4月2015

消除收入周期审计的痛苦
桑德拉·阿克林和格兰特·克罗斯曼著
郑重声明
第二十七卷第四页

根管。家庭作业。重组。所有这些术语只要一提起就会引起恐惧和厌恶。它们本身是无害的,因为我们把它们与不愉快的经历联系在一起,所以它们被赋予了负面的含义。

这里还有一个词要添加到这个列表中:审计。不管是因为美国国税局(Internal Revenue Service)的名声,还是因为人们认为这是一场会计审计的威胁,围绕这个词的负面影响已经够多的了,即使是最固执的人在提起这个词时也会颤抖。由于医疗保健具有严格的监管性质,因此在计费、政府授权和日常操作等领域核实合规性并提供监督的审计是职业生活的一个组成部分。beplay最新备用网站

尽管有这种看法,审计并不一定要让组织中的每个人都感到恐惧。通过适当的解释、适当的培训和积极的执行,审核过程可以转化为宝贵的改进机会。

审计变得突出的一个领域是收入周期优化的概念。随着医疗保健行业继续与大规模动荡和利润缩水作斗争,人们更加关注收入周期。要确保卫生保健组织的财务可行性,就需要有效地运行收入周期。实现这一目标的一个方法是进行深入、有效的审计,将负面影响降到最低至关重要。

出售审计
莎士比亚曾写道,玫瑰换了名字闻起来依然芬芳,但一些医疗保健专业人士可能会说,换了名字做审计听起来仍然很痛苦。然而,事实并非如此。语言可以唤起强烈的情绪——简单地提及审计的想法可能会在工作开始之前就破坏工作。完全避免使用这个术语,并将活动定义为回顾、检查或评估会有所帮助。这听起来可能只是表面功夫,但永远不要低估标签对员工态度的影响。

许多员工害怕审计,因为他们认为审计是出错的结果。为了对抗这种解释,可以通过将活动与熟悉的事物进行比较来让员工放松。向他们解释审计更像是一次年度检查,而不是一次大手术。与常规体检类似,将检查生命体征并进行测试。检查完成后,将根据检查结果制定治疗计划。遵循计划以改善个人或整个组织的整体健康状况。向工作人员解释这是一次例行的“健康检查”,让他们更容易理解审计背后没有不可告人的动机。

为了进一步缓解恐慌,明确界定审计类型和审计目标。审计有很多种,包括以收入周期为重点的审计,医疗保健组织必须定期进行。

向员工解释收入周期审计包括广泛的活动,如授权和转介,保险核查和分配,收费,编码,索赔提交,应收账款跟踪,注销,付款和调整,以及客户服务。证明收入周期几乎影响到业务的每一个方面,有助于传达审计职能的重要性。

虽然审计的一个关键方面是发现可能导致收入损失的问题,但积极的结果也应该详细说明。强调审计确认达到和超越预期的部门,并强调在整个组织中共享的最佳实践,以增加整体改进。审计还确定了工作人员的痛点和减轻问题的潜在方法。

最后,解释改善收入周期操作可以提高整个组织的财务可行性,并最终带来更好的工作保障。

审计准备
清晰的沟通有助于减轻与审计相关的压力。开诚布公地告诉自己你会期待什么。让工作人员有机会在公开论坛和私下讨论中提出问题和表达他们的关切。坦白他们的参与,强调他们角色的重要性。让他们知道这是一个改善工作流程、产出、质量和工作满意度的机会,从而赋予他们权力。

审计会让员工感到紧张,主要是因为他们害怕自己不知道的事情。通过定期进行审计来消除这种对不熟悉的恐惧。为审计开发一个内部流程,使员工习惯于审计活动,并使审计过程感觉像是业务操作的正常组成部分。然后,当安排正式审计时,将建立一个舒适级别。

培训是帮助员工准备审核的另一个关键方面。基于内部审计结果的额外培训使工作人员更有信心履行其日常工作职能。在程序和系统使用方面接受过充分培训的工作人员在面对正式审计时更加轻松和有效。

展示结果
尽管审计本身可能会带来压力,但工作人员往往更担心审计的后果。与审计过程的所有方面一样,消除这种担忧的关键在于报告。

总是从积极的方面开始。用好消息抵消每一个消极的发现,并把糟糕的结果视为成长和发展的机会。已经有一个建议的计划来纠正任何错误,并征求员工对前进的反馈。

从管理大师肯·布兰查德的书中吸取一页,他的哲学是“抓住人们做正确的事情”。虽然必须制定针对审核期间发现的任何不符合项的纠正行动计划,但强调员工擅长的领域同样重要。这种类型的积极强化建立了一种鼓励的文化,并为消极的发现提供了重要的平衡。

在展示结果之后,考虑制定计划,其中包括对一致遵守的奖励和对改进可能不足的领域的激励。beplay最新备用网站奖励可以很简单,比如部门午餐或小的象征性奖励。关键是要承认高绩效,同时努力不断改进。

通过公布月度配额、生产结果和最佳“低于”错误率,在部门之间创造健康的竞争是一个好主意,所有这些信息都可以从定期的内部审计中收集到。

总之,让我们回到莎士比亚,他的哈姆雷特说,“没有什么是好或坏,而是思想使它如此。”这种观点甚至适用于收入周期审计:它们没有好坏之分,而是由人们的态度决定的。

如果组织在每个阶段都以积极的态度呈现审计,工作人员就更有可能以积极的态度看待审计。一旦审计被接受,就有了宝贵的改进机会,不仅消除了痛苦,而且组织也走上了优化收入周期的道路。

-桑德拉·阿克林是海耶斯管理咨询公司收入周期转型主管。

- Grant Crossman是Hayes Management Consulting的高级医疗保健顾问。