2012年4月9日

在电子病历采购过程中生存下来
维什·梅塔著
郑重声明
第二十四卷第七页

“在三分之二的时候,我想到了那些仍然和我在一起的人。谁能打破僵局?我应该吗?那我就倾尽全力。”

——三届波士顿马拉松冠军易卜拉欣·侯赛因

“我只是尽我所能跑20英里,然后参加比赛。”

——史蒂夫·琼斯,前马拉松世界纪录保持者

这些著名马拉松运动员的话说明了长跑最后几英里的重要性。同样,电子病历购买过程的最后阶段对于试图成功完成旅程的医疗实践至关重要。

的确,购买电子病历需要足够的毅力。首先,医疗实践领导者必须准确定义他们的医疗保健组织在技术、特性和功能方面的需求。他们必须在充斥着数百种产品的市场中进行比较。然后他们需要测试几个领跑者,看看哪个系统实际上是适合他们的实践。

最后,他们找到了几个顶尖的候选人。现在他们所要做的就是拿着价格标签买最便宜的,对吧?错了。相反,实践领导者需要真正掌握成本。

为什么?不幸的是,价格标签上的数字并不能让我们深入了解电子病历的实际成本。根据HIMSS,除了与软件本身相关的成本外,医疗集团实践领导者还需要考虑以下成本:

硬件:医生通常需要购买额外的计算机和服务器来运行电子记录解决方案。一些企业还购买了平板电脑等移动计算设备,以便与电子病历配合使用。

实施与培训:软件供应商通常会在购买电子病历时提供某种培训。然而,实践通常需要在过程中引入额外的培训资源,有时在最初实现之后的几个月或几年。

专业的支持:有了电子病历,医生实践有时需要外部帮助来保持系统的最佳运行,因为现有员工的能力不足。医疗实践通常需要付费聘请律师来审查采购合同,聘请技术专业人员来建立IT基础设施,聘请项目经理来保持实施的顺利进行。

然而,准确地确定电子病历的成本,需要的不仅仅是简单地考虑这些潜在的成本。为了真正掌握财务分类账,医疗实践的领导者必须努力推动,向供应商提出更多深入的问题。

如果需要额外的培训,费用是多少?当然,许多电子病历供应商将提供培训作为其初始包的一部分。但是实践需要弄清楚什么是“免费”提供的。例如,EHR供应商可能会提供整整一周的员工培训,但是当员工不接受系统或当实践雇用新员工时,会发生什么?实践领导者需要考虑这些培训成本。

不要问是否可以将信息导入系统。相反,找出从纸张或现有系统导入人口统计信息的成本。

从其他系统导入患者数据通常需要付出高昂的代价。通常,必须在现有系统和新的EHR之间建立数据桥。了解供应商是否收取建立运行状况级别7国际数据桥的费用,或者是否免费提供此类数据导入服务。

如果包括数据存储,确定额外空间的数量和成本。数据存储对于电子病历用户来说是一个至关重要的问题,并且随着时间的推移变得越来越重要。实践领导者需要找出数据的存储方式和存储位置。此外,他们还需要知道是否对可用存储空间有限制。在此基础上,他们需要评估当前和未来的存储需求,并相应地进行预算。

电子病历最重要的好处之一是它能够以电子方式订购和接收实验室结果。除了确定他们的EHR是否可以执行这样的任务外,实践领导者还需要找出这种集成是否有成本。完成这个项目需要多长时间?完成集成工作可能需要几周甚至几个月的时间,并且中断可能会使组织损失大量的生产力。

什么类型的供应商支持是可用的,在什么时间,成本是多少?大多数供应商在购买EHR系统时都会提供某种类型的技术支持。然而,它可能是有限的。例如,供应商可能只在六个月的正常工作时间内提供远程支持。因此,实践将不得不为下午6点之后需要的支持付费或雇用现场支持。

制定实施时间表,以便更好地了解其实际成本。尽管实现服务本身可能不附带任何成本,但安装软件必然会对实践的工作流程产生破坏性影响。因此,一个需要4个月才能实现的系统将比一个需要4周才能启动和运行的系统昂贵得多。

大多数实践使用大量的表格、图表和字母。实践领导者希望将这些文档转换为数字格式。供应商会执行这个数字化吗?还要确定将纸质文件导入电子病历的成本。免费运输的文件有数量限制吗?

通常情况下,医生实践需要弯曲电子病历的功能,以满足他们的特定需求和偏好。购买价格中包含多少定制?任何额外定制的成本是多少?

护理文件的连续性和护理记录的连续性是病历的重要组成部分。供应商的EHR是否能够支持这些文档的导出,或者开发此功能是否需要相应的费用?

病人能看到他们的医疗记录吗?如果没有此功能,供应商是否计划合并患者门户?如果有,相关费用是多少?

向患者提供他们的临床记录变得越来越重要。患者希望能够上网并输入和访问信息。此外,这种在线交流在满足第二阶段有意义使用的要求方面发挥着更重要的作用。

询问EHR将如何降低成本并帮助组织实现长期的积极投资回报是很重要的。实际上,实践领导者需要确定解决方案是否将改进实践管理,并简化整个过程,以帮助组织以更经济有效的方式运作。

——维什·梅塔(Vish Mehta)是俄亥俄州克利夫兰一家电子病历公司PatientClick的总裁。