2013年3月
你好EHR，再见他?-重新思考电子环境下机电专业人员的角色
Lisa A. Eramo著
郑重声明
第二十五卷第五页
Melissa M. Martin, RHIA, CCS，西弗吉尼亚大学医院(WVUH)的首席隐私官和HIM主任，她知道如果她计划在医院实施电子病历后将大部分(如果不是全部)HIM工作人员转换到新的角色，她必须进行战略思考。更复杂的是，她还必须牢记该机构的经济利益。
“成像系统和电子健康记录非常昂贵。有时候，领导层正在寻找获得投资回报的方法。”“他们可能会说，‘好吧，既然我们是电子化的，我们就应该取消所有文职职位。’”
作为计算机化医嘱输入和光学成像的早期采用者，WVUH一直走在曲线的前面。医院还聘请了一位首席财务官(CFO)，据Martin说，他对在技术实施过程中利用HIM知识和专业知识特别感兴趣。
在2004年实施光学成像之前，医疗信息系统部门有79名全职员工。马丁说，一年后，这个数字还是一样，尽管许多文职职位被转移到更高级别、更技术化的职位。
例如，在实施的几周内，医院将近一半的医疗记录助理(即归档和提取记录的人)转换为扫描相关的角色。马丁说，她至少提前一年就知道这种情况会发生，她想提前做好计划。她说:“当职位空缺时，我们要么不填补，要么必须填补，我们就提供临时服务，这样在过渡期间我们就不会伤害任何人。”
该医院还将标记纸质记录以供签名的分析师调任为更技术性的角色。马丁解释说:“我们知道这个领域的(员工)将会减少，所以我们开始与医务人员事务部门合作，这样我们就可以开始执行核心措施审计。”
鼓励现有工作人员参加课程，以发展使用新技术所需的技能。马丁说，这种转变只需要很少的培训。医务人员事务部聘请多名护士对核心措施进行临床抽象。我们所需要做的就是请其中一位护士来培训我们的员工，”她说。“这是一个五到六次培训课程的问题，即在记录中寻找哪里来提取信息。该部门不需要一直雇佣护士来做这项工作。”
马丁说，战略性思考有助于在WVUH改造为出院后电子病历的过程中保持关键的HIM工作人员。她表示:“我们有两年没有增加全职员工，但在我看来，我们提升了我们的职业水平。”“我们提升了员工的角色，并在许多情况下帮助他们提高了工资，而不是仅仅削减和削减职位。”
转变角色
WVUH在2008年开始迈向完整的电子病历时采取了类似的方法。马丁说:“我希望我们能聪明地处理这件事，我想为公司做正确的事。”“作为经理、主管或行政人员，没有人想对员工说，‘很抱歉，你的职位将被取消。’”
该医院将HIM功能置于其电子病历实施的中心。2008年，它在收入循环部门(包括HIM)引入了电子病历，然后分别于2009年和2010年在住院部和门诊部门推广了这项技术。“从收入周期的角度来看，实施电子病历的最大风险是应收账款，”马丁说。“如果你不能对账户进行编码和计费，那么你就会遇到大问题。”
像全国许多医院一样，WVUH开始寻求投资回报。转录是它的首要目标之一。马丁说，一名顾问建议，为了削减成本，有可能完全取消这一功能。“当时在场的首席财务官来找我说，‘你怎么看?我们真的能消除转录吗?’”她回忆道。“为了回答这个问题，我不得不问领导层一个问题:‘我们是否会要求所有的医生在系统中直接执行文档，即使它变得很困难，工作流程还不完美?’”
当时，WVUH雇佣了27名转录员。“我们觉得公平的做法是，在我们上线的那一年，为减少5名fte的转录编制预算。我们提前知道了，在这个过程中没有人受伤。这都是通过自然减员或自愿减少工作时间来实现的，”马丁说。
实施后，几名转录员开始监督部分听写过程，包括培训医生如何使用该系统。马丁解释说:“这是一个机会，让那些更多地扮演传统转录角色的人得到更多的东西。”
转录员并不是唯一面临潜在变化的员工。WVUH与一家咨询公司合作，执行工作流程和人员配置评估。马丁说:“(该公司)极力推行裁员的想法。“他们关注的是财务数据，以及市场对电子病历应该能做什么的看法。但他们不一定参与行动。如果说有什么不同的话，那就是它可能让我们更加认真地思考我们应该做什么，以及我们应该如何证明我们的立场是正确的。”
随着医院迁移到混合记录，并最终迁移到带有文档成像解决方案的电子病历，他们可以——也应该——看到全职员工的减少，这通常是由于人员流失，HIT顾问、MBA詹姆斯·h·布雷登(James H. Braden)说，然而，医院不应该被电子病历供应商减少人员的承诺所吸引。Braden说:“供应商通常会通过不切实际或不明智的FTE削减来支持其业务主张和投资回报指标。“有关全职工作人员净影响和管理系统工作人员资源重新分配的实际指标，应是在一段确定的时间内进行客观和动态的工作人员分析的结果。”
马丁说，跟踪工作效率是至关重要的。她说:“这使人力资源管理主任能够从预算的角度来规划可能的裁员或角色变动。”在WVUH，自1999年以来，所有HIM员工都跟踪了他们的时间和生产力。
最终，自从电子病历实施以来，医疗卫生部门得到了发展，而不是萎缩。WVUH目前雇用了120名HIM fte，其中大约一半在家工作。
马丁将这种增长很大程度上归因于编码员的增加，她说，随着医院向ICD-10迈进，这种情况可能会无限期地持续下去。“我们不会看到医院方面的编码减少，即使有计算机辅助的实时编码。目前，我们正在使用三到五名合同程序员。”“根据ICD-10的学习曲线预测，产能将降低30%至60%。每个人都希望在6到12个月内，我们会开始恢复，但我认为，实际上，由于特殊性和复杂性，你将永远无法恢复一定数量的资金。”
增加的另一个原因是增加了两名协助安全审计的隐私管理人员(在某些医院，这项任务可能属于IT部门的职责范围)，以及一名恢复审计协调员和几名促进审计过程的工作人员。HIM部门还增加了认证的EHR培训师和应用程序分析师，这两个职位都是传统的IT职位。“由于文书职位超出了我们的预算，我们需要更多的技术职位，”马丁说。
布莱登说，许多医院决定改造而不是取消HIM职位，以适应电子环境。他说:“大多数电子病历系统的角色和功能并没有被取消，而是转变为支持至关重要的功能，如临床代码编辑/摘要、混合记录管理、转录编辑、文件缺陷管理、决策支持、身份管理和法律电子病历的披露。”
AHIMA HIM解决方案主管、MHA、RHIA、CHPS Angela Dinh Rose表示，HIM员工可能会进入的其他与EHR相关的职位包括系统分析师、EHR培训师、界面监控或数据分析师。“IT可能会说，‘哦，这是我们的领域，我们的功能，’但它会回到数据和通过记录传递的信息。这就是他的作用，”她指出。
不过，罗斯说，她听说过很多医院采用电子病历后，为了将所有电子病历功能外包，取消或大幅减少了电子病历全职员工的故事。她说:“我听说很多主管的职位都被取消了，助理主管或运营经理可以在电子环境下处理所需的工作。”“我认为，如果组织不保留或不包括那些已经在那里的、了解组织和了解数据流的HIM专业人员，就会使自己处于非常不利的地位。”
外包HIM功能
然而，外包并不是对每个工厂都有害。例如，在马里兰州伦纳德敦的MedStar St Mary医院，一家拥有95张床位的机构，没有正式的现场HIM部门，因为医院在2008年实施电子病历后，将其所有职能外包。
注册会计师、MBA、MedStar St Mary 's财务副总裁理查德•布拉姆(Richard Braam)表示，将该部门外包是该医院有史以来做出的最佳决定之一。“我们在地理上面临挑战。我们位于一个相对偏远的地区，地处半岛，所以招聘真的很难。”将部门外判的结果是裁减19.5名全职员工。
转录尤其难以管理。在EHR之前，MedStar St Mary 's雇佣了四名转录员和两名独立承包商。在业务量激增时，它还与一家外包公司合作。根据Braam的说法，外包整个转录功能允许医院确保一致性以及医生逐渐习惯的快速周转时间。
编码是另一个挑战。“我们所在的社区大约有10万人，所以我们很难找到合格的认证程序员，”Braam说。“加入MedStar系统使我们能够访问系统资源，因此住院患者编码现在通过[外包]共享服务安排进行。电子记录允许编码员从任何地方进入系统。我们利用这个功能进行外包。”
然后是如何处理信息发布的问题。随着恢复审计人员的请求开始激增，布拉姆说，医院决定完全外包信息发布功能，这样它就可以跟上数量。这家外包公司目前雇佣了两名员工，两人都在现场工作。布拉姆说，一旦医院启动其患者门户，患者对信息的请求实际上可能会开始减少。
虽然MedStar St Mary 's决定将其医疗信息管理职能外包，但它确实在可能的情况下试图保留现有员工。例如，该公司试图将之前负责文件归档的几名员工调到与扫描相关的岗位。然而，布拉姆说，该公司同时还聘请了一家外包公司，并意识到它不需要那么多全职员工来完成这项任务。一名有静脉切开术背景的员工被调回了该部门，另一名员工目前负责扫描功能，并与合同公司合作。但是，大多数工作人员被裁减。
开业一年后，MedStar St Mary医院的HIM主任辞职了。布拉姆说，医院试图填补这个职位，但没有一个申请人有详细的电子病历经验。“经过9个月的招聘，一天晚上，我和医院院长坐下来，说，‘让我们跳出常规思考吧。我们真的需要这个职位吗?我们能重新调整吗?’”布拉姆说。“实际上，在15分钟内，我们就绘制出了着陆的地图。坦率地说，我认为它运作得很好。我们还没有遇到任何缺口问题。”
然而，不填补HIM主任的职位意味着其他几位主任(其中大多数担任临床角色)将需要承担额外的责任来管理HIM外包合同和流程。例如，风险管理和合规主管——一名护士——负责监督外包的信息发布功能。beplay最新备用网站
“如果这是潜在的或未决的诉讼，(这位主管)无论如何都会参与其中，所以我们实际上很高兴她知道是谁要求记录，”布拉姆说。“她比任何人都更坚定地认为，发布的信息绝对准确。她了解[不准确信息]的临床后果。她也是合规官，所以她非常清楚Hbeplay最新备用网站IPAA的问题。”
绩效改进部门的两名数据技术人员由一名护士监督，负责管理转录，并在电子病历实施后被聘用。布拉姆说:“我们的绩效改进部门负责监督联合委员会的准备工作，因此似乎很适合这个职位。”“我们的临床数据专家都在这个领域工作，所以这实际上是一个非常合适的选择。”
这两名数据技术人员(其中一人正在接受正式的HIM教育)负责监控转录界面，执行图表分析以确保完整性，并与医生合作获取签名。“我们在这些功能方面有非常高水平的临床知识，我认为这是非常有益的，”Braam说。“我们也很幸运，因为我们有愿意承担这些事情的积极进取的员工。”
外包HIM部门当然有它的好处，其中之一与ICD-10有关。Braam说:“我们对ICD-10唯一关心的是培训我们自己的临床工作人员。“当其他人现在正争先恐后地试图找出系统补救措施时，我们正试图与我们的医生合作，确保他们的临床文件真正允许编码员在ICD-10下最大限度地进行编码。”
尽管MedStar St Mary医院的HIM结构有些不合常规，但联合委员会并不介意。“除了要求提供犯罪报告外，他们并没有真正关注(HIM部门的结构)，”Braam在讨论医院最近的调查经验时说。
跳出思维定势
尽管如此，许多专家一致认为，医疗卫生专业人员应该站在任何电子病历实施的最前沿，无论他们在哪个部门工作，他们都扮演着重要的角色。“HIM专业人员最适合在电子病历的管理、使用、隐私、安全和完整性方面担任关键角色，”Braden说，并补充说，在一些医院，这可能涉及将HIM专业人员调到其他团队、业务部门或重新设计组织结构，如IT、决策支持或合规。beplay最新备用网站
马丁对此表示赞同:“当我听到人们说他的工作岗位正在被淘汰时，我感到很沮丧，因为我知道有这么多的潜力和机会。从数据治理和信息完整性的角度来看，医疗记录有一个全新的方面。对我来说，这就是我们未来五年要讨论的问题。”
马丁说，战略规划是最好的防御。她解释说:“如果你不跳出自己的传统角色，你会发现自己失去了很多职位。”“当工作开始起步，你需要获得投资回报时，领导层很容易说，‘这些职位必须取消’，而你还没有时间考虑他们的角色应该如何改变，而不是被淘汰。”
Lisa a . Eramo是罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑，专门研究HIM、医疗编码和医疗监管主题。
