特别展示版2013年4月

如何衡量重复率
迈克·巴塞特著
郑重声明
第二十五卷第七页

是否存在奇异解?行业专家讨论了计算“额外”医疗记录所涉及的各种细微差别。

大多数卫生保健机构早就认识到，它们的主患者索引(master patient index, MPIs)存在涉及数据质量的问题，特别是那些与重复记录相关的问题。

MPI复制率是一个具有重要意义的数字。例如，高比率意味着医疗机构可能会出现缺少临床信息、重复测试和治疗、账单和应收账款延迟以及医疗差错风险增加等问题。

根据AHIMA，医院环境中的平均重复率约为10%。理想情况下，根据设置，最佳实践重复率应小于5%。这就引出了一些问题:这个比率是如何计算的，这个数字代表什么?

根据Lou Ann Wiedemann (MS, RHIA, FAHIMA, CDIP, CPEHR, AHIMA的HIM实践卓越主任)的说法，该协会计算单个数据库中实际重复记录率的指导方针涉及将MPI数据库中的患者记录总数除以单个重复患者记录总数乘以100。单个重复记录的总数是与原始记录不同的额外记录的数量。例如，如果50名患者每人有两条记录，则重复记录的数量将为50。

然而，医疗记录存储和管理公司EvriChart总裁、MBA罗伯特·林奇(Robert Lynch)认为，大多数组织和信息管理供应商不一定使用相同的方法来确定重复记录。

Victoria Wheatley，医学硕士，RHIA，医疗保健软件提供商QuadraMed的患者访问解决方案客户服务副总裁，订阅了一个需要查找任何重复记录的模型。在一对重复记录中，一条记录被指定为“幸存者”，而另一条记录被指定为“退休”，并被认为是计算比率的副本。但她补充说，一些计算方法将重复定义为涉及重复的记录的总数，而不管记录是被视为原件还是副本。

Lynch指出，可能会出现这样的情况，即如果原始记录有多个副本，如何计算原始记录。如果它有两个重复项，应该计数一次还是两次?他说，使用六西格玛方法来计算比率可以使过程更加清晰，也有助于衡量数据完整性的更广泛定义。

在六西格玛方法中，医疗保健组织指定MPI中的每个记录必须代表一个患者，并且是唯一的，与所有其他记录区分开来。因此，MPI“缺陷”是指任何与其他记录代表同一患者的记录。林奇说:“每个医疗卫生中心主任都希望他们数据库中的每条记录都代表一个病人。”“但在某种程度上，你有两个记录代表同一个病人，这两个记录都有缺陷，而不仅仅是一个。根据定义，重复记录会在原始记录中造成缺陷。”

林奇说，使用这种方法有几个好处。他说:“我们认为，重复率不应该是MPI中衡量质量的唯一标准，质量应该有一个更广泛的定义，定义为数据完整性。”“当你扩大缺陷的定义，并将其应用于缺失或不正确的社会安全号码或成像信息等事情时，这可以集成到整体数据完整性措施中。我们认为这是看待这个问题的一种非常有趣的方式，而且很容易理解。”

Evrichart的MPI项目经理Susan接缝同意这一观点，并指出这也是衡量MPI中存在的低效率程度的更好方法。例如，“为了证明或反驳口是心非，需要检查多少行数据?”她问道。“我可能认为，根据AHIMA指南，在100个项目中，我有30%的重复率，但实际上有60行需要检查。”

seam认为，六西格玛方法可以“更真实地看到”需要检查的MPI中包含的数据行数和数据百分比。

更真实的解读
医疗机构真的知道他们的重复率吗?惠特利不这么认为。她说:“他们中的许多人认为他们可以，因为他们从医院的信息系统中运行报告。”“但通常他们会低估问题，因为大多数标准系统中用于重复检测和报告的工具都非常初级。”

然而，Wheatley说，这种情况可能会改变，因为医疗机构——尤其是大型机构——在执行有意义的使用证明、连接健康信息交换或采用新的临床系统时，正在更密切地关注他们的重复率。

还有其他原因表明，机构应该严格控制复制率。企业身份管理解决方案提供商NextGate的首席技术官丹•西顿(Dan Cidon)表示，由于医疗机构在医疗信息系统上投入了大量资金，他们希望能够衡量自己的投资回报。他指出:“你想要提出一个有意义的指标来显示数据是如何随着时间的推移而改善的。”

过多的重复记录可能会产生严重的财务影响。西顿说，研究表明，由于行政负担，一个组织的成本可能接近每条重复记录20美元。韦奕礼说，一位客户进行了一次软件实施成本论证，发现每年在重复更正上花费25万美元。她说:“我们告诉客户，根据我们在成本中考虑的因素，如果只考虑文书时间，每份副本的成本可能低至5至10美元，而一份副本的临床记录可能高达数千美元，而且会产生不利影响。”

Cidon说，如果一个值可以分配给一个重复的记录，“将它乘以代表你(修复错误)花费多少美元的某个因子，你就可以清楚地向管理层解释，如果不让管理人员去寻找彼此分离的记录，他们将获得什么样的投资回报。”

速率还告诉提供商其数据质量问题的程度，并可以帮助它确定需要制定什么样的行动计划。Wiedemann说:“它应该告诉组织需要在MPI和复制上花费多少资源。”

惠特利说，更具体地说，重复率将告诉一个组织它所处的风险水平，因为重复的记录会在临床护理、报销和临床系统采用等领域造成无数问题。她说:“复制有各种各样的风险。“一个非常好的复制率意味着你的风险更低，而高复制率会带来各种各样的挑战，比如更高的临床错误风险。”

她补充说，如果一个组织知道问题的严重性，它不仅可以确定需要某种干预措施，还可以确定响应的优先级，以便能够快速解决某些问题，例如缺少数据元素。

错误检查频率
复制率应该多久计算一次?Lynch说，目前还没有具体的行业标准，但建议至少每月进行一次，这取决于在患者登记层面实施的控制措施。他解释说:“如果你有很好的控制措施，而且你没有制造很多重复，那么你需要比那些没有这么好的控制措施的设施做得更少。”

Cidon说，一些组织每周监测重复率，以推动流程改进，并获得任何后续努力的即时反馈。他说，这应该是一个相当简单的过程，并指出“在我们的系统中(统计数据)存储在一个数据库中，可以通过任何数量的报告工具轻松访问。”

在执行层，Cidon说，管理员希望每季度看到重复的费率信息，以掌握MPI的数据质量。因此，他们可以确定他们的信息管理工作是否获得了预期的投资回报。

惠特利说，医疗机构应该时刻关注他们的重复率。她说:“因为我在一家销售软件和服务的公司工作，所以我有偏见，但这应该是一个持续的过程。”“我曾经告诉一个健康信息管理部门，不管你有什么工具——不管它是坏的还是最好的——你都需要用它来查看复制率，这样你就可以定期掌握它。如果你不能每天都保持领先地位，那么每天都会产生副本。”

Mike Bassett是马萨诸塞州Holliston的自由撰稿人。

MPI的失误对他的主管来说是个人问题
虽然主患者索引中的重复记录可能对医疗保健组织产生重大影响，但对单个患者的影响可能同样严重(如果不是更严重的话)。苏珊·贝利(Susan Bailey)是美国西部一家医院的HIM主管，她既可以作为提供者，也可以作为消费者来谈论这个话题。在过去的10年里，她已经四次成为病人误诊的受害者。

大多数事件本质上都是相当小的，比如收到了一个关于脊椎指压治疗的好处通知的解释，而这个通知从来没有发生过。但有一次搞错了，她没有做CT检查，因为她的医疗记录中没有显示她患有慢性疾病。

在会诊过程中，医生注意到贝利的记录显示她最近做了一次CT检查。“我告诉他，‘我已经好几年没踏进放射科了，除了给他们带来痛苦，’”她说。“他说，‘哦，这就是为什么我总是问病人新的检查，以确保这是他们的。’”

这些信息不仅不正确，还让贝利开始思考，如果她最终被送进了急诊室，接受了一种她没有的疾病的药物治疗，会发生什么。“这有点可怕，”她说。

贝利推测，每一个问题的发生都是由于患者登记过程中出现的错误。这并不奇怪——如果问医疗专业人员大多数重复记录是如何创建的，他们会从与患者姓名相关的问题开始。

NextGate首席技术官丹•西顿(Dan Cidon)表示:“某些数据元素本身结构就不合理。“也许在第一次见面时，病人的名字是利兹·史密斯，而在第二次见面时，她的名字是伊丽莎白。地址也是一样。有成千上万种表示地址的方法。所有这些最终导致的记录很难匹配在一起，除非你有一个非常复杂的、微调的算法来处理这类数据问题。”

贝利说，虽然问题的原因很容易解释，但解决办法却绝非易事。“解决这些问题是一个巨大的挑战，”她说。“我不认为人们真正理解这有多困难。在很大程度上，答案必须取决于事先获得准确的患者身份，因为当(不准确的)信息进入(主患者索引)时，要把它取出来绝对是一场噩梦。”

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