二九年二月十六日

浏览电子探索迷宫
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第二十一卷第四页

纸吗?这是相对容易监控的。电子生成的信息?那是另一种动物，需要自己的特别小组。

对于大多数医疗保健组织来说，遵守《联邦民事诉讼规则》(Federal Rules of Civil Procedure)下的电子发现要求是一个何时(而不是是否)的问题。然而，许多人仍在努力建立协议和策略，以使他们能够在快速扩展的电子医疗保健环境中有效地响应发现请求。

康涅狄格州Shipman & Goodwin律师事务所合伙人、法学博士琼·w·费尔德曼(Joan W. Feldman)说:“大多数医疗机构都在处理大量的信息，再加上有更多的远程访问，很难知道你必须做些什么才能收集到这些信息。”“传统上，当你有论文要求时，你知道在哪里找到那篇论文。现在，这并不是你身体所能控制的。最大的挑战是你不知道外面有什么。这就像试图证明否定一样。”

追求清晰
为了澄清电子存储信息的发现过程，2006年修订了《联邦民事诉讼规则》，要求在任何发现披露和答复中包含这一过程。新规定超越了存储在电子病历和其他健康信息系统中的信息，包括电子邮件和即时消息等任何电子数据。

电子发现也不再是一个主要的联邦问题。有14个州采用了与联邦政府类似或相同的电子证据开示规则。

新墨西哥州阿尔伯克基长老会医疗服务公司(Presbyterian Healthcare Services)的企业内容和信息经理桑德拉·纳恩(Sandra Nunn)说:“你还会发现，电子搜索也适用于其他政府语言，比如税收法规，所以它已经存在了。”认为你可以避开电子发现的子弹是不现实的。”

这就是为什么医疗保健组织正在或应该密切关注与数据访问、使用、披露、保留和诉讼相关的信息管理实践，以确保他们能够满足不可避免的电子发现请求。

在他们的评论中，他们首先会发现的一件事是，电子发现比纸质发现需要更大量的信息，这些信息以多种形式和来自多种来源。

“从实用的角度来看，电子发现的数量要大得多。“电子文件可以更容易地复制，包括电子邮件通信，作为取代电话和书面通信的通信形式，它一直处于电子发现的前沿，”总部位于匹兹堡的休斯顿哈博律师事务所(Houston Harbaugh, PC)诉讼部董事和股东、该公司执行委员会成员玛丽-乔·雷贝洛(Mary-Jo Rebelo)先生说。“一份文件现在包含了比以前更多的东西——电子邮件发现、电子邮件通信、语音邮件、即时消息。你现在有这么多不同的信息来源。你不能只问去哪里找文件。现在它不仅适用于设备，也适用于个人。”

换句话说，以前人们可以在文件柜和书桌抽屉里找到任何需要的文件，而今天的信息也很可能在笔记本电脑、手机、黑莓手机和掌上电脑上找到。远程办公的普及以及提供对公司网络和系统的远程访问使问题更加恶化。因此，“即使是家用电脑上也可能有与商业相关的信息，”Rebelo说。

电子环境和修订后的电子发现规则也赋予了元数据-嵌入在每个电子文档中的信息轨迹新的重要性，这些信息轨迹映射出从创建和编辑日期到接收、查看、发送和访问历史的所有内容。

尼克松皮博迪律师事务所(Nixon Peabody LLP)的合伙人乔纳森·萨布隆(Jonathan Sablone)说:“这些元数据为我们提供了以前从未有过的信息，在纸面上也不会有。”萨布隆是该公司另类投资诉讼团队的联合主席，也是该公司电子发现委员会的负责人。“更重要的是，我可以通过电子方式筛选。如果你有一个文件，有人发邮件给20个人，然后转发给另外20个人并回复，在旧的纸质世界里，你必须查看这封邮件上千次。使用元数据，您可以将其折叠成具有历史链的一封电子邮件。这节省了很多时间。”

同时，当没有实现响应电子发现请求的适当协议时，元数据可能会引起头痛和法律问题。例如，如果为了响应电子邮件发现请求，员工将所有相关的电子邮件转发给他或她的主管，则元数据可能被认为是泄漏的(故意销毁、更改或隐瞒证据的法律术语)，因为通过打开和/或转发电子邮件，元数据已经被更改。

Sablone说:“重要的是，制定协议来保留和管理[数据]，但也要以一种法医上合理的方式进行收集。”“这一切都始于数据管理和保留。这就是一个组织需要开始的地方。一旦你在诉讼中获得了发现请求，你就得受现有制度的支配。到那个时候，“做出改变”就太迟了。

建立团队
为了有效和高效地管理电子发现法规的合规性，医疗保健组织必须建立明确的策略，解beplay最新备用网站决以下关键领域:

•发现和披露;

•保留和销毁;

•诉讼暂停或保全令;

•毁弃;和

•灾难恢复。

这样做需要一个团队的努力，至少要结合临床、执行管理、财务、HIM、IT、法律、风险管理和法规遵从部门的专业知识。beplay最新备用网站根据要求和设施，其他适当的部门，如放射科、实验室和紧急服务部门也可能参与。

通过建立一个跨学科的任务小组，该小组代表捕获和/或驻留可能受到发现请求约束的数据的所有部门，组织可以将电子发现遵从性分解为更易于管理的流程。beplay最新备用网站

费尔德曼说:“我不认为任何一个人或部门可以独自负责。“许多机构正在做的，也是我们所支持的，是建立一个电子发现团队的概念，这个团队可以抓住冰山，慢慢挖掘，找出谁会在提出请求时做出回应。”

在“电子发现的诉讼响应计划和政策”中，AHIMA电子发现工作组建议建立一个多学科工作组，作为组织的诉讼响应小组。这个团队应该做到以下几点:

•对现行做法进行评估;

•实施新的政策和程序来管理电子发现过程;

•监督与诉讼有关的电子信息和其他相关信息的识别、保存、检索和制作;

•向法律顾问提供信息的形式、格式、方法、状态、成本、地点和负担;和

•监督正在进行的审查、监控和评估组织的电子发现过程。

诉讼响应团队的第一项任务是分析组织在遵守电子发现请求方面面临的问题、风险和挑战。该过程的一个重要部分是确定组织的数据，它们位于何处，以及谁应该是正式的保管人。

费尔德曼说:“我们喜欢指定负责向电子信息团队报告的数据所有者。”“这些人负责在自己的地区实施和维护这些记录和政策，所以当有要求时，他们可以识别和控制这些记录，并将它们提供给需要它们的人。每个机构的核心团队都不一样。”

这个核心小组也不同于纸媒世界。在文件发现中，官方的保管人通常是HIM部门。在电子环境中，HIM可以被指定为患者记录的官方保管人，负责其内容和合规管理。beplay最新备用网站然而，IT部门可能是信息系统(包括计算机)的官方保管人;服务器;以及备份、遗留和语音系统。

“你必须检查产生记录的核心系统是什么，最常被请求的(信息)是什么，以及这些领域的数据所有者是谁。那是你的团队，”纳恩说。

政策和协议
了解数据保管人是谁，以及他们在电子发现过程中的职责，对于确保及时、合理地处理响应至关重要。为此，医疗保健组织需要从数据管理和保留开始，建立管理其电子发现响应流程的特定策略和程序。

数据管理和保留策略应该解决两个问题:法律要求组织保留哪些数据，以及他们希望根据业务协议保留哪些数据。

该政策应确定所有记录(包括电子记录和纸质记录)的存储、保留和最终销毁的条件和时间期限，一旦根据法律和业务要求不再需要这些记录时。它还应该处理数据丢失和灾难恢复的协议。

雷贝洛说:“遵守并定期更新记录的保留政策至关重要。”“当你发现自己处于诉讼状态时，如果你没有被要求提供的历史文件，但你可以向法院证明你有一项政策已经到位，并且得到了遵守，你就不会因为没有提供文件而受到法院的批评。”

这就是为什么保留策略还必须考虑到可能影响组织访问在早期版本中收集和存储的数据的能力的任何系统升级或替换。在某些情况下，可能需要为早期版本或过时的应用程序维护许可证，以确保能够处理对旧数据的请求。

“你必须与IT合作，”纳恩说。“这些记录仍然必须是可访问的。它们储存在哪里?您会继续为旧系统支付许可证费用吗?你不仅要跟踪核心系统，还要跟踪你需要访问的其他系统。”

在Presbyterian Healthcare Services，有一个流程允许他们有效地响应任何电子发现请求，无论其来源如何。其既定政策如下:

•退役政策，规定何时销毁记录，并关闭对旧版本的IT支持;和

•数据丢失政策，详细说明其诚信做法，以防信息丢失。

该组织还在制定管理电子签名和合法持有的政策。此外，它还计划部署一个存档和电子邮件/文档管理解决方案，允许在Presbyterian的核心和非核心系统中对所有信息进行企业级搜索。

“你必须做的一件事，HIM需要参与其中，就是对你的系统进行盘点。这就是为什么他与它紧密相连的原因。(一起)他们将知道谁是数据所有者以及系统的IT支持是什么，”Nunn说。“医疗保健组织一直非常关注电子健康记录，但在纸上和较小的系统中存在大量信息”，这些信息也必须考虑在内。

为了涵盖所有基础，AHIMA电子发现工作队还建议各组织制定下列程序:

•保存和法律持有，概述了当有合理的诉讼预期以防止泄露时保存纸质和电子信息的过程;

•生产和披露，概述了披露与法律程序有关的记录的步骤;和

•审前会议的准备工作，概述法律顾问参加审前会议之前需要完成的步骤，其目标是确保组织做好充分准备，研究了将要解决的关键问题，并了解在证据开示计划中同意的内容及其对审前活动的影响。

技术问题
正如在当今的电子医疗环境中经常出现的情况一样，正确的技术可以使一切变得不同。由于许多所需的信息已经驻留在经常相互链接的系统上的数据库中，因此许多医疗保健组织已经拥有了在前端收集和保存数据所需的工具。

挑战在于如何在不破坏常规工作流程的情况下，以一种合理的方式检索这些信息。

“他们可以获取备份磁带，这既昂贵又耗时，”萨布隆说。“我们通常建议使用数字存档系统或某种类型的电子方法从硬盘驱动器远程收集数据，并确保在服务器端有存档过程，这样他们就可以在不停机的情况下收集数据。”

对于单个硬盘驱动器，Sablone建议使用一种允许远程成像的系统，这样整个过程可以在一夜之间完成，或者在不中断的情况下完成。远程成像还可以保护诉讼中可能需要的数据不被删除。

关键是将协议和技术结合起来，使电子发现响应更快、更容易、成本更低。

萨布隆说:“你几乎可以让人完全脱离这个过程，因为你可以远程操作。”“然而，我们发现，这可能是一个硬性推销，因为大多数公司都喜欢这个想法，但当你开始谈论升级时，你最终会陷入一场关于谁的预算的战争。”

他指出，这个过程通常会涉及业务部门、IT和法律部门。IT部门通常有其他预算优先级，而业务部门不认为电子发现是他们参与的一个过程。另一方面，法律部门通常会反驳说，他们可以在没有新技术的情况下完成这个过程。

如果没有找到一个中间地带，最终的结果往往是一个无效的系统。这反过来又增加了组织的责任和成本。

“在这一点上，如果你是一家医疗机构，而你却盲目行事，你就会远远落后于形势。大多数联邦法官对这些公司的处理相对宽松，但随着我们的进展，他们将不再那么宽松。”

——伊丽莎白·s·鲁普来自佛罗里达州坦帕市。专门从事医疗保健和HIT的自由撰稿人。