四月二十七日

移动的山脉-正确清除医疗记录
安妮·马西奥斯
郑重声明
第二十一卷第九页

任何有责任心的医疗机构都会告诉你，销毁病人档案比简单地打开碎纸机要复杂得多。

谁没有走进医疗机构，看到过大量的医疗记录排列在墙上，从文件柜里冒出来?当这些成堆的文件不再使用或需要清理某些文件时，这些设施如何管理?是否有适当的销毁方法，设施如何在销毁过程中保护这些受保护的信息?

HIMSS表明，医院、保险公司和其他医疗保健集团正越来越关注管理受保护医疗记录的方法，以符合HIPAA的隐私和安全指导方针，包括存储和销毁方面，这两个方面在保护个人信息时有时被忽视。beplay最新备用网站

加拿大国际文件销毁公司Shred-it的全国客户经理菲尔•鲍登(Phil Bowden)表示，由于医疗记录的业务性质，销毁医疗记录给医疗机构带来了一项艰巨的挑战。“在医院和病人护理方面，你最终不得不问，‘什么时候是销毁这些材料的合适时机?’”他说。

鲍登指出，在考虑医疗记录销毁时，会出现两个基本问题:销毁这些材料的立法时机合适吗?而且，由于研究型医院和基因健康治疗依赖于患者的历史信息来确定研究和护理的结果，你甚至会销毁这些记录吗?

就医疗记录销毁的指导方针而言，鲍登说，典型的立法通常规定，“必须采取适当的措施销毁记录，材料必须在安全的过程中销毁。”因此，设施有权选择是在现场销毁记录还是在场外销毁记录，以及销毁方法，包括粉碎、粉碎还是其他方式。

毁灭还是不毁灭?
HIPAA的隐私规则不包括医疗记录保留要求，而是选择遵从州法律来一般规定医疗记录的保留时间。然而，该规则确实要求受保护实体应用适当的管理、技术和物理保障措施，以保护医疗记录和其他受保护健康信息(PHI)的隐私，无论这些信息由受保护实体维护多长时间，包括通过处置。

各州关于医疗记录处置的指导方针在具体细节和详细程度上各不相同。例如，在肯塔基州，如果病人在他或她最后一次服务的日期是18岁或以上，那么记录必须从最后服务日期起保存10年。伊利诺斯州的指导方针只是说，“医疗机构必须有关于医疗记录保存和销毁的政策。”有关销毁记录的建议，各机构可以联系机构法律顾问，如果是公共实体，可以联系伊利诺伊州州务卿的伊利诺伊州档案馆。”其他州，比如加州，对病人的记录一般应该保存多长时间没有具体的规定。

Sandra Nunn, MA, RHIA, CHP，位于新墨西哥州阿尔伯克基的长老会医疗服务公司的企业内容和信息经理，强调了解州指导方针的重要性，就记录保存而言，以及检查医疗保险和医疗补助服务中心和HIPAA协议和建议。她补充说，在使用纸质图表和电子医疗记录(emr)的混合环境中，医疗机构还必须确保国家承认电子记录是合法的医疗记录。就目前而言，每个州对合法医疗记录的定义可能不同。

设施如何处理休眠记录再次取决于每个州和设施。在HIMSS隐私和安全工具包中找到的指南建议通过横切切碎，燃烧，制浆或粉碎来破坏含有PHI的媒体。相反，HIPAA隐私和安全规则不需要特定的处理方法。他们只是建议受保实体审查自己的情况，以确定通过处置来保护PHI的合理步骤，并制定和实施执行这些步骤的政策和程序。

纳恩建议，对于那些建立医疗记录销毁项目的人来说，国防部的标准是一个很好的起点。国防部的标准通常被认为是档案管理系统必须达到的最低标准。她还指出，医疗机构必须定义医疗记录的内容。例如，在产科病房，母亲的腕带与婴儿的腕带相匹配，通常会被取下，并成为她医疗记录的一部分。在这种情况下，医院必须有一个能妥善销毁记录的供应商。

长老会医疗服务机构使用的流程包括向部门主管发出销毁记录的通知，并附上一份表格副本和一份由经理签署的销毁记录的协议。纳恩建议保留签署的协议，作为部门负责人知道销毁的证据。

在新墨西哥州最大的医疗保健提供商长老会医疗保健服务公司(Presbyterian Healthcare Services)，纳恩估计，存储设施中有8万箱医疗记录，每个月都要处理这些记录。她的职责包括收集并销毁记录。在完成任务后，她会得到一份签名的销毁证书，上面写着被销毁的东西。

通常情况下，医疗信息系统主任负责协调及时和适当地销毁医疗记录。“但是，当然，如果放射学胶片被清洗，放射学主任将参与其中;如果是实验室的玻片，实验室主任也会参与，”纳恩说。

除了医疗信息系统主任之外，卫生记录部门通常也参与了是否、何时以及如何销毁医疗记录的决策。一名隐私官也参与其中，以建立尽职调查，以确保销毁工作符合联邦和州法律，以及设施的书面保留时间表和销毁政策。beplay最新备用网站鲍登说:“一旦做出决定，破坏就很容易了。”

Shred-it是一种可以在现场销毁记录的设施，它按照客户规定的标准对文件进行粉碎。“这些记录是在现场销毁的，有证人在场，这样就保持了监管链，而且不承担任何责任，因为医疗专业人员实际上可以看到这些材料被销毁。”鲍登说:“有太多的例子表明，原本应该销毁的医疗记录最终被放在了它们不应该在的地方。”

这个过程可以很快完成。例如，撕碎-它可以在一到两分钟内销毁大约5000页。“根据设施的大小，完成医疗记录的销毁可能需要一小时到一周的时间。通过在现场进行，工厂里的人可以一直陪伴着材料，”鲍登说。

医疗记录销毁的频率因设施而异。鲍登说:“有些客户按不同的定期时间间隔销毁记录，而另一些客户则在达到一定数量时销毁记录，例如，定期销毁10年或更久的所有记录。”

他指出，医疗保健组织在选择供应商时进行尽职调查，确保公司能够遵守设施的指导方针，这一点非常重要。鲍登说:“一些供应商在粉碎纸张之前对其进行分类，但这只会增加更多的眼睛和手来处理这种敏感材料。”“现场粉碎有助于消除这个问题，因为一旦粉碎完成，我们就会发布销毁证书。”

电子病历呢?
电子医疗记录的销毁也是医疗机构面临的一个主要问题。IT人员必须确保记录被完全销毁，磁带上没有备份。鲍登说:“他们还必须询问笔记本电脑上有多少代的材料，或者有多少版本的电子病历。”

随着越来越多的医疗机构响应数字化的推动，至关重要的是，这些记录必须遵循未来销毁的协议。纳恩说，消除电子记录的麻烦要小一些，因为这些记录是存档到磁带上的。因此，Nunn不会更新档案，而是与IT领导合作，确保采取适当的程序，以确保没有电子记录层的存在。

AHIMA建议将磁消磁作为销毁计算机化数据的首选方法，这种技术可以改变数据在磁存储场中的排列方式，使以前的数据无法恢复，也无法重建。覆盖也可以用来破坏计算机化的数据，但从理论上讲，被覆盖多达六次的文件仍然可以恢复。

鲍登指出了围绕电子病历的另一个主要问题:谁拥有记录中包含的信息。是病人吗?这个机构吗?医生吗?根据Nunn的说法，虽然患者可以访问其记录中包含的信息并有权要求副本，但如果患者在适当销毁记录后提出请求，遵循既定的销毁协议可以保护设施。

保存销毁记录
Bowden建议医疗机构记录被销毁的物品、销毁日期以及用于通过其信息管理系统跟踪过程的授权和协议。

AHIMA建议，医疗记录销毁文件应包括销毁日期和方法、对处置记录的说明(包括所涉日期)、记录是在正常业务过程中销毁的声明，以及监督和见证销毁的个人的签名。它还建议设施永久保存销毁文件。

HIMSS建议销毁日志包含患者的姓名、身份证号和其他关键标识符(例如服务日期);记录被销毁的描述;一般记录内容;媒体类型(纸张、胶片、光盘等);销毁记录的日期和销毁方法;以及销毁记录的个人或公司的姓名和签名。

挑战
销毁纸质记录的机构需要牢记项目的财务后果，尤其是在经济低迷时期。“销毁纸质记录的成本很高，特别是如果你是一家大型机构。重要的是找到一个具有成本效益的供应商，”Nunn说。他还指出，确保记录被销毁到适当的程度，并在将记录运送到销毁设施时遵循安全措施的重要性。

接受二级服务的患者在创建初始文件几年后又创建了一个新文件，这对医疗保健机构构成了另一个挑战。此外，由于如此多的患者对医疗保健的整体方法感兴趣，通常会有不同的专家在不同的地点添加他们的医疗记录，因此可能需要更长时间地保留医疗记录。鲍登说:“医院的管理人员必须对病人的档案进行综合管理，并采取相应的行动。”“医院必须确保这是一个非常严格的程序，每个人都遵守。”

为了保持最新的医疗记录销毁方法，AHIMA建议根据目前的技术、公认的做法以及及时和具有成本效益的销毁服务的可用性，每年重新评估这一过程。

“人们对医疗保健的这一重要方面考虑得不够，”纳恩说。“他们倾向于存储纸质记录，”这就是为什么在销毁的时候，有适当的协议和指导方针是如此重要。

安妮·马西奥斯是宾夕法尼亚州多伊尔斯敦的自由撰稿人。