4月2014

如何使HIT项目步入正轨
罗伯特·n·米切尔
郑重声明
第二十六卷第四页

为了防止HIT项目偏离轨道，行业专家表示，重要的是要计划，建立变更管理流程，并在整个过程中定期与系统用户和拥护者进行交流。

加利福尼亚州奥克兰市Alameda Health System的首席信息官Dave Gravender知道，员工敬业度可以成就或破坏任何HIT部署。事实上，他说，如果变更控制机制已经被计划并构建到过程中，那么就没有理由让项目偏离轨道太远。如果出现问题——可能是由“范围蔓延”引起的，当项目没有正确定义、记录或控制时，就会发生这种情况——重要的是要启动变更控制过程。

Alameda卫生系统项目管理办公室副主任Katya Osipova建议卫生保健组织积极主动，而不是被动反应，采取策略，并在整个项目期间定期与关键利益相关者接触。

为什么会出现延误
纽约Valhalla Blythedale儿童医院的首席信息官和首席信息安全官Roni H. Amiel说，无论组织花费多少时间和精力来准备，延迟是任何IT项目的固有组成部分。他说，拖延通常是不可避免的，原因有很多，包括设计错误、项目范围的变化、采购或合同的模糊性，以及项目的整体复杂性。

由于糟糕的计划是项目延迟的主要原因，格拉文德的团队会监控项目的范围，以确保任务按计划进行。如果他们开始朝不利的方向发展，问题就会得到解决，并在必要时重新调整。

总部位于宾夕法尼亚州的咨询公司Chariot Solutions的首席技术官亚伦•穆德(Aaron Mulder)表示，延误通常是由以下原因之一造成的:

•不完整的需求:当应用程序或应用程序的某些部分准备就绪但不能满足用户需求时，就会出现这种情况。穆德说:“通常情况下，纸面上看起来不错的东西与实际用户使用应用程序的方式并不匹配，或者应用程序处理最常见的情况，但不处理更罕见但同样重要的情况。”例如，最终比最初预期的更复杂的监管报告就属于这一类。

•失踪的要求:应用程序的一些必要部分丢失了，或者在开发应用程序期间，出现了新的需求，现在必须将其合并到计划中。

•集成问题:因为集成通常没有经过充分的测试，所以如果出现故障，在项目结束时就没有时间进行故障排除或有效地修复问题。

可以接受延迟吗?
HIT项目的混乱本质引出了一个问题，一个项目偏离轨道是可以接受的吗?艾米尔说，潜在的延误是可以克服的。他说:“你会意识到项目进度不是永久的，因为任务和利益相关者的需求是不断变化的。”“项目时间表实际上是对可能发生什么以及何时发生的假设。我的工作是继续了解差异的原因，并做出适当的调整，以适应不断变化的环境，这已经纳入了项目的应急计划。”

如果一个HIT项目在Alameda Health System遇到了挫折，医院领导会修改其范围和/或时间表，以满足最初的上线日期。有时，这意味着如果一个阶段必须延迟，则需要重新修改可交付成果。格拉文德说:“例如，如果你打算依次推出三个门诊……你一开始就发现了一个问题，在你继续之前必须解决，我们可能会决定稍后将系统的受影响部分同时推出到所有三个诊所。”

“IT项目规划和保持项目正轨的一部分是，从历史上看，首席信息官们试图将业务和IT封装到项目的范围中，当它纯粹是一个业务或临床计划，而不是一个IT项目。或者对项目的规模和范围有严重的低估，”医疗信息管理学院(CHIME)总裁兼首席执行官Russ Branzell说。

他补充道:“当我还是首席信息官时，我努力实践的，也是我在一年一度的CHIME首席信息官训练营上教授的，是最优秀的组织将明确定义的业务和所有权目标作为项目计划的一部分，并真正对项目的整体成功和交付负责。”

建立的时间
详细的时间表对于项目规划和执行以及了解关键知识领域和流程都很重要，Amiel说。他指出:“考虑战略、功能需求、预算和利益相关者的时间表很可能会成功。”

在构建和管理时间表时，设置和管理期望是关键的考虑因素。因为员工通常都渴望达到管理层的目标，不管问什么问题，格拉文德都会寻求他们认为合理的反馈。“他们可能会说他们可以在周末之前完成一项任务。然后，团队就有责任确保修改后的完成日期是一个合理的时间表。”“然后，如果达成一致，我会让这个人对达成的一致负责。”

如果格拉文德认为时间表不现实，他偶尔会推迟。例如，如果有人建议一个雄心勃勃的时间表，他会调查以确定该建议是否可行。他考虑到工作人员的其他职责，并收集关于如何实现项目目标的细节。他指出:“通常在这些讨论中，人们意识到他们设定了一个无法实现的目标，并同意制定一个更容易管理的时间表。”

阿拉米达卫生系统(Alameda Health System)企业项目管理办公室主任约翰·威特(John Witt)说，对于有严格期限的监管项目，灵活性是有限的。他说:“我们在ICD-10项目中采用了全员参与的方法，包括多种资源，并关注其他医院的做法。”“我们已经建立了变更管理和升级程序来解决任何可能出现的问题，这样我们就可以迅速做出反应，防止出现延误。此外，由于该项目影响到整个组织，因此得到了整个卫生系统领导团队的支持。”

建立合理时间表的最佳方法之一是将较大的项目分成较小的里程碑。穆德说:“通常情况下，大型项目的小部分可以单独交付，但仍能贡献可观的价值。”“这样做有几个优点:较小的里程碑可以更准确地估计，并且每次交付都可以了解开发团队的速度和估计的准确性。”

无论制定什么时间表，每个HIT项目都必须有明确的业务和临床所有权规则。布兰泽尔说:“还必须有承诺和支持，随着项目计划变得更加明确，你必须定期回到领导层，通过组织关系和不同领导者之间的合作来工作。”“这包括准备工作和需要到位的治理，以及项目的所有权。”

罗伯特·n·米切尔是宾夕法尼亚州普鲁士国王的自由撰稿人。