2010年5月10日
不合理的请求吗?
Lisa A. Eramo著
郑重声明
第22卷第9页
按照目前的情况，拟议的有意义使用规则要求医疗保健实体在提出要求的两天内向大多数患者提供电子版本的记录。这可行吗?
48小时。这是当患者要求提供其健康信息的电子副本时，希望满足有意义使用标准的医院和合格提供者必须满足的周转时间，也就是说，如果医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)最终确定了其在《联邦医疗保险条例》中公布的拟议规则联邦公报1月13日。对该规定的评论将于3月15日截止，目前，这是一个保持关注的环境。
专家表示，虽然行业正在等待最终的指导意见，但没有时间像现在这样了解拟议的有意义的使用要求以及它们如何影响信息发布(ROI)工作流程。
更快的周转时间
MRO Corp的总裁兼首席运营官斯蒂芬•海因斯表示，医院必须在48小时内满足至少80%要求提供电子信息副本的患者的需求，这尤其具有挑战性。MRO Corp是一家专注于投资回报率、审计跟踪和文件管理应用的公司。
他说:“有时候，要想迅速扭转一个记录是不可能的。”“48小时是一个没有明确定义的任意数字。这可能给负责处理的人设定了一个繁重的最后期限。”
HealthPort的法律总顾问兼合规官简•麦克戴维(Jan McDavid)表示，对48小时的周转时间来说，“繁重”是一个准确的描述，尤其是对那些有混合记录的医院。beplay最新备用网站她补充说，当患者来到急诊科(ED)并随后入院时，ROI专家必须查看无数系统，以追踪急诊科记录、住院记录、处方记录等，这使得48小时的最后期限几乎不可能。
First Class Solutions公司的首席运营官Rose T. Dunn说，也许最大的障碍是，拟议的48小时周转时间与HIPAA(允许受保机构在30天内完成对记录副本的请求)和CMS(允许医生在30天内完成并签署他们的图表)之间存在很大差异。HIPAA允许受保机构在30天内完成并签署记录副本。
健康信息专家协会(Health Information specialists)总裁凯利•麦克伦登(Kelly McLendon)表示，即使在医院实施了带有电子签名功能的电子病历后，医务人员章程通常也会反映30天的时间框架，这为遵守规定留下了很大的回旋余地。beplay最新备用网站
他说:“底线是(医生)不会马上在(病历)上签字。”更复杂的是，大多数不完整的病历跟踪系统让医生至少有两周的时间来完成记录。他补充说，他们还经常在不完整的记录成为缺陷之前提供警告。
接下来的问题是医院必须在48小时内生产什么。
作为拟议的有意义使用标准的一部分，医院和合格的提供者必须提供诊断测试结果、问题清单、药物清单、出院摘要和程序。然而，尚不清楚这是否是一个全面的清单，或者患者是否可以要求提供他们全部记录的电子副本，McDavid说，并补充说，尽管随着时间的推移，患者要求记录的数量并没有大幅增加，但有些人在搬到一个新的地方或更换医生时确实要求提供这些信息。
未解决的歧义
除了操作上的麻烦，48小时的时限也有些模棱两可。
邓恩说，关于是什么触发了48小时，目前还没有明确的指导。她说:“措辞应该是‘电子病历显示后48小时内’。”她补充说，目前还不清楚这一要求是只适用于工作日，还是一周中的每一天。
海因斯说，同样，时钟何时停止滴答作响也很模糊。例如，患者必须在48小时内实际收到信息，还是医院或合格的提供者必须在此时间范围内发送信息?
对于要求提前支付ROI请求的医院或符合条件的供应商来说，48小时似乎是不合理的，Hynes说，他补充说，即使不等待预付，ROI的平均周转时间通常是3到4天。
另一个问题是48小时的周转时间如何适用于混合记录，海因斯说。当患者要求获得其全部记录的副本时，ROI工作人员是否必须在48小时内满足对纸质和电子信息的请求?
McLendon说，从技术的角度来看，许多电子病历供应商根本没有能力创建可以提供给患者或其他请求者的信息的电子副本。“很多这样的系统不允许你将信息刻录到cd上或将副本移动到闪存驱动器上。他们中的许多人甚至不允许在电子邮件中添加附件。”
好消息是，这一切可能很快就会改变。根据认证的电子病历的认证标准，以电子格式生成健康信息的能力是一项要求。HIT国家协调办公室(ONC)在一项拟议规则中发布了该标准联邦公报3月10日。
自2月17日起，《美国复苏与再投资法案》(American Recovery and Reinvestment Act, ARRA)强制医院和符合条件的医疗机构向电子环境迈出第一步，要求使用或维护电子病历的医疗机构向患者提供健康信息的电子副本。下一步将是制定有意义的使用标准，规定生产电子信息的具体时间表。
麦克大卫说，许多供应商目前都在努力满足ARRA的要求，即按需生产电子副本。她说，再加上有意义的使用需要48小时的周转时间，这就增加了一层复杂性。
Dunn说，虽然提议的与ROI相关的有意义使用标准在理论上似乎是好的，但它们并没有解决物流问题。她补充说，政策制定者有一种误解，认为以电子方式发布信息就像按下按钮一样简单。
她说:“他们不能把我们和银行比较，认为我们应该第二天就能打印出一份对账单，因为交易是在一夜之间发生的。”“我们面对的是人，不是东西。每个人都是独一无二的，每一份文件都是独一无二的，需要由多个为病人护理做出贡献的人来创建。”
海因斯说，也没有放之四海而皆准的方法可以适用于所有的请求。“有些要求比其他要求更难实现。有些一天就转过来了。其他的麻烦更多，因为医院的记录可能非常大，或者有多种格式，可能需要4到5天的时间才能汇总起来。”
另一个含糊之处是必须提供副本的特定电子格式。麦克伦登说，可能的选择——尽管有意义的使用或认证标准没有具体说明——似乎包括dvd、cd、电子邮件和患者门户网站。
“认证不会规定提供电子副本的单一方法。有很多种方法来做。这意味着供应商将采取多种方式，这意味着HIM将不得不弄清楚哪个系统做什么以及如何做，他们将不得不调整他们的投资回报率结构来适应它，”他说。
除了48小时的周转时间外，还有其他建议的有意义的使用标准也可能影响ROI工作流。
例如，出院指示必须根据病人的要求以电子格式提供。拟议的有意义使用规则规定，至少80%从符合条件的医院出院并要求获得其出院指示和程序的电子副本的患者在出院时得到提供。
“ARRA一直在大力推动向患者提供电子信息。我很想知道是谁在推动这项议程，因为我们还没有看到来自患者的广泛推动，”海因斯说。
麦克戴维也赞同这种观点，他补充说，患者通常只占所有请求者的不到10%。
除上述要求外，合格提供者还必须向患者提供及时的电子健康信息(即，在合格提供者获得信息后96小时内)。拟议的规则规定，合格的提供者必须能够证明，至少有10%的合格提供者所见的独特患者被提供了这种访问。该规则将唯一患者定义为只计算一次的患者，而不管他或她是否多次就诊。
合格的提供者还必须证明，至少80%的门诊就诊向患者提供了临床摘要。临床总结——包括更新的药物清单、实验室和其他诊断测试命令、程序和其他基于门诊期间进行的临床讨论的说明——可以以书面形式提供，即使规则规定也可以通过个人健康记录、网站上的患者门户、安全电子邮件或电子媒体(例如CD或USB)提供。
ROI工作流
无论48小时周转时间和其他拟议的与ROI相关的有意义的使用标准是否最终确定，有一点仍然是明确的:医院和符合条件的提供者必须准备好向患者提供电子信息。在其有意义的使用建议规则中，CMS指出，经过认证的电子病历将使医院和符合条件的提供者能够更快地完成周转时间，因为它们将提高效率，成为“日常工作流程”的一部分。
患者电子信息请求的更快周转时间可能会导致某些ROI工作流程更改，包括以下内容:
•病人授权:ROI专家需要验证患者请求信息的特定格式。麦克伦登说，“电子”应该作为一项选项添加到授权表格中。如果患者要求纸质副本，则不受48小时周转时间的限制。
•优先级:McLendon说，由于48小时的处理时间只适用于患者对健康信息电子副本的请求，因此ROI专家需要给予这些请求更高的优先级，以满足有意义的使用标准，并补充说，许多医院和合格的供应商已经优先考虑患者的请求，以保持高标准的客户服务，但如果拟议的标准最终确定，这可能是必要的。
Hynes说，那些使用“先进先出”方法来处理ROI请求的人需要考虑将患者的请求分开处理。他指出，唯一的缺点是，其他重要的请求，比如来自律师或残疾索赔的请求，将被推迟。海因斯说:“你加快的每件事，都是在拖延另一个请求。”
•加密:根据HITECH，受保护的健康信息的电子传输必须加密。麦克戴维解释说，虽然医院和合格的供应商可能会采取简单的方法，将pdf文件保存到CD上，但这可能不是最好的选择，特别是如果CD没有加密，他说HealthPort通过一个安全的网站存储数据，并为客户提供访问加密数据的密钥/密码。
“在我看来，答案是安全的电子邮件，”麦克伦登说。“如果病人想要电子版，他们可以注册安全邮箱，然后医院通过电子邮件发给他们。那么当你发送它的时候，它已经加密了。”他补充说，为患者注册安全电子邮件将是工作流程中的一个附加步骤。
邓恩指出，患者可能还需要接受有关加密和如何使用密钥或其他机制访问安全信息的教育，并补充说，ROI专家可能负责这项任务。
•后端流程:McLendon说，尽管前端流程(例如，接受发布、验证授权)不会发生重大变化，但信息保存和传递的方式将有所不同。“你还有很多工作要做。你不是在复印，但你必须复印一份或存入文件。你仍然需要查看每一页发布的信息。”
McDavid说，当病人要求出院指示的电子副本时，护士和病例管理人员将需要知道如何访问信息并以电子方式保存它，这与他们已经习惯的基于纸张的方法不同。
Lisa a . Eramo是罗德岛Cranston的自由撰稿人和编辑，专门从事医疗监管主题，健康信息管理和医疗编码。
