2008年6月23日

达成协议
玛丽·安妮·盖茨
郑重声明
第20卷第13期，第24页

从双方的角度近距离观察编码供应商的谈判过程。

由于各种原因，编码供应商经常帮助医疗机构减轻未编码医疗记录的积压。为了确保更成功的供应商体验，医疗保健组织在协商合同时必须考虑几件事。相反，供应商在处理设施时应该保持可靠的方法，编码人员需要灵活和积极。

对编码供应商的需求
弗吉尼亚州林奇堡弗里德曼营销集团(Friedman marketing Group)的营销总监Beth Friedman说，一家机构可能与编码供应商签订合同的一个原因是长期的编码人员空缺。她将长期空缺定义为“一个或多个空缺三个月或更长时间的职位”。当出院未最终计费(DNFB)记录异常增加时，也可能需要供应商，这种情况发生在患者已经出院，但记录尚未编码或计费时。此外，当普通程序员因各种原因(包括假期、疾病或产假)外出时，可能需要供应商。最后，位于旅游目的地的医院可能会出现季节性人口高峰，导致更多的医院就诊，从而导致编码积压。

如果招聘和留住合格的编码员有困难，或者如果员工持续短缺，设施也可以寻求供应商的帮助，这种情况经常发生在没有任何类型的认证编码员计划的州。AHIMA专业实践资源经理Lou Ann Wiedemann博士说，这种情况可能促使寻找有技能的候选人，并开始供应商合同谈判的过程。他补充说，新的要求也可能导致积压，例如2007年实施的联邦医疗保险严重程度诊断相关小组(MS- drgs)。实施MS-DRGs也改变了并发症和合并症(CC)的病情捕获率。诸如此类的更改通常需要编码员更仔细地检查记录，并可能导致学习曲线，其中编码员的生产力可能随着编码员学习新系统而下降。

此外，2007年将进场(POA)指标纳入编码过程。正确编码poa需要编码人员确定患者的诊断或诊断在入院时出现。“似乎入院时是否在场相对容易确定，但我们发现情况并非总是如此。MS-DRGs、POA、MCC[主要CC]和CC都取决于医生的文件。这又回到了良好的临床文档，以及编码员是否在该记录中拥有准确和及时编码所需的一切，”Wiedemann说。

她说:“新的编码准则和无法招聘员工可能会造成积压，因此HIM主管正在寻找能够填补空缺的人。”“我认为，在满足各种其他要求(例如，DNFB、提供编码教育、跟进缺勤人员)的同时，医疗机构很难解决自己的生产力问题，并正在寻找方法来弥补这一点。”

基本要求
新泽西州汤姆斯河Dailey Billing Services公司的创始人Yvonne D. Dailey表示，医疗机构在寻找编码供应商时，应该把重点放在经过认证和经验丰富的编码人员身上。她说，新的编码人员根本没有准备好独立工作。

戴利说:“经验是关键，因为你今天可能获得了认证，但仍然没有足够的经验为无人监管的设施编写代码。”“如果他们希望自己创业，他们(程序员)需要两年的良好经验。”她说，在完成课程要求后，编码员要接受全面的知识测试，但所有内容都针对不同的专业，使用不同的术语、程序和运营商政策。戴利补充说:“我给心脏病专家编码的方式和给皮肤科医生编码的方式是不一样的。

弗里德曼说，对于供应商来说，可靠性和专业知识至关重要。“当你说你要去那里的时候，你必须在那里工作。专业知识很重要，因为作为一名编程顾问，你没有多少资源可以寻求帮助，也没有多少资源可以就如何编写代码征求别人的意见。”“除非你知道自己在做什么，否则你不可能成为一名优秀的编程顾问。”

弗里德曼说，除了认证和经验，程序员还应该有职业责任保险。此外，她说，如果编码员在旅行和现场工作，他们可能需要某种形式的工人补偿或人身伤害保险，因为医院可能不会为现场伤害支付费用。

此外，戴利说，供应商合同谈判中应该包括一份HIPAA协议，概述保密内容。她还建议供应商雇佣的程序员应该有一个商业伙伴协议。

写在纸上
弗里德曼说，合同语言很重要，至少应该包括要完成的工作和工资水平。每种图表类型的费率，包括住院部、急诊科、门诊部和诊所，都应在合同中明确说明。更进一步说，她说，供应商可能希望对住院时间较长的病人要求更高的价格。“具体描述要完成的工作。您可能会为住院患者的图表编码报销很多钱，但不要让它无限开放，因为只住院5天的患者肯定比住院20天的患者更容易编码。你需要花更长的时间来编写这么长的代码，”弗里德曼说。

判断业绩的标准是安排的另一个方面，应该记录下来。弗里德曼说:“重要的是要知道他们(供应商)将用什么指标来衡量。”他补充说，供应商应该知道如何衡量生产率和质量，以及这些指标如何与他们的薪酬挂钩。她说:“我认为把这一点说清楚真的很重要。”

此外，供应商在接受报价之前应该知道这项工作预计需要多长时间。如果某一天使用某个供应商，而下一天不使用，可能会给独立工作的供应商带来现金流问题。“他们需要签订至少6个月的合同，如果可以的话，还需要更长时间。长期协议和长期合同对每个人来说都是双赢的，因为编码员将了解客户的系统、工作流程、图表、医生和他们治疗的病人类型。医院会依赖并发展与这个人的关系，所以合同越长越好。”Friedman说。

缩小范围
Wiedemann说，在选择供应商时需要考虑几项因素。首先，确定需要外包的记录量。例如，如果一家机构选择每天外包100份急诊科记录，它必须确保供应商能够跟上这个数量。

接下来，该机构应该知道它想要外包的记录类型。例如，它是否想只关注住院病人的记录?还是会向供应商提供混合的病人记录?Wiedemann说，该机构还需要决定是扫描记录还是让供应商来现场。

除了确定要完成的工作量外，还必须考虑工作范围。你希望供应商严格遵守代码吗?Wiedemann说，一些机构将他们的医疗记录抽象为特定的信息，如药物相互作用或编码人员必须寻找的其他标准。她说:“当你外包时，你需要知道你是希望那家公司也这么做，还是你打算自己做。”

最后，Wiedemann说，医院必须考虑到内部问题，问问自己外包医疗记录的目的是什么。她建议工厂在考虑供应商时应该问自己几个问题:你是在寻找一个长期的合作关系，还是一个只在需要的基础上工作的供应商的承诺?你是否在寻找一段稳定的关系(例如，你可以指望的人每天都在那里，只是周末，或者只是请假)?合同编码员的资格证书是什么?他们是否满足组织自己的编码员需求?

如果供应商不在现场工作，Wiedemann说需要解决几个问题，包括以下几点:

•供应商如何获得这些信息?

工厂是否需要扫描或邮寄现场记录?

•如果需要扫描，谁提供扫描设备?谁的员工执行扫描功能?

•信息如何在合同编码器和组织之间来回传递?传真、邮寄还是扫描?

•供应商是否要求远程访问组织的系统?会导致什么样的隐私和安全问题?

•IT部门是否允许合同工远程访问?

相反，当供应商在现场工作时，也有一些问题需要解决，Wiedemann说。例如，设施是否必须支付供应商差旅费和/或每日津贴?偶尔，如果在现场进行编码，供应商会对每条记录收取更少的费用。然而，她说，当医院支付供应商的机票、酒店费用和每日津贴时，最终可能比承包远程服务的成本还要高。

补偿及质素保证
除了确定具体的编码需求，Wiedemann说，设施还必须询问他们将如何支付合同服务的费用。

住院和门诊病历的定价指南各不相同。例如，住院图表按一种费用支付，而急诊科图表按不同的费率支付，可能更便宜。此外，门诊或诊所记录的编码成本也可能更低。

另一个选择是按小时向供应商付款。然而，选择此选项的设施需要知道供应商在此时间框架内可以编码多少记录，Wiedemann说。她说:“如果你指望他们在8小时内制作25张唱片，而他们只制作了10张，那你可能就有问题了。”

医疗保健组织也希望确保他们的记录被准确编码。Wiedemann建议问以下问题:

•供应商计划如何进行质量检查?谁将执行质量检查?

•需要采取哪些步骤来确保记录的编码准确?该机构将如何确保患者记录已按照内部准则正确编码?

从编码员的角度来看
要成功过渡到为供应商工作，编码员需要具备一些品质。例如，他们应该能够独立工作，独立做出决定，弗里德曼说。她指出:“他们将一直做同样的工作，但如果他们在一家外包编码公司工作，他们很有可能不得不出差，因此保持灵活性和轻松适应变化是很重要的。”此外，她说，能够处理意外问题，特别是在旅行时，是一个方便的特点。

戴利还提到了其他一些重要品质，比如寻找工作的强烈动机，以及为那些在家辛苦工作的人提供指定的工作空间。

她说:“如果你在家办公，你必须能够把家庭生活和工作分开。”“这不像你坐在那里看电视，然后试着写代码。你必须有这样一种心态，那就是你正在做的事情，把它与其他事情分开。”

学习的意愿是必不可少的。她说，编码每天都在变化，程序员必须能够建立网络，这样他们就可以结识业内人士，如果遇到困难或有问题，他们就可以“求助”。

对于要保持行业领先地位的供应商，Friedman建议开发和维护一个网站。在签订第一份合同后，要求(希望)满意的设施提供证明或参考，可以在网站上显示。她甚至预测有一天会出现一个类似拍卖的网站，独立的编码顾问和供应商可以在那里对可用的编码工作进行竞标。

此外，印刷名片和网络也是吸引业务的好方法，弗里德曼说。最后，参加地方、区域和州AHIMA会议，并利用它们提供的资源。

玛丽·安妮·盖茨是芝加哥地区的一位医学作家。