2月2019

医疗记录请求继续挑战医院
伊丽莎白·s·高尔著
郑重声明
第三十一卷第二页

一项研究描绘了一幅信息发布的惨淡图景，但在重新设想这一过程的新努力中，可能会发现希望。

最近的一项研究发现，美国医院的医疗记录请求流程对患者来说“复杂而繁重”，而且充满了不一致，而且在很大程度上不符合联邦和州的规定，这几乎没有什么令人惊讶的地方。这项研究发表在JAMA网络开放他还发现，尽管最近有立法和政府范围内的举措要求更好地让病人获得医疗记录，但缺乏透明度，收费时间表和时间框架差异很大。

“我研究这个话题已经至少七年了，虽然它已经有所改善，但在让患者轻松获取他们的健康记录方面，我们还有很长的路要走。我对表格和电话(到设施)之间的脱节尤其不感到惊讶，”德州州立大学临床副教授，公共卫生硕士，RHIA, FACHE博士Kim Murphy-Abdouch说，并补充说这项研究“没有揭示新的担忧”。

缺乏遵从性beplay最新备用网站
在“评估美国医院对患者医疗记录请求法规的遵守情况”中，研究人beplay最新备用网站员试图评估美国医院医疗记录请求流程的现状，包括遵守联邦和州法规以及患者访问的便利性。他们对83家顶级医院的医疗记录请求流程进行了横断面研究。

除了评估每家医院使用的申请表外，研究人员还打电话给每家机构，以确定可以要求哪些信息，可以发布的格式，处理请求所需的时间以及相关费用。

“我们确实知道病人正在经历一些问题，所以我们知道我们会发现障碍。但问题比我们想象的要严重得多，”第一研究员、耶鲁大学医学院学生卡罗琳·莱(Carolyn Lye)说。“我们从HIPAA中了解到，患者可以要求他们的全部记录，但只有53%的医院在授权表格上为患者提供了这个选项——尽管所有医院都说他们可以通过电话提供所有记录。这是令人惊讶的，因为医院显然对病人不透明。

“病人不应该打电话来弄清楚他们的权利是什么，”她补充说。“他们应该能够从他们请求(信息)的主要方式，即授权表格中弄清楚这一点。”

其他主要研究结果包括:

•可请求信息:只有11%的参与调查的医院提供了接受医嘱的选择，而近90%的医院提供了选择公布化验结果的选择。几乎所有(92%)都提供了“其他”类别的选项，用于请求授权表上未明确列出的信息。接到电话后，所有医院都说他们可以向病人提供完整的医疗记录。

•发行格式:与授权表格相比，更多的医院通过电话共享信息，他们能够亲自发布信息(83%对48%)或通过传真(24%对17%)、电子邮件(47%对33%)和CD(66%对42%)。在电话中表示能够通过患者门户网站发布信息的医院比在表格中表示能够发布信息的医院少(25%比40%)。

•发行成本:在授权表格上，35%的医院披露了确切的费用，22%的医院表示会收取费用，但没有说明具体费用，43%的医院没有具体说明任何费用。有82家医院披露了纸质格式的费用。其中，59%的人表示成本高于联邦政府建议的6.5美元的电子保存记录统一费用。

•处理时间:在电话咨询中，71家医院提供了纸质副本的平均发放时间，10家医院提供了最长发放时间。在提供平均时间的医院中，21%的医院少于7天，25%的医院为7 ~ 10天，31%的医院为11 ~ 20天，5%的医院为21 ~ 30天，4%的医院为30天以上。在提供出院时间的81家医院中，有7家在申请HIPAA批准的30天延长期限之前，其出院时间超出了本州的要求。

“除了处理时间外，似乎在格式和成本方面存在很大差异，因为每家医院都可以创建自己的请求流程。各个医院的授权表格看起来大不相同，有些容易理解，有些令人困惑，”Lye说。“仅仅是这种可变性就使得患者很难要求他们提供医疗信息。”

Lye和她的同事们希望这项研究能引发关于患者就医障碍的严肃讨论。Lye建议，下一步应该从患者的经验出发，通过评估当他们要求他们的记录时所发生的事情来评估释放过程。

在那之前，她希望医院能明白，他们没有遵守联邦和州的规定，限制了透明度，从而给病人就医制造了障碍。纠正这些问题不仅会增加可访问性，还会降低成本。

“病人不应该经历这么多麻烦，”Lye说。“我们需要继续向电子发布迈进，这将反过来最大限度地减少卫生系统的成本和劳动力。”

警钟
虽然很少有信息发布(ROI)专家发现了任何惊喜《美国医学会杂志》研究中，有值得关注的领域。Rita Bowen, MA, RHIA, CHPS, CHPC, SSGB, MRO隐私，合规和HIM政策副总裁，健康信息外包服务协会的成员beplay最新备用网站，最令人担忧的是“授权表格上提供的信息与从模拟患者电话中获得的信息在要求的信息，发布格式和成本方面的不一致。”

她指出，由于大多数拥有电子病历系统的医院都创建了一个“记录抽象队列”，因此电子发布的信息应该是一致的。此外，如果要求提供完整的法律医疗记录，“完整的法律记录队列”的存在应能规范一致性。

鲍恩说，同样令人担忧的是，调查结果显示，所要求的健康信息没有提供给患者和/或其指定的代表，并补充说，“当收到通用授权时，例如，‘针对任何和所有信息’，可能会出现脱节。”

然而，她说，给请求者打个简单的后续电话就能确切地说明需要什么，以及一份摘要是否足够。Bowen说，这将有助于确保请求者“获得正确的信息，而不是发送不必要的管理记录的电子打印输出页，[例如]每日药物管理记录或每日实验室，而累积摘要可能提供所需的细节。”

beplay最新备用网站当医院的ROI政策和程序过时，内部员工没有跟上联邦和州法规的更新时，合规性问题也会出现。当ROI外包时，应对所涵盖实体和业务伙伴的政策和程序进行审查，以确保在进行员工培训之前达成一致。

Bowen说:“关于成beplay最新备用网站本和处理时间框架的合规性，这应该在工厂的政策和程序中规定，或者在外包的ROI过程中商定的政策中规定。”

Murphy-Abdouch最关心的是这项研究揭示出，在区分病人和其他人(如健康计划和律师)的要求方面几乎没有取得进展。她说，这表明当涉及到患者的医疗信息时，对患者权利缺乏理解。

Murphy-Abdouch说:“获取患者健康信息是一个客户服务问题。“改善患者沟通的方法是将其视为我们在医疗保健中所做的一部分。我们照顾病人，包括查看他们的健康记录。但除非我们开展某种大规模的教育活动，否则情况不会好转。”

即使是很小的步骤也会有所帮助，比如要求一线工作人员在要求患者确认收到隐私实践通知(NPP)时背诵一段简短的脚本。

Murphy-Abdouch指出:“患者被要求确认收到了NPP，但通常被要求签署HIPAA表格。”“我们建议患者这样做:‘这是我们的隐私惯例通知。它描述了如何使用和共享您的私人健康信息。它还概述了你的健康隐私权，包括收到你的健康信息的副本，纠正你可能发现的任何错误，以及限制谁可以访问你的健康信息。”

重新构想流程
尽管在改进整体ROI过程方面缺乏进展，但在其他严峻的前景上还是有一个亮点。2018年9月，由X4 Health领导的一组HIT专家推出了“健康记录请求向导”，这是一个简化和简化记录请求流程并促进数字格式的原型工具。

在联邦基金的资助下，Wizard是一种数字智能表单，利用分支逻辑和跳过模式来帮助消费者清楚地表达他们需要什么，以什么格式，以及在什么时候。结果是一个高度特定的、符合hipaa的文档，交付给提供商的医疗记录专家。

向导构建在AHIMA先前创建的模型表单上，AHIMA也参与了它的创建。X4 Health总裁兼首席策略师克里斯汀•贝克特尔(Christine Bechtel)表示，Wizard的开发涉及到对消费者和HIM专业人员的测试，这使得该团队能够重新设想消费者要求记录的方式，而不是简单地让他们填写表格。

她说:“医院和许多医疗服务提供者将HIPAA视为一件可怕的事情，正因为如此，他们的默认立场往往是‘HIPAA意味着不’。”“医院行为的头号驱动因素是认为必须不惜一切代价遵守HIPAA，即使是以病人护理协调为代价。这就是为什么几十年来没有人在HIPAA形式中引入创新。”

柏克德将ROI流程视为改善护理的一个机会。“如果我们将医疗记录请求视为更好地与患者和家庭接触的机会呢?”她问道。

事实上，当开发“精灵”的团队与一群HIM专业人士分享其消费者焦点小组的结果时，“他们惊讶地发现，传统的HIPAA表格对任何人都不起作用，”Bechtel说。该小组由在过去18个月内要求提供自己或家庭成员健康记录的男性和女性组成。“医疗记录专家是勤奋、努力的人，他们试图满足这些要求，但他们使用的系统使其非常具有挑战性，患者填写的表格是首要问题。”

Wizard原型是实时的，它被有意设计成无需与EMR集成即可运行。它引导用户通过以下12个基本步骤，以确保他们准确地获得他们需要的东西，他们需要的方式:

确定请求者正在查询哪个机构/数据源。

•收集请求人的信息。

•收集正在请求谁的数据的信息。

•确定需要哪些数据，以及为什么(可选)。

•确定请求的时间框架。

•选择要请求的记录类型。

•确定接收请求的最后期限。

•确定数据交付给谁以及如何交付。

•如果请求者不是患者，收集额外的证明文件。

•收集信息以支持请求者的远程身份验证。

•生成结构良好的请求表格并发送到医疗记录部门进行处理。

•生成请求的PDF副本并通过电子邮件发送给请求者。

柏克德说:“每个人遇到的挑战是，作为病人或家庭护理人员，我们不明白我们所要求的内容的含义，所以我们要求提供我们的完整记录，而机构不得不默认使用最低标准，即纸质记录。”

这就是为什么医院“现在被困在纸上的范式中”。这是他们的主要思维方式，”她补充道。“Wizard从选项开始，并内置跳过逻辑，因为了解消费者的需求可以导致非常清晰的记录请求。”

为了鼓励采用Wizard，其中一个合作伙伴Swellbox提出为多达五家医院或其他数据持有者托管该解决方案。它将使任何感兴趣的组织都可以免费使用该工具。

“这不是我们X4 Health销售的技术。我们只是想让大家知道，现在任何人都可以为自己开发一个版本。”Bechtel说。“我一点也不在乎它是不是这个工具，它看起来怎么样，或者是谁制造的。我们所做的是为行业提供一个良好的起点，这是由消费者和HIM专业人士深入了解的，所以我们希望每个人都能从我们的实施中学到东西，并把它做得更好。”

——Elizabeth S. Goar是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人。

围绕ROI改善患者沟通
Rita Bowen, MA, RHIA, CHPS, CHPC, SSGB，健康信息外包服务协会成员组织MRO的隐私，合规和HIM政beplay最新备用网站策副总裁，确定了以下领域，更好的沟通可以改善所有各方的信息发布过程。

•使患者更加了解自己在要求提供健康信息时的权利。

•确保通过持续护理数据(CCD)元素自动共享健康信息。患者应该寻找能够在其电子病历中收集CCD元素的医疗机构。

•提供更多关于使用患者门户网站的患者教育。确保及时将信息添加到门户中。这些“公开说明”的努力应继续下去，以便为患者提供获取其健康信息的途径，并更好地协调其护理。

“例如，《21世纪治愈法案》(21st Century Cures act)提议提供一个API(应用程序接口)，并且无需特别努力就可以将患者记录提供给API。但首先必须教会患者如何通过API使用这些信息。”“应该为患者发表更多的故事，教育他们为什么这对他们的健康和健康结果至关重要。”

——环境、社会和治理