3月15日
离岸转录:适合航海的选择?
Lisa A. Eramo著
郑重声明
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在国际旅行中发送医疗记录之前，供应商需要采取措施确保敏感数据得到一流的处理。
对于一些医疗机构来说，将机密患者信息发送到世界另一端进行转录的想法可能听起来有点伤脑筋，但在当今相互关联的世界中，即时和高安全性的数据传输，专家表示，如果供应商愿意花时间检查和权衡各种选择，那么离岸转录的意义就比表面上看到的要大得多。
“在过去两年里，我们看到客户比过去更多地选择国际化。在全球范围内，公司对国际劳动力资源更加开放，”佐治亚州阿尔法雷塔市preccyse Solutions的转录副总裁莎伦·弗雷默说。Precyse为其客户提供离岸或留在国内的选择，将不到一半的转录业务发送到国际。在这一比例中，几乎所有项目都是通过一个印度合作伙伴完成的，该合作伙伴在过去八年中与该合作伙伴拥有共同所有权。
俄勒冈州波特兰的Apgar & Associates, LLC公司总裁克里斯•阿普加(Chris Apgar)说，毫无疑问，离岸转录行业正在增长。他补充说，菲律宾和印度市场正在引领这一浪潮。
成本节约可能是使用离岸转录的原因之一。弗雷默说，如果选择范围广泛的国际旅行，平均可以节省15%到20%的费用。她补充说，海外医学转录员(MTs)中的许多人都经过严格的培训，甚至可能本身就有医学背景，他们也可以帮助解决美国的转录短缺和工作过剩问题。
破译印度公司的老板维尼·尚卡尔(Vinnie Shankar)说，他完全与美国公司签订合同，过去几年生意一直很稳定。他的公司有270名员工，总部设在印度班加罗尔。他说，在那里，即使是最有经验的MTs(其中许多是男性)，平均月薪也只有500美元。
虽然节省成本是一个主要的动机，但这并不是考虑离岸选择的原因，Kathy Nicholls说，她是MT Tools Online和医疗转录培训联盟的主席，位于科罗拉多州普埃布洛，“我相信有一些非常合格的医疗转录员不住在美国，”她补充说，特别是巴巴多斯，拥有大量技术熟练的劳动力，可以产生高质量的工作。
其他人有不同的意见。克里斯·西蒙斯(Chris Simons)是缅因州韦斯特布鲁克斯普林港医院(Spring Harbor Hospital)的利用管理和HIM主管、隐私官。在美国，除非有可怕的财务理由，否则不会考虑离岸选择。她说，风险大于收益，特别是从安全的角度来看，将MT工作保留在国内也可能有助于提高她认为这是一个收入过低的职业的工资。
有一种看法认为，将信息发送到海外会带来安全风险，但这并不一定是正确的，阿普加说。他指出，从技术上讲，医院在任何时候远程发送数据都是有风险的，无论他们是在街上发送数据还是在世界各地发送数据。
阿普加说，尽管HIPAA没有禁止医院将医疗服务外包到海外，但有时很难让其他国家对美国的法律负责。然而，这并不意味着一旦违规发生，就没有追索权。国际金融法庭可能会提供一些解决方案;另一种选择是简单地扣留付款，因为没有遵守合同义务来保护信息。Apgar说，转录公司被认为是商业伙伴，无论它们是在美国还是在国外。“有很多国家都有自己的隐私和安全法，所以你也可以在他们自己国家的法庭上追究他们的责任，”他补充道。
破译印度公司长达六页的保密协议引用了2000年的《印度信息技术法》，并规定纪律处分可能包括立即解雇或对每个MT支付5,000美元的违约金。所有员工还必须签署政策，解决电子邮件通信、传真请求和电话等受保护健康信息的安全问题。
当与离岸供应商签订合同时，一定要包括引用所有适用法律的赔偿语言，包括离岸国家的法律以及HIPAA。合同还应明确规定违约通知的预期费用和任何相关费用。HITECH法案要求BAs遵守HIPAA隐私规则和整个HIPAA安全规则的使用和披露条款，并对发生的任何违规行为承担责任。
以下是供应商在考虑离岸方案时应该问的几个问题:
•离岸供应商如何确保安全?在考虑安全性时，医院需要记住有两种类型的数据必须受到保护:音频/语音文件和转录数据。一些公司使用安全的国内平台来存储所有数据。这允许更高的安全性，因为所有的数据驻留在国内平台，防止离岸mt下载信息到他们的本地计算机终端。其他供应商在国内和海上平台或计算机终端之间传输文件。Fremer说，这种选择并不理想，因为海上MT能够将信息下载到海上平台或本地计算机上，在那里他或她可以复制、操纵或传输信息。
“最好的在线转录软件服务是加密的，使用专用服务器，这意味着硬拷贝或电子数据不需要通过不太安全的渠道，”基于网络的转录软件提供商Emdat的首席执行官兰迪·奥利弗(Randy Olver)说。“这种安全性是一个巨大的好处，无论数据是在大厅里、街对面还是在世界各地传输。”
Emdat使用一个集中式的数据中心/服务器，数据流入和流出。拥有EHR的客户依赖其ShadowLink应用程序(安装在客户设施中)从服务器提取数据并将其记录到医疗记录中。授权用户只能访问分配给他们的听写。复制和粘贴功能是可能的;但是，用户只能访问自己创建的数据。
•我可以追踪每条记录吗?一些平台允许医院实时跟踪和审计记录。Precyse和Emdat都允许授权用户查看详细的作业审计，显示特定文件是否已转录、等待转录或正在进行质量保证过程。客户端还可以查看这些活动的日期和时间，以及相关的用户名。
Apgar说，询问离岸供应商是否可以提供审计日志，显示每个用户访问和传输数据的情况也很重要。他补充说，根据HIPAA安全规则，这是一种技术保障措施。
•物理环境是否安全?一些离岸公司要求所有员工在安全的环境中工作，而另一些公司则允许员工在家工作。Fremer说，尽管美国mt在家工作的趋势越来越多，但对于海外mt来说，在受控环境中工作可能更安全。
在破译印度，所有员工都在现场工作，并在视频监控下工作，除非他们得到客户的特别授权，可以在家工作。此外，该公司还使用生物识别设备来防止未经授权的人进入生产机房和服务器机房。所有设备的数字记录都被保存、审查和审计。
•灾难计划是什么?Fremer说，离岸公司应该有一个灾难响应计划，以防天气或其他类型的操作灾难或中断发生。他指出，如果离岸供应商没有做好准备，而国内公司必须暂时将转录带回国内，这可能是毁灭性的。
例如，离岸供应商应该能够在一条线路被切断的情况下演示多条互联网线路和路由。Precyse的印度合作伙伴有一条东海岸和西海岸的航线。此外，Precyse最近还聘请了另一家印度供应商(位于不同的地理区域)，作为其主要供应商的后备，以防出现工作波动、天气复杂或连接中断的情况。
Shankar说，除了与天气有关的灾害，还有抗议、政治集会、当地节日和其他影响日常生活的活动。破译的班加罗尔办事处是五个分支机构之一，有助于实现人力多样化，并确保在出现挑战时持续工作流程。
Nicholls表示，一定要询问离岸国家的法定假日，因为当离岸员工不在时，这些假期可能会影响工作流程和生产力。
尚卡尔说，供应商还应该能够证明其互联网连接是稳定的。他说，许多公司致力于较小的带宽，这些带宽可能无法连接到国内的虚拟专用网络。
•离岸公司多久接受一次审计?Precyse每年会派代表两次对离岸供应商进行审计，以确保遵守服务水平协议。beplay最新备用网站此外，为了证明满足标准，它进行每日、每周和每月的服务水平协议验证和审计。它还需要关于每个客户的周转时间、mt特定的审计结果、记录的图表数量以及是否有任何波动的每日审计信息，以及关于周转时间或质量低于标准的文件化行动计划的状态更新。
破译印度公司每季度接受一次HIPAA审计，审计由与美国客户签订合同的个人执行。个人通常通过信息系统审计和控制协会认证为信息系统审核员。
•离岸mt接受什么类型的培训?Nicholls说，具体询问HIPAA培训，并坚持提供所有培训材料或测试的副本。
关于英语语法、拼写和理解的训练也很重要。尚卡尔说，学习英语有时是海外医生面临的最大挑战。在破译印度，所有员工都接受HIPAA教育，并接受为期四个月的强化培训，重点是医学术语和英语。他补充说，医生担任培训项目的导师并不罕见。
Fremer说，一些供应商还聘请了一名英语专家来协助培训中的语言部分。
尼科尔斯说，实际工作经验和培训同样重要。她说:“许多刚毕业的毕业生或那些从短期培训项目毕业的人可能在临床工作方面很出色，但不能处理医院急症护理的工作类型。”
•如何处理查询?由于语言障碍和口述不清，询问是不可避免的。当出现问题时，一定要询问供应商将如何处理。离岸mt是直接询问客户还是通过另一个中介供应商?Fremer说，preccyse提供了标准的听写模板，mt可以用它来引用某些单词，但离岸mt也有一个标记账户的流程。
•什么是质量保证过程?对于没有达到要求的准确率的mt，离岸供应商应该有一个合适的流程。例如，不符合要求的mt应该将他们的工作通过多个质量保证级别，直到比率与合同中概述的相同，Fremer说。当质量审计发现MT没有按要求执行时，应该采取适当的步骤，根据需要提供额外的培训。
•周转时间是多少?弗雷默说，不要让供应商欺骗你，让你认为国际业务需要更长的周转时间。许多供应商为所有国际业务提供12或24小时的周转时间。Fremer说，Precyse提供8小时的周转时间，医院应该要求最适合他们治疗病人的需求，符合监管准则，并最大限度地减少出院非最终账单账户。因为供应商每天都提供周转时间，所以Precyse会密切关注何时没有满足这些时间。在启动联合行动计划之前，供应商有24小时的时间来改善其绩效。如果供应商在周转时间上继续落后，可能会招致经济处罚。
Fremer说，询问供应商如何处理需要即时周转时间的情况尤其重要。“我知道这是一些客户的痛处，”她补充道。“他们正在与国际供应商合作，需要立即恢复工作。这是一个繁琐的过程。”确定工作流联系人有助于减轻负担，特别是当离岸供应商在半夜需要立即返回时。
尚卡尔说，在破译印度公司，有一个24小时全天候服务的服务台。
弗雷默还表示，一定要咨询一下语音识别技术，因为这项技术可以将国际生产力提高45%至50%。
•保险范围是什么?弗雷默说，因为医疗保健是一项每周7天、每天24小时运行的业务，所以拥有全天候的服务很有帮助。在进行离岸外包时，时区差异往往对国内公司有利，因为印度等其他国家的白天是美国的夜晚。她指出:“医院在晚上有一个更强大的工作池，以确保工作准确及时地完成。”
Lisa a . Eramo是罗德岛Cranston的自由撰稿人和编辑，专门研究HIM、医疗编码和医疗监管主题。
