二零零八年十二月八日
扫描技术:改善图像
劳拉·盖特
郑重声明
第二十卷第二十五页
升级帮助两个组织提高了效率。
新墨西哥州的Las Clinicas del Norte和位于卡斯珀的怀俄明医疗中心(Wyoming Medical Center)除了位置偏远之外，还有一些共同点:它们一度都被纸质病历淹没，但现在通过购买电子病历(EMR)系统加入了现代时代，该系统可以将纸质文件扫描成数字记录。全国越来越多的医疗机构将电子病历作为解决纸张混乱的部分或完全解决方案，他们就是其中之一。
去年，Las Clinicas del Norte采用ecclinicalworks作为其EMR/实践管理供应商。但它仍然需要将现有的纸质记录转换为数字格式。为了解决这个问题，它购买了一种技术，使工作人员能够坐在办公桌前通过集成键盘扫描文件。键盘扫描仪允许用户通过将文档插入扫描仪输入槽来激活和完成扫描。
“在计划阶段，我们考虑了员工的需求，并决定为任何需要将文件扫描到系统中的员工配备一台扫描仪，”Las Clinicas del Norte的IT主管Desi Lopez解释说。“一开始我们只有几台高速双工扫描仪，但随着越来越多的员工熟练使用EMR系统并需要将数据输入其中，我们发现一些小型扫描仪对那些没有大量扫描的人来说是有益的。KS810扫描仪(来自KeyScan)是理想的。当不需要大量扫描时，它们非常适合我们的需求。”
与此同时，1996年开始推行无纸化的怀俄明医疗中心(Wyoming Medical Center)最近升级为IBML ImageTrac扫描仪，以提高效率。他的主管尼克·贝尔维尔指出，新旧扫描仪的扫描过程“有本质上的不同”。以前工作人员一次只能扫描一个文档，现在他们可以一次加载所有文档页面，从而使输出翻倍。
贝尔维尔说，旧的技术每分钟扫描120页，而新系统每分钟可以扫描240页，这是一个重要的统计数据，考虑到该设施仍在处理大量积压的旧记录——实际上是12年的记录。新的扫描仪将使工作人员能够在12到18个月内完成这项艰巨的任务，比Belveal估计使用以前的扫描系统需要7年的时间要短得多。
扫描过程
所有要扫描的文件必须去掉订书钉和回形针。如果一页纸起皱了，它就会在平板复印机上复制出来，生成一页纸，然后送入扫描仪。在怀俄明医疗中心，准备旧文件是扫描过程中需要克服的最大障碍。
Las Clinicas的工作人员不需要扫描整个记录。根据洛佩兹的说法，医生可能希望扫描纸质病历中的某些测试结果或表格，但大部分病历都是历史记录，所以在几次访问办公室后，所有相关数据都已输入电子病历。他说，参考纸质图表或扫描版本的需求减少了。
“我们的前台工作人员需要扫描收入表格、纳税申报表、保险卡等。对于单页或几个单面页，KS810扫描仪工作良好，”Lopez说。“我们的护理人员需要扫描其他类型的文件，从传真的实验室结果到纸质图表和其他医生的报告。他们做大部分的扫描，因为他们的扫描量要大得多，他们的办公桌上有一个高速双工扫描仪。我们的帐单职员会扫描他们寄出的支票副本和保险公司的福利说明[EOB]表格，由于这些表格大多是一页或只有几页单面，所以他们会在办公桌上使用KeyScan扫描仪。如果收到一张大额保险支票，这通常意味着EOB不止几页那么长，所以他们会把它拿到护士站，使用高速扫描仪。”
Belveal说，在怀俄明医疗中心，由于文件按照扫描顺序出现在电子病历中，因此HIM部门按时间顺序扫描它们。x射线存储在图像存档和通信系统中，但报告导出到电子病历中。该扫描仪可以输入包括法定尺寸(8.5 X 14英寸)的文件，也可以扫描图片。
Belveal说:“我们的新扫描仪最大的特点是它能捕捉到重复的页面。”他补充说，消除重复不仅节省了时间，还节省了空间和浪费的文书工作。
在Las Clinicas del Norte，扫描仪不能扫描x光片，但这不是优先考虑的问题，因为病人会收到一张CD上的x光片拷贝。然后，诊所会将CD上的照片导入电子病历系统。
安全与储蓄
Las Clinicas del Norte的EMR系统直接与扫描仪连接，因此它可以控制扫描并保存图像。作为EMR系统一部分的安全特性允许Lopez和其他主管决定谁有权在系统中执行某些功能。
他说:“我们是一家独立的诊所，有三个主要地点，还经营着几家以学校为基础的诊所，它们都使用电子病历系统。”“在我们的行政站点，我们放置了电子病历系统的服务器，并在我们的其他主要诊所之间有专用的T1线路，而学校诊所使用VPN[虚拟专用网络]远程连接到服务器。”每个员工都有自己的用户登录名和密码，并被分配使用电子病历系统某些功能的权限。”
怀俄明医疗中心也采用密码保护的安全措施来限制员工访问电子病历。扫描仪的使用也受到监控，所以不是任何人都可以在系统中输入文件。
Belveal估计，在五年的时间里，新的ImageTrac扫描仪将为怀俄明医疗中心节省约35万美元。他说，医院的目标是实现无纸，但他不认为这将成为现实，直到医院的老医生退休。与此同时，下一代医生将需要一个无纸化的环境，他希望做好准备。
-劳拉·盖特的医疗和商业贸易文章已经发表在《医疗旅行》中，放射学今天，修正论坛，信用社业务，以及其他全国性和在线出版物。
