2011年3月28日
文件管理和有意义使用要求
罗伯特·n·米切尔
郑重声明
第二十三卷第六页
有一种观点认为，扫描纸质记录必须在促进电子病历采用的联邦计划中发挥更大的作用。
联邦政府是怎么想的?随着医疗服务提供商被敦促将纸质医疗记录转换为电子病历，一些医疗保健领导者想知道，为什么没有在有意义的使用要求中建立激励机制，以考虑将现有纸质记录转换为数字格式的成本。
目前，EHR奖励基金被指定用于治疗大量医疗补助和医疗保险患者并满足HITECH法案规定的奖励标准的办公室医生和医院，即成为认证EHR系统的有意义的用户。然而，这些激励措施并不奖励那些将现有纸质文件转换为数字记录的提供者。对于那些认为这一过程是迈向更加电子化的医疗系统的重要组成部分的人来说，这是一个棘手的问题。
去年，总部位于波士顿的信息管理服务公司铁山(Iron Mountain)呼吁医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)扩大有意义使用激励措施的范围，以联邦补贴奖励数字化纸质记录和清理患者数据库的供应商。铁山在回应CMS的《规则制定建议通知》时提出了建议。
数字化的激励措施
在当时的评论中，铁山高级副总裁兼医疗保健总经理肯·鲁宾告诉CMS，“在今天的医院里，管理病人的记录是由系统、流程和决策的低效拼凑而成的。如果一家医院在存储和管理硬拷贝医疗记录方面的流程很差，那么简单地将它们数字化只会加剧混乱，而无助于解决问题。
他补充说:“首先简化纸张存储和处理记录的工作流程的卫生系统不仅为电子病历建立了正确的框架，而且还可以节省多达100万美元的资金，帮助他们过渡到电子病历。”
虽然这些评论被置若罔闻，但有人指出，向电子病历的转变将是一个多年的进化过程。鲁宾说:“因此，在未来十年的大部分时间里，我们可以合理地预计，医院和医生办公室将采用一种组合或混合的方式，其中一些信息将是电子的，而其他信息将是纸质的。”
铁山认为，如果更多的医疗服务提供商转向数字技术(即有序扫描医生、护士和药物记录等文件)，就可以减少医疗行业对纸质文件的依赖，并加速电子病历的采用。
“如果没有这一点，我们将生活在一个无人区，一些病人的信息是电子的，一些是纸质的。ARRA立法的一部分，HITECH法案，鼓励实施电子病历，但没有任何激励将纸张转换为数字。没有关于扫描等支持服务的细节，”鲁宾说。“就此而言，数据保护属于同一类别。我们看到，成千上万的医生在使用电子病历的同时，却不知道如何正确备份数据，这可能会使医疗信息处于危险之中。我们认为这应该成为电子病历护理和喂养定义的一部分。”
医学博士，FACEP, EDIMS的首席医疗官和新泽西州圣巴纳巴斯卫生保健系统的一部分克拉拉马斯医疗中心急诊科主任John Fontanetta说，数字记录的目的是使相关信息随时可用。他说，除了决定应该包括哪些类型的数据外，知道应该遗漏哪些数据也同样重要。
丰塔内塔说:“当你去找临床医生，询问什么是重要的事情时，他或她希望深入了解病人的医疗问题，这些问题是否已经解决或仍在继续，是否有任何药物、过敏、手术/病史，以及测试/实验室结果。”“这位40多岁的病人在两岁时是否接受过一次健康的婴儿检查，临床医生真的不在乎。这不相关。然而，如果患者在2岁时对青霉素过敏，这将是相关的。”
理想的激励
丰塔内塔表示，压缩交换的信息量将使数字记录系统更有效。“我认为一些概要会很有帮助。医生总是这样做。”他说。“例如，如果我把一个病人送到骨科医生那里，他不会把整个医疗记录传回来。相反，他发送了一份访问概要。这就是我想知道的。但在数字时代，我们将面临的一个问题是，我们将获得过多的数据，我们不可能完整地看待它们。我们需要一种更聪明的方式，以简洁的方式呈现信息。”
丰塔内塔说，为了推进这一概念，需要采取激励措施。“我的建议是鼓励创建患者记录的摘要。例如，假设我是一名儿科医生，治疗了一个病人12年。如果我能写出一页纸的、统一的概要，那就太好了。”
总部位于西弗吉尼亚州的文件管理公司EvriChart的首席运营官约翰•金(John King)表示，有意义使用的概念对许多提供商来说很难理解，因为“准备就绪的程度是如此不同”。他也是鼓励医疗机构将纸质记录转换为数字记录的支持者。
金说:“尤其重要的是，当病人要求提供他们的记录副本时，合格的提供者有48小时的时间来解决这个问题。”“如果你的记录散落在各个存储单元中，或者在医疗卫生部门以书面形式存档，这就很难做到。这与有意义的使用是密切相关的，有动机去使用它。这是公众刚刚开始意识到的一个重要部分。HIPAA规定医疗服务提供者有30天的时间检索病人的信息。这是一个巨大的差距:一个月vs两天。我不知道102天，更不用说两天的时间，是否足够一家医疗机构对所有病人进行定位、汇总、扫描，并将其转换成电子格式。”
具有讽刺意味的是，根据Evrichart首席信息官Tony Maro的说法，医疗机构可以满足所有有意义的使用标准，但仍然无法在48小时内为患者提供其医疗记录的数字副本。
总部位于辛辛那提的Cintas全球医疗保健经理汤姆•格里加(Tom Griga)也支持将纸质临床信息转换为有意义使用所需的数字格式的想法。
“由于HITECH法案已经实施，推动了电子病历的使用和电子病历的未来愿景，电子病历供应商通常不重视当天扫描，”他指出。从历史上看，大多数EMR供应商都无法获取填充数字记录所需的大量数据，也没有适当的程序来存储如此大量的数据。它们在将当前关键信息(也称为标准化数据)放入系统中做得很好，但没有解决历史数据的重要性。当病人出现时，医生/临床医生会想知道病人的全部病史。”
纸张到数字的转换
最常见的患者信息请求，无论是纸质还是电子格式，包括出院总结、医生和护士记录、手术记录和实验室/放射结果。
金说:“明智的医院会提前一年或两年计划，以确保这些纸质记录可以在医院的存储区域内访问，或者可以从供应商那里及时周转这些信息。”“因为我们的软件是从头开始编写的，所以我们通常可以在20分钟内处理一个请求。我们只向客户发送他们要求的三、四份文件，仅此而已。”
一旦实现了将纸质记录转换为数字记录的现实，其他挑战仍然存在。例如，如何处理遗留数据以避免“孤立”?最近，一家医院遇到了数据丢失的问题。在更换了放射科系统和所有不在纸质图表中的放射报告(因为它们现在被认为是电子病历的一部分)之后，一名工作人员注意到患者文件仍留在服务器上。当被询问时，电子病历供应商告诉该机构，他们不会将这些记录加载到系统中。
Maro说，供应商有几种选择来补救这种情况。“你可以并行运行系统，直到记录被销毁，这可能需要10年、15年或一辈子。或者另一种选择是将孤立的数据导出到纸质图表中，”他说。“当你将一个系统转换到另一个系统时，这将是电子病历的一个持续挑战。总会有一些类型的数据被留下，只是不匹配。你要拿它做什么?……这说明了在实施电子病历时，规划和实施过程中必然会出现的漏洞。”
根据格里加的说法，医疗机构在从纸质向数字化转型时必须做的第一件事就是制定一个涉及所有医疗领域的战略计划。与此同时，必须确定一名医师冠军。
格里加说:“这个人需要理解数字历史视角的重要性，以及从预加载的角度来看到底需要什么。”“在考虑转换什么以及如何转换时，匹配当前EMR供应商的信息并以这种方式增加重要价值以在整个组织中共享是至关重要的。这种信息共享在患者护理和治疗方面非常强大，如果处理得当，可以在未来多年将医疗保健组织与竞争对手区分开来。”
罗伯特·n·米切尔(Robert N. Mitchell)是宾夕法尼亚州普鲁士国王的自由撰稿人。
