3月2017

转录壳游戏
戴尔·基维，MBA
郑重声明
第二十九卷第三页

HIM领导者知道如何衡量制作高质量文件的成本，但是当IT参与其中时，会发生什么呢?

有时候，事物变化越多，却越保持不变。在过去，成功的医疗转录服务的定义是让医生满意，及时提供高质量的文档，并控制总流程成本。和大多数其他服务活动一样，这是一件需要同时兼顾三个方面的事情:你想要好的服务，想要快的服务，还是想要便宜的服务?

随着基于互联网的应用程序的广泛使用扩大了转录服务的地理覆盖范围，基于软定义成本、质量和周转时间(TAT)测量的市场份额竞争变得激烈。行业很快发现，并非所有人都以同样的方式衡量这些变量，骗局开始了，尤其是供应商如何计算成本和质量。

为了帮助消除这种混乱，AHIMA与医疗保健文档完整性协会(AHDI)和医疗转录行业协会(MTIA)(分别代表转录劳动力和业务经理)联合起来，制定了明确的成本、质量和TAT标准，使买家能够有效地比较和对比供应商，消除合同歧义，并对服务负责。

今天的转录壳游戏
在过去的几年里，转录服务市场得到了戏剧性的整合，这是由广泛的语音识别部署引发的，其次是在ehr驱动的市场中出现了以医生为中心的文档。这两种发展都严重挤压了传统服务供应商。

随着经过认证的EHR开始消除大量传统服务，提供前端语音服务的竞争对手将他们的注意力从传统的HIM部门转移到EHR供应商和IT部门，并采用“如果你无法击败他们，就加入他们”的方法，这是完全有道理的，因为他们推动了所有的行业交易。

随着这种转变，这些供应商似乎背弃了HIM社区，并鼓励了HIM与IT的政治斗争。前端语音被认为是未来不可避免的潮流，因为它消除了转录劳动(成本)，由医生控制(质量)，并即时传递文件(TAT)。对于首席财务官和首席信息官来说，这一说法听起来很棒。

骗局又开始了。

有趣的是，一些供应商似乎愿意蚕食他们自己的服务合同。这样做的逻辑似乎是为了避免管理众多人员的头痛，因为纯技术销售的利润率要高得多。在某些情况下，买家并没有看到多少节省，尤其是在把所有的实施成本和每年的每用户许可费加起来之后。

不管动机是什么，没过多久，一些以技术为中心的供应商就认识到，在如何衡量成本和质量以比较供应商方面，HIM部门所取得的清晰度在it社区中根本不存在。

医生的满意度
在过去的几年里，医生对临床文件的满意意味着系统总是可以口述，报告准时无误地返回。如果供应商改变了，每个人都尽最大努力无缝过渡，以使医生满意。然而，政府强制采用电子病历迫使医生改变他们的记录方式，不管他们喜欢与否。

遗憾的是，业界很快了解到，医生的效率在电子病历设计目标列表中相当低。因此，医生对记录过程的满意度受到影响。然而，一个被忽视的事实是，负面反应并不仅仅是由于医生被迫采取不同的做法。电子病历工作流程将医生变成文档专家的事实被忽视了。

似乎电子病历越复杂，供应商就越能通过承诺消除传统的转录劳动以及部分传统的编码支持来证明购买成本的合理性。工作流图表和给CFO和IT部门的演示让这一切看起来很简单。然而实际上，报告显示，与传统的转录相比，新的工作流程使医生每天的工作时间增加了60到90分钟。

尽管竞争厂商吹嘘其生产力工具的相对效率优势，但在所有EHR环境中，由于文件需求的增加以及医生在生成和输入内容方面的固有角色，医生看到的病人更少。例如，一位不愿透露姓名的首席运营官表示，一些长期医生声称，由于病人数量的减少，他们每年的个人收入减少了8万美元甚至更多。EHR供应商推荐的唯一选择是实现前端语音识别或雇用抄写员。在任何一种情况下，要回到以前的病人访问率，需要花更多的钱。

尽管现有的技术可以通过自然语言处理来处理传统报告，从而自动抽象离散数据并自动填充经过认证的结构化报告，但回归传统的转录方式还是被视为老派。这使得医生首选的文档创建具有所有下游优势的认证EHR。反对者认为这是一种倒退，成本太高。支持者说，计算一下，并将其与减少每位医生病人负担的成本进行比较。但是，考虑到企业在电子病历上投入的时间和金钱，他们往往很难承认错误的严重性。

文档的质量
这就是当前骗局愈演愈烈的地方。过去的研究表明，依赖于前端语音识别的临床文档工作流程方案比传统转录(每份报告0.33到1.33个错误)传递的错误多四倍，而带有医生自我类型工作流程的点击式系统则要糟糕得多(每份图表7.8个错误)，如何衡量质量再次成为一个模糊的问题。愤世嫉俗的人可能会说，这是HIM专业人员的优先事项，而供应商则更多地将其视为篡改关键绩效指标(kpi)的机会。

2010年7月，AHIMA、AHDI和MTIA更新并扩展了以前的成本、质量和TAT标准，同时保留了一个长期存在的、直接的文件质量评分系统，该系统为不同类型的错误分配分值。例如，标点或拼写错误的分值为1，而影响医疗的错误(如误用医学术语或人口统计错误)的分值为3。无论使用何种文档创建工作流方法(传统的转录、前端或后端语音识别、医生自我类型等)，这些标准都适用。

大多数外包服务合同都要求保持至少98%的准确性。但是请记住，AHIMA标准要求的分值分数为98，而不是98%的准确率;这两者之间有很大的区别。一些供应商利用了这种差异。

配置后端语音识别软件来计算文档中的单词数量并跟踪在初始编辑阶段更改的单词数量是相对容易的。这并不意味着语音识别草案是准确的，或者改变的单词数量导致了真正的质量文档。

在美国，平均一份急症护理文件包含300到350个单词。如果你把每一次修正都看作是报告中所有单词的百分比，那么对语音识别生成的草稿进行六到七次修正仍然有可能达到98%的准确率目标。显然，在HIM世界中，任何有六个错误的文档都是不可接受的。更重要的是，质量审核发生在初始编辑阶段之后。

要警惕供应商提供电子表格类型的“质量报告”，表明强有力的数字结果，而没有描述审计中发现的错误类型和所采取的纠正措施。(这实际上是对他们的语音识别引擎的不完整质量评估，而不是对最终报告的真正质量评估。)收到这种类型质量报告的组织应该检查他们的合同是否引用了AHIMA标准。如果没有这样的语言，请确保在下次更新或更换供应商时添加它。

值得注意的是，AHIMA质量标准是基于错误类型扣除的文档得分为98或更高。考虑到单个文档错误(一个误用的医学术语)可能导致扣分3分和不及格分数97分，在质量审计中获得错误类型的详细信息是必要的。如果不这样做，则意味着供应商没有提供符合AHIMA最佳实践的质量评估。

服务成本
服务成本似乎是其中最活跃的一个外壳。很久以前，与服务合同相关的成本是直截了当的。起初，卫生保健组织被期望按小时付费，然后按页付费，然后按行付费，现在按照AHIMA的建议按可见黑色字符(VBC)付费。每向更小、更精确的计量单位迈进一步，都有望终结猖獗的计算交易量的空壳游戏，这种游戏让整个行业蒙上了一层黑眼圈。

在以数量为基础的转录市场中，供应商的生死存亡高度依赖于他们的65个字符行或VBC率。不幸的是，这促使一些供应商人为地夸大数量，这样他们就可以提供更低的费率，同时有效地对每个文档收取更高的费用。这种基于数量的空壳游戏帮助一些供应商获得了成功，同时使许多其他供应商破产。

转向VBC标准在很大程度上是由创意供应商推动的，他们在合同中注明“所有有助于文件最终外观的角色”。不幸的是，这允许供应商计算电子数据，这些数据定义了要使用的字体、设置页边距的位置，以及其他文档格式问题，这些问题确实“影响了文档的最终外观”，但实际上只是夸大了每个报告的总容量。

最近，这种夸大交易量的骗局以一种全新的方式获得了新生。无论合同是针对内部员工的技术协议，还是包含独立技术组件的全面服务合同，新游戏都是关于每个文件的“行业标准”。具体地说，对于此类内容，有些供应商合同引用了每个文档的“行业标准15信用额度”。任何行业协会(AHIMA、AHDI或MTIA)都没有采用或鼓励这样的页眉和页脚体积标准。

HIM专业人员知道，行业平均页眉和页脚可能是三到五行(最多)，这取决于特定设施的报告格式。更重要的是，如果文档上传到EHR，页眉和页脚内容通常会从转录工作中剥离出来，直接从EHR生成。因此，使用的体积为零。

即使页眉和页脚内容没有被EHR剥离，大多数供应商也承认，如果在买方的推动下，在竞争性招标情况下，这些内容是免费的。HIM专业人士知道这一点;最有可能的是，首席财务官和IT部门没有。

这种特殊的壳游戏的影响是显著的。例如，考虑一般的急症护理文档，它包含50到55行。额外增加15行页眉和页脚会使文档体积增加27%到30%。放射学文档平均每份文档只有10行，但加上页眉和页脚，它们就不再像看起来那么便宜了。

炮弹停止了移动
现在，为了追求有意义的使用而进行大规模流程再造的动机已经开始消退，医疗保健组织正在重新评估他们的医生满意度、文档质量和总流程成本。不幸的是，当组织喘不过气来的时候，许多组织留下了空空如也的口袋、不高兴的医生、可疑的质量问题和可疑的定价。

毫不奇怪，在这同一动荡时期，信息治理和临床文件改进工作已成为成功的卫生保健组织的关键组成部分。到目前为止，大多数这些努力都集中在过程再造、质量控制和法规遵从性上。beplay最新备用网站展望未来，期望医生满意度、针对KPI目标的测量改进和成本控制再次成为主要目标。随着这种调整，供应商关系和临床文档流程交付的结果将被重新评估。

随着这种未来的形成，记住在EHR实现的热潮中吸取的教训是很重要的，即分离it和HIM会导致比它所节省的更多的组织痛苦和成本。这种分离助长了转录壳游戏，对医生满意度、文件质量和总体流程成本产生负面影响。

现在是时候让HIM发挥领导作用，掌握数据分析，做一些大扫除了。如果供应商不遵守AHIMA临床文档质量管理和最佳实践指南，或者对页眉和页脚收费，必须有人准备好点名。

戴尔·基维，MBA, FutureNet业务发展副总裁，将主持AHIMA基金会的编码效率和准确性研究，该研究计划于2017年春季启动。