2月2017

了解医生
作者:Lisa A. Eramo, MA
郑重声明
第二十九卷第二页

为了避免大量的麻烦，组织必须维护一个干净的提供者目录。

在过去的十年中，总部位于明尼苏达州的Allina Health已经将患者和提供者的数据从几个EHR系统迁移到一个EHR中。在每一次过渡期间，该组织都齐心协力清理病人的重复。在过去的一年里，HIM专业人士和其他人开始将注意力转向一个类似但不同的问题:解决供应商重复问题。

Stephanie Luthi-Terry, MA, RHIA, CHPS, FAHIMA，企业HIM集成/eHIM业务解决方案总监表示，数据质量和完整性一直是allina关注的焦点。她补充说，准确的提供者数据当然是卫生系统总体信息治理(IG)战略的一个组成部分。

更具体地说，Allina Health是一个由13家医院组成的系统，包括100多家医院和社区诊所，它希望确保能够准确地跟踪有意义的使用文件，以确保护理文件的连续性，并提供一个准确的数据库，供卫生系统自己的提供者使用，以确定他们希望向其发送记录的转诊医生，以实现护理目的的连续性。

Allina的提供者指数目前共有3万名提供者，其中大多数是不隶属于或受雇于卫生系统的转诊医生。

Allina还希望解决与供应商重复相关的其他挑战，RHIT、Allina Health的HIM数据完整性经理Jeri Romano说。例如，当副本破坏了电子处方系统和EHR之间的接口时，医生可能无法电子开药。重复也会导致账单问题，导致拒绝和返工。

提高意识
许多大型医疗系统，尤其是那些有自己的医疗计划的医疗系统，都在与重复的供应商作斗争，Lorraine Fernandes说，他是Fernandes Healthcare Insights的负责人，该公司帮助组织开发和执行IG项目。她说，包括中小型设施在内的所有组织都越来越意识到提供商数据完整性的重要性。

费尔南德斯说:“由于负责任的医疗组织(ACOs)和人口健康倡议，对话更加频繁，更加处于最前沿。”“当你增加一个助理医生时，你真的需要了解你的医生是谁，他们在什么地方实习，他们的工作时间是什么，他们接触的病人是什么，这样你就可以确保你收集数据来创建指标，然后证实，是的，这些医生提供了更高质量的护理，因此值得他们的奖励。”

ARGO数据资源公司的卫生保健业务发展主管Steve Kotyk说，绩效薪酬是一个重要的推动因素，需要清理重复的提供者。ARGO数据资源公司帮助医院和卫生信息交换中心识别和纠正重复的提供者注册。“保持信息的干净和同步是很重要的，”他说，并补充说，这使得组织可以跨多个医疗服务设置进行汇总。

Kotyk说，随着医院继续依赖电子病历数据来实现商业智能，他们将开始从患者数据完整性扩展到关注提供者数据。他说:“(提供者数据)正变得越来越重要，因为我们希望通过卫生信息交换在各组织之间交换信息，并在区域一级汇总数据。”

但费尔南德斯说，清理供应商数据的过程并不容易。她指出:“供应商数据的使用相对较新。”“由于定义和利益相关者的多样性，这是一个需要几年时间的过程。”

MBA、RHIA、FHIMA、Just Associates(一家专门从事数据完整性服务的咨询公司)总裁兼首席执行官贝丝•贾斯特对此表示赞同。她说:“你不会像研究重复患者那样获得绝对数量的数据，因为你谈论的是一个较小的人群。”“它只会带来许多其他类型的挑战。”

系统性问题?
管理组织内的提供者数据已经足够具有挑战性了。不幸的是，提供者重复的问题远远超出了医院的范围，包括外部数据源。组织经常依赖这些相同的来源来验证其内部目录的准确性。

费尔南德斯说，这在联邦层面上更具挑战性，他估计仅在国家供应商标识符(NPI)数据库中就有10%到30%的重复。她说:“当你使用这些数据进行支付和报销时，你需要有足够的怀疑态度。”“它可以是你用来帮助识别供应商的众多属性之一，但你不应该把供应商的全部诚信都寄托在NPI上。”

ARGO的客户服务经理黛安•里斯(Diane Ries)也认为，医院不能完全依赖供应商的新产品导入(NPI)作为其在目录中身份的唯一决定因素。对NPI持怀疑态度的一个原因是，跨多个专业执业的医生有时有不止一个NPI。此外，住院医生和医学生还没有NPI，尽管他们可能会提供大部分的医疗服务，她说。

更复杂的是，医院通常会为每个供应商分配一个单独的内部系统特定代码，这可能在整个企业中不一致，Ries说。例如，注册/调度系统可能分配一个号码给供应商，但实验室系统分配和使用一个完全不同的号码。里斯说，这使得NPI基本上无关紧要。

清理工作
组织如何处理提供者副本?Kotyk说，专注于IG。“从治理的角度来看，你需要知道谁拥有数据，谁对数据负责，”他说。“医院需要意识到，医生的主档案是一个可能存在错误和脏数据的地方。”

Allina Health已经意识到其供应商数据库可能使其容易受到不正确的质量报告和数据完整性受损的影响。这就是为什么它在18个月前与Just Associates合作，启动了一个大规模的提供商清理项目。

该项目的核心团队包括数据完整性、访问管理、中央验证办公室、企业集成和各部门领导。一个独立的指导委员会包括卫生系统的管理人员。

Luthi-Terry说:“我们有很多行政支持，因为供应商主管确实会接触和影响我们组织内用于报告和分析的各种不同系统。”他将清理项目描述为“对我们的供应商数据库进行非常周到的深入研究。”

该项目最大的里程碑之一是开发一组一致的业务规则来标准化提供者数据输入。例如，注册商现在默认在主文件中使用提供商的合法名称。Allina还在开发允许注册商在单独的字段中输入提供商首选名称的功能。首选名称将打印在所有面向患者的文件上，例如连续性护理摘要，腕带标签和出院说明。

Allina还创建了使用和收集提供者信息的所有系统的路线图。Romano说:“看到有多少系统实际接触了EHR中的供应商主文件，对我们来说是非常有启发的。”

此外，卫生系统制定了主动识别重复病例的程序。在此过程中，会发生以下操作:

•患者护理环境中的最终用户(如登记员、护士或医生)识别出重复发生。

•最终用户创建电子帮助单，将其发送给访问管理或数据完整性团队进行解决。数据完整性团队嵌入到HIM中，在卫生系统的电子病历中管理患者和提供者的身份。

•处理解决方案的个人打开提供商主文件以比较人口统计信息。如果有必要，他或她还会引用外部数据库和其他来源，以获取额外的提供者信息。

•如果数据完整性专家确定副本是同一提供商，那么他或她“软删除”其中一个条目，使其对最终用户不可见。

•如果数据完整性专家无法确定副本是否为同一提供者，则他或她将两个记录保留在主文件中。

预防措施
尽量减少看似不可避免的提供者重复的数量可能是维护数据库的有力武器。以下是帮助避免不必要的数据库过度拥挤的提示:

•教育注册商提供商数据完整性的重要性。莱斯说，因为他们经常收到难以辨认的纸质订单，在实验室和放射科工作的登记员必须意识到准确数据的价值。

•主动完成临时医师的工作。Kotyk说，这些文件最终会破坏医师的主文件。他说，为了确保数据的完整性，最终必须有人回去，将临时文件与永久准确的记录联系起来。

•关注转诊医生。“当你与有资质的医生打交道时，你有很多关于他们的信息。(医院)知道这些人是谁，可以跟踪他们，”里斯说。然而，她说，涉及系统的非附属提供者在重复方面造成了最大的问题。里斯说，这些提供者中的许多人位于州外甚至国外，他们必须有信息传回给他们，以便继续治疗，这使得他们必须正确输入系统。

•考虑关闭电子病历中的“即时添加”功能。该功能允许注册商在无法在提供者目录中找到个人时立即添加并确定新医生。贾斯特说:“他们只是一遍又一遍地输入一个名字。”他补充说，这些即时输入的医生信息往往占一个组织重复信息的50%到60%。

•与患者合作。提醒患者在预约时携带主治医生的信息。这将使他们能够在注册过程中提供准确的联系信息。

•敦促供应商联系其授权委员会以更新信息。更改姓名和地址尤为重要。

•考虑与提供专门软件来查找副本的供应商合作。Kotyk说:“组织越大，导出医生的主文件并将其发送给服务机构进行重复分析，然后让他们生成一份报告反馈给你的做法就越实际。”

开始清理提供程序副本只是个开始。一旦组织制定了计划，它必须保持灵活性，以适应新的法规和挑战。费尔南德斯说:“无论你开发什么系统，都要确保它是敏捷和创新的，因为你知道，在更广阔的市场上，分析、报销和消费者参与的活动是如此之多。”

- Lisa a . Eramo, MA，罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑，专门研究HIM，医疗编码和医疗保健监管主题。

我有很多问题要回答
一些医疗保健组织将提供商数据完整性工作纳入总体信息治理(IG)计划。专家认为，采取这种方法的人必须考虑以下问题:

谁生成或使用提供者数据?这可能包括HIM、认证专家、质量改进、遵从性、IT、医生服务和业务分析。beplay最新备用网站让这些人参与任何提供者清理工作。

•提供者是如何定义的?该定义是否仅限于卫生系统内的从业人员，还是包括转诊医师和非医师从业人员?执行免疫接种的药剂师，或执行护理协调和患者教育的护士、社会工作者和心理学家呢?

根据Fernandes Healthcare Insights的负责人Lorraine Fernandes, RHIA的定义可能会扩展到临床提供者之外，包括其他可能影响患者预后的提供者类型。例如，运送糖尿病患者到预约地点的运输服务提供商或耐用医疗设备提供商怎么办?

•如何使用供应商数据?Fernandes鼓励组织确定他们当前对提供商数据的使用情况以及他们未来使用的计划。例如，是否有可能通过分析数据来确定供应商的耐用医疗设备处方或对患者运输的倡导是否提高了患者的治疗效果?

她说:“当你开始考虑今天供应商数据的广泛用例以及与这些用例相关的分析和报销时，这个清单就会越来越长。”

•如何创建目录中每个医生的组合?费尔南德斯说，要考虑多种来源，包括州医疗执照委员会、内部认证数据库、联邦数据库(如医疗保险和医疗补助服务中心和药物执法管理局的数据库)以及其他医疗质量和消费者网站(如医师比较网站)。总之，这些资源可以提供一个更准确和实时的图像，每个医生和他或她的属性。

•如果出现重复，谁来处理?费尔南德斯说，解决供应商重复可能是HIM专业人士希望为IG奠定基础的机会。然而，她补充说，这项任务也非常适合依从性、医生服务和IT。beplay最新备用网站

——莱城

出现提供者重复的五个原因
提供者重复会影响数据分析、质量报告、计费准确性和护理协调。这就是为什么尽快解决这些重复是每个组织的最佳利益所在，并首先了解它们为什么会发生。

专家一致认为，登记错误是造成重复的主要原因。考虑注册商可能在不知情的情况下创建副本的以下原因:

•患者没有正确拼写医生的名字。结果，注册员无法在目录中找到医生，并创建一个单独的条目。

•医生的名字在纸质医嘱上难以辨认。注册商随后创建了一个名称拼写错误的新条目。

•医生使用的名字与他或她的法定姓名不同(例如，亨利·史密斯和汉克·史密斯)，注册员不知道这是同一个人。

•医生结婚或离婚，但没有通知执照委员会或组织更改姓名。然后注册商为同一个人创建一个带有新名称的新条目。

•一个医生改变了他或她的地址，但没有通知许可委员会或组织，导致在提供者目录中有一个新的条目。

——莱城