2011年1月31日

导航电子病历迷宫-供应商选择和其他电子病历采用策略
莫拉·凯勒
郑重声明

第二十三卷第二页

业内专家就如何最好地为重大系统改革做准备提出了建议。

无纸办公室。即时访问。电子记录。就在不久之前,这些只不过是医疗技术专业人士在会议上谈论的有趣的流行语,他们声称已经看到了未来。很少有人相信它们会成为现实,或者认为电子卫生信息管理将被视为一种竞争优势。

今天,各种规模的医疗保健组织都在重新安排其优先级,并重新检查其健康记录流程,并牢记一个关键目标:采用最佳的电子病历采用策略,以简化其HIM系统。

知情人士
有一件事我们知道:HIT一直处于不稳定状态。这一现实,加上医院环境中EHR不断变化的性质,正在改变我们所知道的患者记录文档的面貌。

电子病历的复杂性和技术变化的速度可能是推动评估电子病历采用需求的最大因素。医院管理人员现在意识到,研究、测试和观察其他已经采用电子病历的设施是最大限度地利用其潜在投资的关键。

坎伯兰咨询集团(Cumberland Consulting Group)的合伙人戴维•弗里兰(David Vreeland)表示:“在为医院选择系统之前,彻底评估市场上的供应商是至关重要的。”坎伯兰咨询集团是一家为医疗保健提供商提供服务的全国性技术实施和项目管理公司。“根据我们的经验,有些组织在这方面做得比其他组织好。”

弗里兰通常建议医院或医疗保健系统使用一种结构化的方法,尽可能地消除过程中的主观性。他说:“我们与客户合作的方法是建立一个以需求为基础的流程,并尽可能多地涉及医院的各个领域,以确保最终的供应商决策得到大量支持。”

毫无疑问,EHR实现可能会对医疗保健组织的工作流程和流程产生重大影响。

CompTIA的研究副总裁蒂姆•赫伯特表示:“这可能会在某种程度上影响到每一位员工。”CompTIA是一家非营利行业协会,致力于促进It专业人士和公司的全球利益,包括制造商、分销商、经销商和教育机构。“在实施之前测试系统并培训员工,可以提高顺利过渡的几率。此外,它还确保了EHR的功能得到充分利用。”

CompTIA第二届年度医疗保健IT市场:洞察与机遇研究发现,在电子病历的实践中,许多功能未得到充分利用。此外,研究证实,许多医疗保健专业人员在使用电子病历系统方面寻求额外的培训。当然,测试和培训的选择各不相同。实现中涉及的EHR供应商或IT解决方案提供商可以提供它。如果是大型医院或卫生系统,测试和培训可能由内部处理。

通过与临床医生、管理人员和工作人员合作,记录功能性和非功能性需求,然后构建一个涉及组织中许多代表的评估过程,Cumberland咨询集团发现,医院可以在知情的情况下做出最适合该医院特定情况的供应商决定。

为了在电子病历采用过程中提供帮助,HIMSS编制了涵盖电子病历采用策略的各种材料。最近,该组织发布了电子健康记录工作流程和实施挑战清单,供HIMSS成员在其EHR旅程中使用。

同样,美国国家标准与技术研究所最近发布了新的出版物,提供了改进电子病历可用性和可访问性的技术策略和策略。

缩小选择范围
在缩小EHR的选择范围时,与已经实施了EHR的同事或组织进行讨论通常是一个很好的开始。赫伯特说:“这些见解将有助于开始理解EHR功能的范围,以及系统之间的权衡。”“电子病历供应商可能非常适合某一类型的组织,但不太适合另一类型的组织。”

其他有助于缩短可能性列表的信息来源包括行业贸易展览或会议。与许多EHR供应商合作的经验丰富的IT解决方案提供商也可以讨论选项的范围。

一些基于软件即服务的EHR系统提供免费试用,这是一种很好的试水方式,可以找到符合组织目标的合适供应商。只需要互联网连接就可以尝试这些应用程序。

在公司内部有一个对供应商市场有深入了解的人也是很有帮助的,这样就可以构建最初的“长列表”。在许多情况下,这种经验可以通过与咨询小组合作获得。

一旦医疗保健组织决定使用什么资源来缩小竞争者的范围,哪些属性会影响最终的决定?弗里兰说,这在很大程度上取决于当前形势和组织要求。例如,他的一个客户多年来一直在操作一个定制编码的患者会计系统。

“这个定制系统还没有准备好处理新的ICD-10代码集,因此用一个兼容的系统替换它是这个客户的首要考虑,即使在一个重要的焦点放在临床系统上的时候,”弗里兰说。“每家医院都略有不同,这也是支持记录要求的另一个理由。”

建立需求
有许多关于电子病历采用的最佳实践。弗里兰认为,了解组织的目标和目的,并从广泛的部门中收集需求,以正确选择新的信息系统,这一点非常重要。

弗里兰说:“虽然这将使系统的采用更加顺利,但临床信息系统的采用——如医生文档、CPOE(计算机化医嘱输入)、标准化医嘱集、标准化药物对账单等——特别是对医生来说,是一个挑战,因为它代表着如此重大的变化。”“根据我们的经验,沟通、参与和支持可以缓解这种情况。”

沟通变更的原因,确保受影响最大的个人参与未来过程的设计,并在新的工作流程和支持系统上提供灵活的培训和支持,将大有帮助。

虽然采用电子病历还有很多工作要做,但有几个最佳实践可以缓解过渡。“医疗机构必须继续致力于电子病历的采用,因为这种转变不会在一夜之间发生,”赫伯特说。“员工必须认同采用电子病历的必要性,并愿意帮助实现这一转变。”

设施还必须愿意保持适应性,并在电子健康档案实施的早期阶段可能出现的任何问题中工作。最后,设施应该定期审查和评估哪些工作有效,哪些工作无效。

弗里兰说:“我们通常建议为这类举措制定一个长期的沟通和培训计划,行政和临床领导在执行计划中都发挥作用。”“提前知道即将发生的变化对采用有很大帮助。显然,有效执行项目计划对可信度至关重要。”

没有人是旁观者
让用户参与到采用过程中是至关重要的。正如Vreeland建议采用有效的策略,利用组织中大量的个人,他相信最终用户在整个系统实现生命周期中的参与。

他说:“设计会议参与者、用户验收测试员、实习生和超级用户等角色都是让用户参与并保持参与的好方法。“这是一件好事;您不希望这些系统实现项目仅仅是IT项目。……我们发现,特别是对于临床系统的实施,因为在许多情况下,该项目代表了该地区首次转向使用信息系统,也就是说,它们目前在纸上,组织将该项目视为利用信息系统而不是it项目的工作流程转换倡议,这一点非常重要。”

对于临床医生来说,许多相同的理论也适用。然而,对于忙碌的医生和其他医疗服务提供者来说,考虑到他们繁忙且经常不稳定的日程安排,让他们参与进来是很重要的。

“有些医生喜欢用不同的方式学习。例如,我们试图提供多种培训场所,这样我们就可以吸引不同风格的人。”弗里兰说。“当然,对于电子病历采用项目来说,有一个明确的时间表至关重要。更具体地说,反映在易于理解的甘特图(说明项目进度的条形图)中的时间轴允许项目团队广泛地沟通计划,并建立一些集体组织小组,思考事情的发展方向。这些简单的工具是成功的关键因素。”

面临着诸多挑战
根据弗里兰的说法,采用电子病历的最大挑战通常是转移到高级住院诊所,这需要医生自己输入订单并制作自己的文件。

弗里兰说:“这类项目通常也需要医生记录方式的显著标准化。”“这些事情代表了许多医生行医和锻炼工作流程的重大变化。这是我们这个行业的难题,但临床自动化的整体必然性从未像今天这样明显。”

CompTIA的研究表明,最大的阻力来自于对工作流程或流程的感知影响。在调查中,电子病历用户提出了几种改进电子病历的方法,包括使技术更快、更容易使用和更简单,以及更有能力实现与其他系统的互操作性。

任何革新组织运作方式的技术实现都面临着无数的挑战和挫折。根据Cumberland咨询集团的说法,在EHR转换过程中常见的错误与一般的大型系统实施项目并没有什么不同。有很多,但一些关键的包括以下几点:

•缺乏明确的项目目标和目的;

•缺乏适用于工作的基本项目管理技术;

•无效或完全缺乏治理(例如,使运营管理人员能够洞察并影响项目的人员结构);

•缺乏范围定义或范围太广,项目注定要失败;和

•终端用户社区在设计、测试和培训中的参与有限。

赫伯特还补充了以下错误:

•事先没有做好功课,不了解组织的需求,可能会导致与电子病历供应商的不匹配;

•未能获得高级管理层的承诺和员工的支持;

•沟通失败;

•低估对工作流程和过程的影响;

•低估了学习曲线,因为员工不可能在一夜之间成为新系统的专家;和

•未能投资于充分的员工培训。

政府的角色
有意义的使用应该是电子病历采用的驱动力还是自然结果?从弗里兰的角度来看,理想情况下应该两者兼而有之。

他说:“我认为医疗保险和医疗补助服务中心在关注那些使电子病历技术的使用‘有意义’的事情上做得很好。“然而,在一天结束时,我们非常清楚,HITECH法案正在产生预期的效果,加速信息系统在美国经济中最后一个尚未达到自动化临界点的领域的采用。是否有可能一些组织为了获得奖励而“猛击”这些系统?确定。但随着时间的推移,所有组织都将被迫优化这些系统的使用,这是使用电子病历技术的最佳实践。”
弗里兰说,有意义的使用是否应该推动电子病历的实施,反之亦然,实际上并没有什么区别。他说:“如果它能降低成本,提高病人的安全,很多人认为这最终会由临床自动化带来,我认为这是一件好事。”

- - - - - -莫拉·凯勒是明尼阿波利斯的作家和编辑。