2008年3月31日
纸浆摩擦
玛丽·安妮·盖茨
郑重声明
第二十卷第七期，第20页
对于想要妥善处理退休医疗记录的医疗机构来说，独立承包商可以充当“杀手”。
当医疗保健组织需要销毁机密文件(如医疗记录)时，粉碎文件似乎是首选方法。粉碎过时或不需要的文件的任务可以外包给专门从事文件销毁的公司，或者一些机构可能会选择在内部实现自己动手的方法。在为特定设施选择最合理的方法时，时间、成本和安全性是需要考虑的主要因素。
“超过50%的医疗服务提供商将他们的信息或文件销毁外包给承包商，”全国信息销毁协会(NAID)的执行董事罗伯特·约翰逊(Robert Johnson)说。“外包给承包商的原因是更安全、更方便。”
例如，约翰逊说，在内部用小型碎纸机粉碎50磅的纸张可能需要5个小时，而将这项工作外包给承包商可以更快地完成。
另一个选择是雇佣一个在现场撕碎文件的承包商。据客户主管朱莉·霍斯金斯(Julie Hoskins)介绍，在印第安纳波利斯的Shred-It公司，客户可以亲眼目睹纸张在侧面装载的24英尺卡车上被横切粉碎，而碎纸机位于卡车箱子的前部。她说，一个巨大的高速碎纸机被笼门保护着，可以保护客户和工人免受碎纸机的伤害，同时也可以让人们看到碎纸机的运作。此外，还有一个观察窗口，让客户可以在卡车离开之前看到粉碎的材料完全被摧毁。
在选择让其他人粉碎记录和其他机密材料时，文件被粉碎的速度可能是一个关键因素。霍斯金斯说:“我们的高速碎纸车在10分钟内就能粉碎的东西，一个人在办公室的碎纸机上需要10个小时。”
选拔过程
“做好功课”是选择碎纸机承包商最重要的部分，新泽西州利文斯顿市安全碎纸机有限责任公司的销售经理尼扎·克鲁兹说，“征求推荐信——这一点非常重要。”此外，设施应要求任何潜在粉碎承包商提供政策和程序的副本。克鲁兹还建议问以下问题:
•员工药物检测政策是什么?
•是否进行背景调查?
•有多少现场员工监督?
•取文件时是否有两名代表在卡车上?
•当司机离开卡车时，卡车是否锁好并安全?
克鲁兹说，同样重要的是要弄清楚承包商使用什么样的设备来粉碎文件，以确保机密材料的完全销毁，因为不同类型的碎纸机的性能不同。例如，意大利面碎纸机将文件切成又长又细的条状，可以重新组装。
据霍斯金斯说，碎纸术在过去几年里取得了长足的进步。1998年，她把办公室里切碎的材料拿给一位私家侦探，询问是否有可能重建这些条带，这让她大开眼界。私家侦探告诉她没有，然后给霍斯金斯看了一个房间，里面有两个老人正在把撕成碎片的文件重新拼在一起。
克鲁兹还喜欢撕裂式碎纸机，这种碎纸机提供了一个十字形的切口，通常被认为使文件无法重建。随着粉碎的重要性得到越来越广泛的认识，粉碎技术也在不断发展。克鲁兹说，锤式粉碎机更进一步，实际上把纸张颗粒变成了灰尘，从而确保不可能重新组装文件。
成本
外包粉碎任务可能比在内部执行任务更快，而且可能更便宜。约翰逊估计，一名医护人员每花15到20分钟给碎纸机喂东西，承包商就可以在大约一分钟内粉碎同样数量的纸张。他还指出，员工花在碎纸机前的时间，其实是他们被雇佣来做本职工作的时间。约翰逊说，外包的成本取决于服务水平和要销毁的材料数量。
克鲁兹对此表示赞同，并补充说，粉碎服务提供商可以根据医疗保健提供商的预算量身定制一个项目。她说，粉碎服务的起价可能低至每月49美元。她说:“从商业角度来看，将粉碎工作外包的好处在于，你可以节省时间和金钱。”
霍斯金斯说，粉碎的成本可以定制，这样对客户来说，这项服务是划算的。许多客户将要粉碎的纸张材料放入承包商提供的安全容器中。她说:“一旦它被放入锁着的容器中，就没有人能接触到它。”
这些盒子装了大约100磅的纸，相当于两令纸。开口足够大，一次可以容纳400张纸，所以客户只需要一分钟就可以处理掉大量的纸。为了加快这一过程，订书钉、回形针和少量的塑料——比如把几页纸粘在一起的活页夹——不需要移除。霍斯金斯说，一个小批量的客户有三个集装箱的纸要粉碎，预计每月要支付50到100美元。
摧毁一切
除了在病人病历中发现的个人识别信息和诸如求医原因等诊断信息外，诊断和治疗计划也必须妥善销毁。
此外，德克萨斯州医学委员会规则第165章将CPT和ICD-9-CM等账单代码也列为医疗记录的一部分，必须保密。此外，委员会还表示，补充信息、修订、变更或更正，以及其他医疗来源的记录，也必须被视为机密信息。
德克萨斯州医学协会概述了在确定是否有资格销毁医疗记录时，可能有助于医疗保健提供者履行其道德和法律义务的标准。例如，患者应该能够在文件被销毁之前收集他们的旧记录或将其转移到另一个医疗保健提供者。
此外，德克萨斯州医学协会建议，在过去两年内拥有有效医疗档案的患者应在预计销毁日期前30天通知。如果病人病历的某些部分因医疗原因不需要保存，委员会规定，病历必须保存7年，从最后一次治疗之日算起，然后销毁。委员会还指出，免疫记录是永久记录，不得销毁。
的指导方针
根据德州医学协会的说法，销毁医疗记录的正确方法是粉碎、焚烧或回收。AHIMA就适当销毁符合条件的医疗记录发布了以下准则:
•销毁记录，这样就没有重建信息的可能性。
•开发永久性和不可逆转地破坏计算机数据的方法。
•每年重新评估销毁方法。
此外，销毁的具体文件应包括以下内容:
•销毁日期;
•销毁方法;
•处置系列的描述;和
•包括日期。
此外，医疗机构应获得以下资料:
•符合HIPAA的商业协会协议;beplay最新备用网站
•销毁证书;
•个人签名;和
•在正常业务过程中销毁记录的声明。
最后，销毁合同应包括以下内容:
•销毁方法和获取与销毁之间的时间;
•保密保障;
•因未经授权披露而造成损失的赔偿;和
•破坏的证据。
HIPAA和州法律
重要的是要认识到，只有与联邦要求相抵触的州法律才有资格获得豁免。正如行政简化规则所定义的那样，相反意味着一个受保护实体不可能同时遵守州和联邦的要求，或者州法律的规定是实现HIPAA行政简化规定的全部目的和目标的障碍。
一般来说，如果一项州法律涉及个人可识别的健康信息的隐私，并且为个人可识别的健康信息提供更大的隐私保护，或者比隐私规则提供更大的个人权利，那么它就比HIPAA隐私规则“更严格”。例如，根据卫生与公众服务部(Health and Human Services)的说法，一项规定个人有权以比隐私规则更及时的方式检查和获取其医疗记录副本的州法律“更为严格”。
克鲁兹说，新泽西州对从2006年1月1日起保护个人信息的规定做出了回应。所有企业都必须采取措施保护与任何个人有关的个人信息，包括客户、患者和员工。这些步骤包括:
•实施、执行和监督文件销毁政策和程序。
•研究、监督和管理与供应商、供应商和其他第三方的关系。
•限制重要员工访问个人信息。
•培训员工保密处理个人信息。
责任
约翰逊说，承担保证医疗文件隐私的责任可能是一个悖论。他表示:“如果外包承包商没有提供专业服务，他们就会承担损害赔偿的责任。”
另一方面，医疗机构也不会放弃保护患者隐私的责任。“医疗从业者不能转移他们保护病人信息的责任，但他们可以让外包承包商对他们不履行职责造成的损害负责，”约翰逊说。
霍斯金斯说:“任何与信息销毁服务签订合同的公司都应该要求提供一份签名的证明文件，说明资料被销毁的日期。”“销毁证书是遵守保存时间表的重要法律记录。beplay最新备用网站但是，它并没有有效地将保持材料保密的责任转移给承包商。”
此外，霍斯金斯说，如果私人信息在供应商接受后浮出水面，法院必然会质疑选定特定承包商的过程。任何医疗保健组织在选择能够提供必要安全保障的承包商时没有表现出应有的尽职调查，都可能被视为疏忽。
“从风险管理的角度来看，”霍斯金斯说，“如果信息是由于供应商的欺诈或疏忽而泄露的，他们的义务就无关紧要了。信息落入坏人之手的公司损失最大，要么是生意上的损失，要么是被起诉，要么是不利的宣传。由于企业不能转移其保密责任，因此必须确定与一家信誉良好、安全程序优越的公司打交道。”
- - - - - -玛丽·安妮·盖茨是芝加哥地区的一位医学作家。
走向绿色
一旦文件被撕得面目全非，它们有时会被回收利用，变成供每个人使用的产品。例如，据客户主管朱莉·霍斯金斯(Julie Hoskins)说，撕碎印第安纳波利斯公司(Shred-It Indianapolis)为客户回收撕碎的材料。粉碎的材料会被送到一个地方，在那里它会被打包成2吨重的块，然后送到一个回收商。然后，这些材料被制成纸巾、卫生纸、麦片盒和餐巾纸等纸制品，回收后的产品被卖给酒店和汽车旅馆行业。
- - - - - -玛格
