2011年2月28日
转录溢出-它不一定是一个苦涩的溢出吞
安妮·马西奥斯
郑重声明
第二十三卷第四页
通过遵循某些实践，HIM部门可以放心地知道他们已经控制了工作量。
“沙袋”这个词最常用于描述防止灾难性洪水的努力，但它也可以用来描述隐藏真相的想法。在转录行业内部，沙袋也有不同的含义。
当转录溢出发生时，最好通过与外部转录服务组织建立伙伴关系来提供适当的保护(沙袋，如果您愿意的话)。同样重要的是，那些管理转录部门的人通过使用准确的数据来预测和管理部门工作量的起伏，从而避免其他形式的沙袋，这一点至关重要。
在战壕里
UC健康公司转录服务公司转录主管Sherry Doggett和医疗保健文件完整性协会(AHDI)当选主席、AHDI- f CMT Ava George都经历过处理转录溢出的压力。
道格特负责一个大型的四家医院系统的转录工作量，而乔治的设施包括一个735张床位的主医院和六个社区医院。
道格特说，在多医院系统中，收集数据来确定一个机构的转录周期是缓解与溢出相关问题的一个极好的第一步。“我们全天候收集数据，按分钟计算输入量。它被分成6个小时的块，这样我就可以根据这些时间调整日程安排，并创建一个人员配置模型来适应特定的高峰时间。高峰时期是相当一致的。弄清楚你的组织如何获取统计数据并使用它们来确定工作流程是很重要的，”她说。
道格特说，如果没有足够的员工来容纳这个数量，工厂将不得不决定是培训额外的员工还是外包。她补充道:“但首先，你必须掌握自己的业务规模。”
乔治在一家教学医院工作，他同意数据收集是确定数量的关键;和道根一样，她在必要时也会按部门列出数据。她说:“对于一般的转录，我把数据分成12个小时的片段，但对于放射学，我用6个小时的片段。”
乔治指出，抄写的数量在一年中的不同时期有所波动。例如，当住院医生即将毕业时，当新住院医生开始使用听写时，工作流程可能会变得不确定。她说:“我们发现，每年6月，当居民即将离开时，有很多数据需要在他们离开前完成，而在7月，当新居民到来时，他们正在学习这个系统。”道格特说，如果没有数据，就会发生溢出，因为没有适当的计划。“缺乏规划是许多管理者无法预测高峰和低谷的原因。我想说，十有八九，历史模式是相当准确的，”她说。
要完全改变转录工作量的模式，需要一个重大事件，比如增加一个设施。道格特还建议制定备用计划，为未来做计划。“在我们的工厂，下一个版本的描述将被推出。我知道有些员工需要培训，我们在培训和会议期间需要帮助，所以我必须分解并分析工作量，”她说。
当乔治开始在她的机构工作时，放射科没有溢出计划，她花了六个月的时间收集数据，尝试了各种策略，最终处理了工作量。“你需要数据来推动这个过程。在放射学或肿瘤学中，你不能落后三天，因为那些是危重病人。你绝对不想陷入这样的境地:你有医生正在寻找的东西，因为这意味着病人在等待，”她说。
在道根上任的第一年，她让九名员工休了产假。“说到必须计划。但这是一次很好的学习经历。重要的是要为意外做好准备。我们是人，有生活，有时需要参加培训或教育课程，”她说。
如果没有计划，溢出问题可能会在各个部门(包括编码和计费)之间产生涓滴效应，并可能对收入周期造成严重破坏，特别是对于成本更高的流程。
George建议在提取数据的方式上保持一致，以创建全年转录工作量的历史记录。重要的是要考虑需要从信息中收集什么，包括周转时间、数据在过程中丢失的原因以及由医生驱动的周转时间差距等问题。请记住，放射学和病理学等领域将有更多的数据元素。“这是周转时间，数量，很多不同的信息。你必须考虑历史交易量、当前交易量以及未来计划，”乔治说。
道格特说，要密切关注销量的增长。如果趋势被发现，历史数据可能需要调整。她发现，一旦实施了数据收集过程，就可以在此过程中对其进行改进，以包括做出明智决策所需的数据量。
处理径流
道吉特和乔治都求助于外部承包商来帮助缓解溢出。George注意到与外部转录承包商建立稳固关系的重要性。她说:“许多医院有能力打开或关闭外部承包商，所以你想建立一种关系，让他们能够在你需要的时候提供帮助。”
道格特说，重要的是让供应商成为一个合作伙伴，让设施可以与之建立关系并共享数据。她说:“你不可能为每件事都做计划，但在与供应商分享工作的方式和对他们的期望上保持一致是很重要的。”“如果你监控你的数据，这也将有助于他们相应地安排员工。”
“我希望我们正在摆脱与外部转录供应商的高利贷关系。如果你通过分享信息建立了良好的关系，你就会得到你想要的结果。你必须为高峰和低谷做好计划，”乔治补充说，他建议设施进入合作伙伴关系，这将使供应商有时间跟上预期的速度。
“这并不总是第一次发生。我用了两个线人才找到合适的人选。这需要大量的工作——工作量大得惊人——但当你找到合适的合作伙伴时，一切都是值得的，”乔治说。她与一家专业的放射学溢出公司建立了合作关系，她说有时很难找到这样的公司。
道格特说，数据收集和建立良好的供应商关系是成功管理溢出的两个关键。
援助之手
为超过125家医院和诊所提供外包服务的keystroke转录服务公司的首席执行官兼总裁Lee Tkachuk同意Doggett和George关于如何最好地管理转录溢出的评估。
“仅仅因为一个机构的人口普查每天都在变化，就很难预测转录需求的涨落。它可能一天只有25%的容量，第二天就达到100%。”
特卡丘克说，造成设施人满为患的因素有很多，但也有一些模式。例如，在11月和12月，当患者试图履行其医疗保健免赔额时，交易量可能会增加。其他因素，如与天气有关的事件，可能会突然改变一个设施的人口普查。“如果这个国家的一个地区有暴风雪，或者另一个地区有飓风，我们通常可以预期转录会增加，”她解释说。
许多转录部门转向外包，因为它提供了额外的资源，以防止未来发生溢出。有些工厂不允许支付加班费，所以他们求助于外部帮助。Keystrokes的一个客户在招聘冻结的情况下，已经外包了多年，以适应某些工作类型的短缺。Tkachuk说:“我们可以从员工中培训一些特定设施的人员，这样他们就可以立即投入工作，了解该设施的需求和工作类型。”
总部位于匹兹堡的医疗转录服务机构Acusis的首席执行官Ray Dyer指出，除了季节性波动和保险因素外，还有其他因素可能引发溢出。例如，随着越来越多的患者选择将急诊科(ED)作为一个伪家庭诊所，该领域产生的转录量已经上升。此外，很难预测急诊科的人数，因为病人是在周末或非工作时间到达的，而这段时间的人手可能较少。
计划好的假期、病假和培训时间可能会导致转录部门人手不足，并引发溢出。戴尔补充说:“有时候，由于报告没有迅速生成和签署，导致积压。”如果报告没有及时完成，它会影响一个机构保持其收入周期平稳运行的能力。编码、计费、应收帐款——处理现金流的部门——如果没有对溢出进行管理，就会受到影响。戴尔说，在今天的报销体系中，如果流程不顺利，对医疗机构来说将是一个巨大的问题。
然而，Tkachuk说，医疗机构应该控制转录溢出的最主要原因是它可能对医疗质量产生影响。“转录是计费过程的第一步，但最终，正确完成转录会影响患者的护理。如果没有及时完成报告，就可能推迟对患者护理的决定，”她解释说。
戴尔说，在放射科、心脏病科和肿瘤科等专业，病人人数过多的问题可能会造成最具破坏性的后果，因为这些专业的周转时间可能会影响关键决策。他说:“如果数据溢出，你就无法获得高质量的患者护理，因为当医疗记录不是掌握在每个治疗特定患者的医疗保健专业人员手中时，就会影响提供高质量的护理。”
建立伙伴关系
从供应商的角度来看，Tkachuk建议设施预先建立参数以表明他们的需求。无论是特定的工作类型还是特定的时间或天数，它都可以帮助供应商做好准备，并能够提供预期的服务和质量。
Tkachuk说，通过在设施和MTSO之间建立强有力的伙伴关系，两者都可以监测和管理溢出。她举了一个例子，Keystrokes的经理注意到一个客户的转录水平稳步上升，他想知道为什么没有要求额外的保险。当经理联系该机构时，转录主管承认她太忙了，没有意识到情况已经变得很糟糕。
为了处理溢出问题，Dyer建议在设施内使用加班或增加外包转录的数量。即使一个设施通常不使用外包，它也可以与MTSO签订合同，以消除积压，并提供相同水平的持续服务，这将有助于它更容易地处理潜在的未来高峰，如果它们发生的话。
Dyer说，建立一个应急计划和与MTSO的工作关系是至关重要的，而不是只在紧急情况下寻求帮助。他指出:“即使只是在某些工作类型中，依靠合作伙伴来维持这种关系也是有用的。”从MTSO的角度来看，建立伙伴关系有助于规划工作负载。戴尔说:“我们不能因为转录的突然增加而在质量或周转时间上下滑。”
设施需要在紧急情况发生之前有一个合作伙伴到位，这样供应商将有适当的识别和许可在客户的系统中工作。Tkachuk说:“通常情况下，当紧急情况发生时，人们太忙了，无法把所有的东西都放到位，尤其是当他们处于高流量时期的时候。”
防止溢出
Dyer表示，医疗保健组织必须在工作流功能中创造空间，在容量和需求之间建立缓冲。“未雨绸缪，对未来的数量做出预测，以创造缓冲。我喜欢在我的公司里有10%到15%的范围。”
此外，Dyer说，如果HIM部门发现医生在听写方面落后，或者如果有医生的听写有问题，那么在听写过程中实施关键标准和质量措施以防止积压是一个好主意。这在教学医院尤其重要，因为有时在一份文件上需要双重签名。由于住院医师的不断流动，有明确的工作流程是很重要的，”他解释说。
每天监控数量和频繁的质量和性能测量对于确保工作量平衡至关重要。
安妮·马西奥斯是加拿大阿尔伯塔省卡尔加里的自由撰稿人。
