2010年2月15日
ARRA时代的IT供应商谈判
作者:格雷格·哥特
郑重声明
第二十二卷第三页
刺激资金的出现改变了医疗机构选择技术伙伴的方式。
随着《美国复苏与再投资法案》(ARRA)及其附属法案《HITECH法案》(HITECH Act)实施近一年，HIT供应商、顾问和卫生系统技术人员都在为其在2010年的显著增长做好准备。预计该立法将大大加快电子病历采用的缓慢但稳定的步伐，使医疗保健组织在购买系统并与供应商谈判时采取正确的方法变得更加必要。
波士顿咨询公司Beacon Partners客户服务总监查克•加里蒂表示:“这几乎是一场完美风暴。”“无论如何，这个行业正在走向电子记录的道路，但如果没有ARRA，它可能需要8到10年的时间。现在它被推到了5年的时间框架内。而要获得所有这些高科技刺激资金，更可能需要两年时间。”
缅因州富兰克林社区健康网络的首席信息官拉尔夫•约翰逊在描述刺激计划的氛围时，引用了一位同事的敏锐观察:“如果我们可以等上五年再买电子病历，我们不会做出一个糟糕的选择，因为整个行业将会自我调整，只有那些能够脱颖而出的企业才能脱颖而出。”
当然，问题在于，大多数医院高管等不了五年。他们必须迅速开始评估和选择系统组件，在供应商和咨询公司——有些拥有多年的医疗保健知识，有些在医疗保健方面几乎没有经验——进入市场的情况下，几乎是一片土地。
在这个新时代，谈判合同需要进行可靠的尽职调查，同时仔细分析两个因素:供应商和顾问的产品，以及HITECH法案中可能收紧的模糊段落。
首先建立你的人际网络
一位业内专家表示，确保顺利签订合同的最佳方式可能是淡化合同的重要性。相反，Greencastle Consulting的创始合伙人塞尔温•埃文斯(Celwyn Evans)表示，一个标志性的最佳做法是将合同视为指导方针;真正的工作将是与供应商建立牢固的关系，同样重要的是，与附近的同行建立牢固的关系。
埃文斯说:“你无法管理一个有合同的供应商。事实上，你永远也赢不了。你必须通过一种关系来管理购买，而不是合同。合同只是把一些准则放在一起。当你拿出合同，并开始用它来改变供应商的行为时，你就陷入了滑坡，这绝对不是首选的方法。”
埃文斯说，在HITECH法案出台之前，一个签约的最佳实践——“有些cio做得很好，有些做得不太好”——就是建立并利用对等网络。
“我的意思是联系你网络中的个人，看看是谁购买了这个特定的软件。他们喜欢什么，谈判进行得如何，他们得到了什么样的让步?从最佳实践的角度来看，我再怎么强调也不为过。向你认识的人伸出援手，与他们交谈。”
他补充说，如果不这样做，高管可能会错过同事与潜在供应商之间的动态关系。
埃文斯指出:“这是一个常见的错误。“人们没有按照他们应该做的方式做好尽职调查。我的意思是找出这个产品安装的地点和时间。卖主会给你一些不错的地方。重要的是，你要和你的关系网谈谈，找出哪里进展不顺利。每个人都有挑战，好的供应商，即使他们有问题，也会认真地、真诚地解决问题。唯一能让你了解真相的方法就是去接触你的人际网络。”
Evans建议在建立对等网络时采用正式和非正式的方法，他建议利用HIMSS等组织并参加当地的圆桌讨论。
约翰逊说，利用志同道合的首席信息官网络帮助他更多地了解了支持hitech技术的一个关键方面:组织间信息交换。他说，一个供应商不想建立一个双向接口到HealthInfoNet，缅因州的健康信息交换，“因为他们不想让我们扫他们的数据库。我把他们的脚趾放在火上说，‘不管你来不来，我们都要这么做。我们宁愿和你一起做这件事，但如果不行，我们会找第三方来做。’然后我得到了缅因州所有其他拥有同一家供应商的首席信息官的支持，让我代表他们所有人。”
有意义使用的重要性
Johnson的观察触及了构建充分利用HITECH所需的医疗信息技术体系结构的最关键因素之一:强制要求“通过电子方式交换医疗信息以提高医疗质量，例如促进医疗协调”的有意义使用条款和电子报告功能。
有意义使用的确切定义、EHR认证的确切方法、最终的认证机构等都经过了讨论，但尚未最终确定。注册会计师、MBA、新泽西州莫里斯敦大西洋健康公司(Atlantic Health)首席信息官琳达·里德(Linda Reed)说，她已经要求供应商遵守法律。
她说:“我们仍然没有100%了解什么是有意义的使用。”“你可以推断出很多东西，但在这些东西最终出来之前，没有人会划定界限，尤其是供应商。”例如，由于有关认证机构的立法不明确，供应商说，‘我们不知道谁将成为认证机构，所以为了保护您，我们不想在合同中注明我们将获得卫生信息技术认证委员会(CCHIT)的认证。
“我告诉他们，‘好吧，我不希望你们说你们将获得CCHIT认证。我要你说你要通过HITECH认证。她补充说:“实际上，我买的两件东西都有HITECH条款。”
Post & Schell律师事务所高级合伙人兼IT部门负责人史蒂夫•福克斯(Steve Fox)表示，此类策略对实施的最终成功至关重要。例如，他说供应商保证他们的平台将达到有意义的使用门槛应该打折扣。
他说:“如果一家供应商做任何事情就能达到(令人满意的)最终规定，我会感到惊讶。”“最终，实现有意义的使用将取决于个人医生办公室或供应商组织，为了做到这一点，他们将需要供应商的帮助。”当我看到那些‘如果你买了我们的产品，你就能实现有意义的使用’的保证时，我不得不笑，因为没有人能做出这样的承诺。另一方面，供应商产品的失败可能导致您无法实现有意义的使用。这就是为什么在合同中有严格的条款是如此重要，说明无论你想让供应商的产品达到什么目的，它都会达到这些特定的目标。
“许多供应商用‘我们不知道我们不知道什么’这句话来表示他们不能试图遵守未来的规定，但我们的立场是，如果你在HIT领域，你必须事先同意遵守这些规定，”他补充道。
深入挖掘
为了从ARRA刺激资金中获得最大收益，并避免后端因未能启动并运行批准的EHR而受到惩罚，组织领导者创建预期里程碑的蓝图，评估伴随新技术而来的业务流程变更，然后相应地与供应商接洽，这一点至关重要。Reed说，每个组织都应该对其当前的软件和硬件平台、互操作性以及组织人员评估和升级其架构的可用性进行尽可能全面的评估。
她说:“一旦你这样做了，你就必须明白，你是在追求激励，还是只是为了避免惩罚，这给了你一个时间范围。”“然后你可以画出路线图。除非你做了这样的事情，否则你就不是在最好的位置上操作。这是你需要做的第一件事，考虑你将如何收缩。”
当然，许多提供商组织缺乏IT专业知识，他们的临床医生没有时间在内部执行这些评估。约翰逊说，很多咨询师已经就ARRA的准备工作找过他，而那些常识性的评估，比如获得推荐信、与客户交谈、寻找潜在客户不是特别精通医疗保健的迹象，对找到合适的人选大有帮助。
他说:“现在咨询师之间几乎就像在赌博。”“他们是在问自己，‘谁将得到刺激资金?让我们团结起来分一杯羹吧。“这让我们想起了上世纪90年代末和本世纪初的HIPAA，当时的咨询师突然成为了帮助我们跟上这一步伐的专家。人们会说，‘我们会帮助你符合HIPAA标准。’如果他们把它拼成两个p，我就把它扔掉。”
里德说，一旦计算出这些基线里程碑，现在明智的战略可以帮助首席信息官找到他们可能几年都不需要的技术便货，但这些供应商可能会将其包含在捆绑产品中。
例如，她说，供应商对Atlantic Health未来几年技术需求的评估包括了她知道在满足最初的有意义使用要求方面并不重要的应用。她将其中一些作为短期和长期需要的不必要的“花里胡哨”而抛弃，但她将其他一些用于谈判。
她说:“有些东西他们一开始就想卖给我，但按照有意义的使用标准，我不需要买，但我最终还是需要买的。”所以我和他们的对话是，‘如果你把这些东西打包卖给我，我能得到多少折扣?’”
其中一个应用程序是Atlantic Health需要在中期采用的护理计划平台。
“在2011年，我需要它有意义地使用吗?”绝对不是，”里德说。“但这是我未来三年需要的东西吗?”绝对的。这就是我和供应商玩的游戏。我知道我需要它，我知道组织在支持它，所以如果我能以更好的价格买到它，我现在就会做。如果买不到，我以后再买。”
里德和约翰逊还表示，评估合同期限需要一种创造性的方法。随着互操作性变得强制性，供应商在试图锁定仅与来自同一供应商的其他平台集成的技术的长期合同方面的影响力将会减少。签订带有续签或自动续签的“常绿”选项的五年合同正变得越来越流行，并且在快速变化的组织间架构中评估技术需求时提供了更大的灵活性。
保持杠杆的技巧
如果医疗保健管理人员建立了一个同行网络，收集了可用技术的一般信息，并进行了仔细的需求分析，那么起草合同应该不会产生太多令人不快的意外——只要他们愿意在与供应商的讨论中坚持不懈，无论他们的组织有多小。
福克斯说:“如果你是一家小医院，你就不会像约翰霍普金斯大学或梅奥诊所那样拥有同样的影响力，因为供应商喜欢拥有知名度高的客户。”“但话虽如此，重要的是你如何对待谈判。例如，你永远不会想对供应商说，‘我们已经做了我们的搜索，你是我们将要使用的，所以让我们开始吧。“你总是希望供应商知道他们是你的第一选择，但你也有第二选择，你想要公开这一点，让两个供应商都知道情况是这样的。”我的一些客户已经更进一步，进入了双轨谈判。”
福克斯说，医疗保健行业的高管们应该总是要求以微软Word等可修改格式的合同草稿(他说，许多供应商以PDF等格式发送合同草稿，这巧妙地抑制了划去不满意条款的能力)，要求将销售人员使用的PowerPoint演示文稿等材料作为有约束力的支持文件，并保留在技术不符合商定条款时停止付款的权利。他还建议，应明确规定解决争端的程序。
福克斯说:“我总是建议先进行某种非正式的争议解决程序。明确谁来处理这个问题。也许可以从供应商的副总裁开始，如果有必要，可以一直到总裁或首席执行官。”
福克斯建议保留将供应商告上法庭的权利，而不是提交仲裁;法院是向公众开放的，公开诉讼的威胁可以激励人们更快地解决问题。
当然，这些类型的保障措施早于ARRA，但Fox也表示，ARRA之后的谈判应该伴随着一些新的警告，比如明确指出，如果不能帮助组织实现有意义的使用，供应商将付出高昂的代价。
他表示:“典型的责任限制条款会有一个武断的限制，并声称卖方‘在任何情况下’都不对相应的损害负责。”
刺激资金的损失或因未能满足HITECH规定而征收的罚款可能被解释为这种间接损害，“因此，客户有一位理解这一点并愿意进行艰苦谈判的律师很重要。”如果一项技术未能达到这些目标，不仅应该处以传统的罚款，而且福克斯表示，供应商还应该被迫支付部分或全部客户因该失败而在ARRA激励支付中损失的费用。
他表示:“这将是一场艰难的谈判，但值得关注。”
Greg Goth是康涅狄格州奥克维尔的一名自由撰稿人，专注于技术和医疗政策问题。
