2011年1月31日
更好地衡量工作效率的五个建议
宝拉·帕斯奎内利著
郑重声明
第二十三卷第二页
2011年，转录部门生产力测量的重要性将继续作为高优先级信息加以利用。以下是五个可以帮助部门达到目标的具体策略:
1.了解你的目标和可用的指标。
医疗保健行业和临床文档的持续发展使得转录服务专业人员在管理医疗转录员(mt)的生产力和整体表现时更加谨慎。由于事业心强的翻译人员数量持续下降，离岸转录成本增加，主管必须充分利用现有的翻译人员。
可靠的报告对于衡量员工生产力至关重要。转录服务专业人员应该评估可用的数据，并确定信息中的任何空白，以帮助他们管理团队的有效性。
负责机器翻译生产力的人必须首先了解他们的组织是如何衡量生产力的;可以使用各种度量，例如行数、分钟数和报表数量。不幸的是，对于转录服务专业人员来说，这些方法往往并不直接。例如，什么构成了一条线?有些人会说65个字符，包括空格，而其他人可能会说55个字符，不包括空格，但包括页眉/页脚字符。不管生产力是如何衡量的，管理者必须首先充分掌握他们用来评估绩效的衡量标准。
从组织的角度来看，生产力应该不仅仅是“满足数字”。管理人员应该努力提高文件质量，减少周转时间，提高医生满意度。
2.监控和管理MT性能。
为了实现生产力目标，转录服务专业人员必须使用数据来驱动MT性能管理。最关键但却经常被忽视的指标之一是非活动时间。换句话说，这是MT没有积极参与临床文件工作的时间。考虑到大部分MT都是虚拟工作，监控过多的非活动时间可以帮助经理“缩小MT正在生产的产品与MT如果按预期工作时间可以生产的产品之间的差距”。
对于那些已经过渡到编辑角色的转录员，熟练程度数据为转录服务专业人员提供了可操作的信息，以推动培训和指导，以提高生产力和效率。编辑熟练程度数据是至关重要的细粒度反馈，主管可以利用它来推动绩效。
转录服务专业人员应定期监测转录效率，并清楚地向员工传达期望。今天在行业中工作的mt应该对他们的生产力和生产力期望有一个明确的理解。
3.确定你的工作流程是否影响了你的工作效率。
工作流程在医院和医疗转录服务机构的整体生产力中发挥着重要的作用，无论是积极的还是消极的。例如，如果一个机器翻译正在向编辑角色过渡，但被赋予的编辑量很低，那么学习曲线将大大延长，生产力将下降。如果MT负责几个高度定制的帐户，所有这些帐户都设置为先进/先出逻辑，这也可能降低生产力。虽然有效的工作流程对客户满意度至关重要，但它也应该被视为提高MT生产力的工具。这是对MT性能有直接影响的两个基本工作流决策。
转录服务专业人员还应该考虑完成的总时间，或者需要多少额外的时间和资源来完成临床文件。这在离岸工作流程中尤其重要，因为离岸工作流程中通常有几层质量保证(QA)。
在测量海上MT的生产率时，有必要确定发生了多少“分层”。对于直接交付给客户的离岸MT，有不同的生产力期望，而不是期望达到一定百分比的准确性，以便进入下一个QA级别。
国内工作流程也是如此。转录管理人员应该将每MT的QA利用率作为整体生产力的一个因素来考虑。
4.考虑变量。
无论是医院、诊所还是医疗转录服务组织雇用的转录员，由于可能存在许多变量，因此将他或她的表现与其他人进行比较通常是不公平的。
转录服务专业人士应考虑以下事项:
•工作的难度和一致性:负责多个帐户或多种文档类型的机器翻译的效率可能低于记录一组医生和/或一种或两种文档类型的机器翻译。同样，一个对一群可怜的独裁者负责的MT可能处于不利地位。难度和一致性的高低都会影响整体生产力。
•工作类型:根据工作是通过传统方法完成还是通过语音识别完成，生产率预期会有所不同。虽然这两种情况都需要监控和管理生产力数据，但转录主管应该意识到，mt从传统环境转向编辑需要额外的培训和指导支持。
•额外的非生产性职责:转录服务专业人员需要确定有多少非生产性责任(如果有的话)正在影响个人的生产力。例如，分配给QA或诊所雇用的除转录外负责文书工作的mt可能会表现较差。在评估生产力指标时，必须考虑传统转录或编辑之外的任何责任。
•技术水平:经验和专业知识很重要。
•就业状况:在被雇佣的MT和独立承包商之间，生产率预期通常是不同的。转录服务专业人员应考虑翻译人员是否具有职业头脑，还是基于经济原因能够利用的技能而选择成为独立承包商。
5.确定、沟通和管理您的生产力标准。
没有一个全国性的生产率标准。基于使用当前结果的基准测试创建您自己的标准。同时，考虑组织必须完成什么才能达到概述的目标。请记住，转录服务专业人员不能期望mt在没有明确定义这些需求的情况下满足需求。
一旦确定了期望，就有必要确定异常值及其需求。例如，这些mt可能需要额外的培训或重新评估他们当前的工作任务，或者这些员工可能需要与工作职责相关的咨询。
识别没有达到生产力最低要求的MT，并沟通这些问题，可以带来改进机会，不仅可以提高性能，还可以提高MT的满意度。无论转录操作的大小或类型，缺乏明确定义和沟通的期望将导致结果不足。
- Paula Pasquinelli是M*Modal的转录服务经理。
