3月2020

EHR内幕:平稳的数据迁移促进了EHR的实施
乔·贝纳德罗著
郑重声明
第三十二卷第二页

十年前，医疗机构急于实施电子病历，以获得有意义的使用奖励。由于这些技术在某些方面未能完全达到预期，或者没有充分发挥其潜力，因此今天的设施仍在努力寻找最有效的技术。事实上，组织报告说，电子病历已经造成了一系列问题，包括患者安全问题、收入挑战、提供者压力增加和倦怠。

与此同时，没有经验或知识的组织在不太理想的条件下开始了他们的技术之旅，即没有数据标准化和全面的规则来为他们提供稳定性。

考虑到问题的范围，一些组织选择换掉他们目前的电子病历以获得不同的外观也就不足为奇了。虽然这种策略有可能缓解当前的问题，但如果没有充分的规划，新技术可能只是解决现有问题的权宜之计，或者更糟的是，使组织无法访问其所依赖的遗留数据来开展业务和提供高质量的护理。

成功的基石
作为迁移到新的电子病历的第一步，组织应该寻求建立协议和结构，以实现更好的决策制定、优化收入、支持质量报告和避免错误。为了生成全面的事实来源，组织必须确保所有相关的遗留数据都被转移到新系统以及任何集成解决方案中的正确位置，使提供商能够轻松访问它们。

电子病历不能方便地删除、翻译和放置数据。正确的数据迁移不仅仅是使用数据迁移软件并希望得到最好的结果。当组织拥有严格和标准化的协议时，数据迁移软件理论上可以工作，这些协议可以在技术的生命周期内进行通信、更新和遵守。

当单独使用时，这种解决方案经常会丢失、放错位置或混淆数据，因此它们在新系统中不容易获得，这种情况可能会产生严重的后果。例如，当提供者试图从遗留系统中找到相关信息并将其重定向到正确的位置时，临床人员的工作效率就会下降。由于医疗服务提供者不及时处理数据缺口，或者没有意识到系统缺少患者护理所需的关键信息，患者安全问题的风险也会增加。

因此，在使用新的电子病历系统后，医生必须在每次病人就诊时花费额外的时间来更新问题清单、过敏、药物和免疫(通常称为PAMI)以及社会、家庭和手术史等信息。这些挑战提高了系统实施的成本，增加了风险，并导致供应商进一步受挫和倦怠。事实上，实现一个新的EHR的最大开销通常是上线后几个月生产率的下降，其成本是软件本身价格的几倍。

此外，当新系统显然仍然存在数据一致性和可访问性问题时，它可能会影响提供商对该技术的看法，导致他们对其价值和有用性形成负面印象，这种印象即使不是不可能克服，也是很难克服的。

采用策略性方法
产生更可靠的临床真相来源的数据迁移策略涉及将技术与人类专业知识结合起来。在此策略中，组织在开始运行之前使用数据迁移技术来初始移动数据。然后，它将利用临床专家来审查每个记录，以确保在遗留系统中发现的关键信息，如患者过敏、测试结果、当前药物和病史，准确而完整地包含在新解决方案的适当领域中。

尽管组织可以为这项工作招聘自己的临床专家，但就员工时间、带宽和负担而言，这是一项代价高昂的提议。选择这种方法的设施应该允许工作人员有足够的时间来挖掘数据。

另一种选择是利用外部资源来验证从旧系统到新系统的完整数据迁移。马萨诸塞州总医院(Massachusetts General Hospital)的医师组织(Physicians Organization of Massachusetts General Hospital)在迁移到新的EHR时选择了这条路线，与供应商合作，确保其1500名医生的所有相关数据都被正确传输。

由于错误率高，无法单独使用自动化解决方案，因此麻省总医院及其合作伙伴通过外部训练有素的药剂师和医生，在计划就诊之前转换和转移遗留药物清单，实施了集中和标准化的解决方案。为了指导这项工作，制定了详细的药物转移协议，克服了涉及处理跨越12个时区的数十万患者记录的监管和技术障碍，并创建了识别患者药物清单的排队算法。

外部临床医生比较新旧系统的用药数据，做出适当的纠正和调整。与仅依靠技术和内部人员的姐妹组织相比，该项目在几个月内进行了试点和运营，为麻省总医院节省了30,000个工作小时。麻省总医院的质量评估显示，临床数据迁移项目的准确率达到了99.88%。

2018年，布里格姆妇女医生组织(BWPO)采用了类似的数据迁移策略。2015年，当布里格姆的其他诊所采用新的电子病历系统时，该组织的工作效率急剧下降，医生在使用新的电子病历系统时，每条患者记录要花费4分钟以上的时间。

通过将外部临床资源与技术相结合，BWPO在整个组织内节省了6000多个医生小时。团队会审查医生一周的时间表，并根据哪些病人会来就诊，对图表进行优先排序。系统的过程允许数据的周到传输，提供新旧记录的并列审查以确保准确性，并在预约之前将患者信息传递给提供者。

航向修正是可能的
通过结合使用技术和人员专业知识来促进数据迁移，组织可以减轻实施电子病历所涉及的风险，改善患者护理，并从长远来看节省宝贵的临床医生时间。此外，快速实现新技术可以缓解访问问题、成本影响和护理质量问题，这些问题可能会无限期地困扰那些缺乏考虑的组织。

这种方法对于任何医疗保健组织都至关重要，无论是引入新技术，还是将新获得的实践和医院纳入其中，并将其转化为现有的解决方案。这种方法不仅可以简化迁移过程并减轻工作人员的一些负担，而且还可以作为一种工具，在医疗保健组织合并时简化迁移。更重要的是，这个过程最终可以帮助组织建立一个有价值的临床工具，以满足电子病历的初始目标:促进安全和可靠的患者护理。

-乔·贝纳德罗是IKS Health的首席战略官和联合创始人。