
“过去，我们所有的查询信息都存储在电子邮件中，很难分析。范德比尔特大学ICD-10的IT项目主管、CBCP、MMHC Theresa Zuckowsky说:“我们期待有工具可以让我们说，我们在文档中缺乏ICD-10的特异性。“这将推动教育下降到医生水平。”
编码员将分阶段使用ICD-10，从心脏病学开始。在适当的情况下，将在ICD-10中进行编码，然后在遵守日期之前将编码映射回ICD-9。beplay最新备用网站被认为是高风险的映射将被提取和审计，或者本地编码以降低风险。
范德比尔特大学还在实施计算机辅助编码(CAC)，考西说，这将有助于限制预期的生产力下降。然而，如果有必要，卫生系统已经为额外的编码员做了预算，以处理任何积压。此外，它正在与各种系统供应商密切合作，以确保每个人在过渡日期之前都符合ICD-10标准。
“我们有一个可靠的计划，我们正在取得进展。我们与供应商的关系非常好，现在已经有所回报。”朱可夫斯基指出，成功还取决于过渡团队与受过渡影响的每一位员工的沟通程度。“我们试图创造一个人们愿意与我们交流的环境，因为ICD代码无处不在。我们不可能无处不在，所以我们必须依靠那些感觉舒服的人来帮助我们，寻找每一块岩石下的每一个代码。”
例如，急诊科白板系统中包含ICD代码。通过与临床领导一起审查流程和系统，有可能从该特定系统中消除代码。
“你有信息学，然后你有商业方面，所以这是一个很好的机会，让两者交叉授粉。向信息学展示变化是如何影响业务的，企业就可以从信息学的角度了解如何完成工作，”Causey说。“我们正在使用ICD-10转换来改进流程。即使它再次被推迟，我们也能从现在所做的工作中获得价值。”
犹他大学医院和诊所
犹他大学医院(University of Utah Hospitals)受到许多关键因素的影响，特别是需要区分编码技能和系统问题，从而受到启发，推出了双重编码。这一点尤其重要，因为学术医疗系统也在进行企业范围的Epic转换。
“我们需要确保我们能够将与编码和编码技能相关的问题与我们在实施之前出现的新系统问题分开，以及在实施日期所有修复和所有事情结合在一起的可能性。我们不想让技术和编码技能重叠，”卫生信息主任、RHIT的Connie Tohara说。“我们必须和医生一起做所有这些事情，这样我们就不会在10月1日争夺他们的注意力。”
通过在规定的过渡日期之前实施双重编码，该组织希望更好地了解ICD-10对现金流和偿还水平的影响。用ICD-9和ICD-10编码的数据可以进行真正的同类比较。
数据仓库开始进行双重编码，以支持数据修复，并确保结构和数据映射完成，这样就可以构建报告并准备好在上线日期使用。“我关心的是工作效率，”RHIT住院病人编码和临床文档改进经理米歇尔·纳克斯(Michelle Knuckles)说。“教育是必不可少的，因此我们完全跟上了ICD-10的步伐，以保持可接受的生产力水平并编写准确的代码。我们必须处理的一个问题是缺乏支持ICD-10中完整代码的文档，所以我们正在研究如何管理这个问题。通过一条编码途径获得这两种编码比在ICD-9中编码然后再在ICD-10中编码更容易。”
临床文件的改进和医生教育也是关键。当医生们已经没有那么多时间来学习的时候，他们如何跟上ICD-10的文档需求呢?Tohara说:“我们不希望他们成为程序员，但是他们提供给我们的文档使世界变得完全不同。”“双重编码过程的一部分是让我们的员工尽早编码，这样他们就可以和医生交谈。”
为了帮助完成这一过程，卫生系统依靠3M公司的360 Encompass、CAC和临床文件改进系统。“我们依靠CAC生产力的提高，使我们能够保持在ICD-10的前列。这是在不增加员工的情况下管理一年的双重编码的唯一方法。”“如果我们不能提高生产力，我们就有麻烦了。我们从一开始就担心这个问题，因为我们不能损失一半的生产力。”
该技术减轻了双重编码的另一个挑战:在哪里实际存储代码。根据实施计划，新的Epic系统要到2014年5月才能准备好接受ICD-10代码，这使得数据收集和测试的时间很少，更不用说培训和文件改进活动了。Tohara说:“虽然我们看到了双重编码的价值，但我们可能没有地方放置它，这对我们来说很难。
卫生系统还引进了一名数据分析师，以确保适当编制和及时提供充分分析《国际疾病分类-10》过渡影响所需的报告。“随着数据变得越来越重要，所有这些都将融合在一起。我们想要朝这个方向发展有很多原因，而双重编码只是其中的一部分。”
Elizabeth S. Roop是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人，专门从事医疗保健和HIT方面的工作。
你准备好双重编码了吗?
在某种程度上，每个医疗保健组织都需要在ICD-9和ICD-10中进行索赔测试。他们多早开始这个过程，以及他们能从中受益多少，取决于他们个人的组织准备情况。
3M编码与报销系统的产品营销经理Andy Sager指出，首要评估点之一是组织的上游和下游系统是否准备好支持ICD-10。他说:“从评估你的高等管理学院申请开始。”“他们准备好ICD-10了吗?”您的供应商是否沟通了发布时间表?供应商的准备程度将影响何时启动双编码。”
这种评价还应扩展到工作流程分析，这将确定双重编码(首先在ICD-9中编码，然后在ICD-10中编码)还是双重编码是最好的方法。这一决定在很大程度上取决于需要编码的应用和对编码人员的ICD-10培训水平。“决定何时以及如何实施双重编码方法取决于许多因素，”Sager说。“在决定采用双重编码时，应考虑编码员教育、供应商准备情况、医生文档以及您的机构的整体ICD-10推出计划。”
Edifecs的供应商部门和临床解决方案总经理Deepak Sadagopan说，并不是每个情况都应该进行双重编码，这一过程可能是劳动密集型的，而且成本过高。相反，医院应根据以下标准确定双重编码的情景和变量:
•从ICD-9向ICD-10过渡的复杂程度;
•财务风险或报销影响程度;和
•ICD-10代码的复杂程度。
为了评估准备情况，Sadagopan建议首先进行文件审核，以确定是否存在足够的特异性来支持ICD-10。然后评估受影响的系统，以确保它们能够处理新的代码集。最后，“通过使用计算机辅助编码来自动化更简单的场景，并利用在ICD-10中受过良好培训的编码人员来管理更复杂的场景，确保最佳的资源组合。”
为了确定在双重编码环境中哪些诊断相关群体(drg)最适合作为目标，RHIT、CCS、HIM ON CALL编码完整性主任Karen M. Karban推荐了几种方法。一种是对100条记录进行基线审查，以确定文档的准备情况。或者，确定前25个DRG，并深入研究案例的复杂性，以创建DRG审查列表。
她警告说，无论你做什么，“都不要拖延。每家医院都是独一无二的。“这真的是一个具体问题具体分析的问题，所以我真的不愿意就如何最好地做到这一点提出‘专家’意见，但‘不要等待’确实是一个很好的主题。”
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