2009年2月2日
找到完美的投资回报率
文/林赛·盖兹
郑重声明
第二十一卷第三页
内部、外包或两者的组合—有许多可用的选项可以进行定制，以满足医疗保健组织的ROI需求。
20年前，医生办公室和医院被大量的医疗记录申请淹没，以至于积压如山。因此，处理旧的请求和完成新请求一样重要。虽然今天的医疗机构已经学会了更好地管理这一过程，但总有改进的空间。
依靠技术
信息发布(ROI)过程曾经意味着手工跟踪记录和制作大量复印件。这是一个乏味的过程。但是，与日常生活和商业的其他领域一样，技术在存储和共享文档方面取得了巨大进步。
虽然在许多情况下仍然存在纸质记录，但向电子医疗记录(emr)的转变已经很重要。“在纸面世界里，只会有一项纸面记录，”美国医疗卫生协会(AHIMA)专业实践资源主管、CPEHR注册会计师、医学硕士Lou Ann Wiedemann表示。“你必须找到每个病人要求的单独纸质记录，即使你当天有100个请求。随之而来的总是问题。可能是放错地方了，或者被别人借走了。然而，随着技术的发展，你现在可以跟踪记录的位置，只要它在一个系统中，多人可以同时访问记录。”
使用电子方法的另一个好处是它对环境的影响。“更少的纸张，更少的印刷，更少的邮件意味着更少的浪费，”Universata公司的Margaret P. Ezell博士说，她在去年的AHIMA会议上主持了两个关于ROI的研讨会。“这是一种更环保的做法，也会为你省钱。当南卡罗来纳医科大学(MUSC)从以前的纸张供应商转向我们的电子健康信息交换和ROI交付时，它为他们节省了20,000美元的邮资和5,000美元的纸张。”
通过其社区和企业健康信息交换，MUSC能够接收来自可信请求者的电子请求，收集EMR内容，并以电子方式交付记录。不受信任的请求者必须具有符合hipaa的授权，并且可以通过电子传递、传真或邮件接收记录。
过渡到无纸化系统还可以节省人力成本，Ezell补充道。“乔治华盛顿大学医院……开始时只是纸质发布，使用六到七名员工来处理ROI流程。但当他们过渡到电子环境时，他们能够减少所需的员工数量。现在需要2.5名员工来处理ROI电子交付流程，周转时间为每天十分之一。”虽然这种人员变动并不普遍，但它可能是拥有电子健康记录的结果之一。
Wiedemann说，请记住，处理该流程的员工确实需要接受适当的培训，因为在计算机上处理ROI流程需要一套不同的技能。她解释说:“你需要确定你的员工是否可以处理，如果可以，他们需要多少培训。”“注意你的过程;使用电子产品并不是一件自然而然的事情。如果你过去在投资回报率方面有问题，除非你做出改变，否则你将再次遇到同样的问题，即使你采用了电子化。例如，如果你的问题是医生没有按时完成记录，拥有一个电子发布系统将无助于解决这个问题。您仍然需要解决手动签名的问题。抓住转换到新技术的机会，找出问题所在，并对工作流程进行适当的更改。这样，当技术实施时，你会有一个更顺畅的过程。”
走电子路线也改变了记录的分发方式。纽约西奈山医院(Mount Sinai Hospital) HIM的代理主任戴安娜·麦克劳克林(Diana McLaughlin)说:“我们最近开始在cd上提供患者信息。”“我们发现这方面的需求越来越大。当然，这取决于是谁提出的请求。我们可以通过纸质版或CD版来满足他们。”
许多人表示，科技进步还会继续。例如，埃泽尔说，Universata的技术可以让医疗机构拥有一个信息亭，病人可以通过电子方式请求自己的医疗记录，然后通过电子传输接收这些记录。
麦克劳克林说:“在这个信息时代，医疗保健将变得越来越精通技术。“随着我们的技术越来越成熟，将会有更多的方法来及时有效地获取记录。”
谁来处理这个过程?
处理ROI请求所涉及的时间和人力数量导致一些人将流程外包给第三方供应商。健康信息外包服务协会(AHIOS)主席邦妮·科菲说:“由于对信息的需求超过了医院或医生办公室所能投入的人力，因此该行业产生了外包的需求。”“如今，ROI公司不仅帮助医院满足这些需求，而且还将周转时间降至最低。”
然而，新技术让一些医疗机构考虑将这一过程完全引入内部。Wiedemann表示:“我认为，在纸业领域，ROI流程非常耗费人力和时间，因为一切都是手动的。“但实施技术已经导致许多人考虑将其引入内部的利弊，甚至可能重新考虑他们处理过程的方式。在今天的经济中，每个人都在寻找减少开支的方法，对于任何HIM专业人员来说，审查他们的外包合同并做出明智的决定都是谨慎的。可能把它放在家里不值得花这么多钱，但仍然值得再考虑一下。”
埃泽尔指出，如果这个过程是在公司内部完成的，高管们应该考虑到他们将身兼两职。“一个是作为护理人员为病人提供服务。第二个是为那些要求记录的病人提供客户服务。”“HIM主管可能会在他们投入最多时间的服务上有冲突，但重要的是，如果他们正在处理ROI流程，他们需要同时履行这两项职能。”
对于许多医疗机构来说，有效的方法是找到与外部供应商共享流程的平衡。“与供应商合作使我们减少了工作量，”弗吉尼亚州亚历山大市Inova Mount Vernon医院的医疗记录主管Richard Brown说，“我们只处理初始流程和授权的验证，然后扫描并上传患者文件给我们的第三方供应商，第三方供应商依次邮寄副本，收取付款，并向我们的合资企业提供应收账款。”
布朗说，外包最大的好处是，不需要捆绑员工或雇佣新员工来处理ROI流程。他表示:“将投资回报率流程的全部范围保留在内部，很容易成为一个人员配置问题。”“即使外包，我们仍然能够在使用另一个实体处理收集过程的同时验证请求。有了员工的认可，我们就不会违反病人的隐私。”
麦克劳克林说，虽然西奈山医院的许多ROI要求都是外包的，但它也会在现场处理一些流程。她表示:“这是一家大型机构，因此将我们的大部分投资回报率需求外包出去是有道理的。”“它使我们受益，因为我们每天都需要大量的信息。但我们也在家里做一些工作。我们在内部跟踪请求，并始终寻找HIPAA问题。我们会仔细审查我们的请求，以确保一切都是合适的。”
HIPAA的规则和规定显著地改变了ROI过程的执行方式。科菲说:“它创造了这样一种问责制。“这是行业需要的问责制，HIPAA创造了一定程度的安全性，它确实需要精通要求的员工。人力资源管理部门需要问，‘我们采取了什么措施来保密?或“如果有漏洞，报告了吗?”如果员工犯了错误，即使只是偶尔犯一次，他们仍然需要一些再培训。”
精通HIPAA的需要可能促使一些组织选择外包路线。“在许多情况下，供应商的员工比医院的内部员工接受了更好的HIPAA培训，”Ezell说。“在电子发布管理系统中，用户在他们的系统中有一个电子工作流，迫使他们遵守HIPAA。beplay最新备用网站该系统保留了发布内容的数字副本，在七年内，授权可以用来证明发送给请求者的内容，以防出现任何问题。”
不仅是HIPAA，恢复审计承包商(RAC)计划的出现也促使许多医疗保健机构重新评估其ROI流程的管理。
Zelda Greene, MS, RHIT，宾夕法尼亚州阿伦敦利哈伊谷健康网络(LVHN)的HIM管理员。他说，该组织最初考虑将整个流程搬到现场，但在认真考虑了需要多少额外的员工后，决定从完全外包的ROI流程转向共享服务模式。她说:“如果完全在公司内部进行，会浪费太多的时间和资源。”“但由于我们收到的所有监管要求，以及即将加入的rac，我们希望确保我们确切地知道正在发送的内容，我们希望能够控制这个过程。”
格林表示，LVHN转型为与MRO(一家提供电子投资回报率解决方案的公司)共享流程，这不仅使其重新获得了控制权，还获得了可视性。她说:“当我们的投资回报率完全外包时，我们根本没有参与这个过程。”“外包公司基本上是我们医院的代表。我们已经扭转了局面，所以我们现在拥有大部分控制权。”方向的改变也消除了大多数与服务相关的投诉，并将请求的平均周转时间缩短到五天。格林表示，与许多医院一样，LVHN也乐于将ROI计费和收集流程外包。
“如果你打算把这个过程留在公司内部，你必须问自己，‘一旦你向这个人收取了记录副本的费用，你在收钱方面有多努力?’”科菲说。“坦率地说，医院和医疗服务提供者办公室在获得服务报酬方面有自己的问题。现在他们在RAC项目中面临更大的威胁。当他们为rac准备了数百万美元的时候，去追求几千美元的创纪录成本是没有意义的。”
“医院在计费和收款过程中往往不太积极，”埃泽尔补充道。“他们根本不会浪费时间去争夺一小笔钱，因为还有很多其他工作要做。来自AHIOS的一项统计数据显示，在内部完成该过程时，收集了50%至70%的数据。但是，当账单和收款由外部ROI供应商完成时，这个数字超过了90%。最近，我参加了一次与HIM主管兼一家大型系统首席财务官的会议，首席财务官惊讶地发现，在内部员工努力催收了三个月后，该机构注销了其余的账单——每月约3万美元——每月只催收了约1.6万美元。”
创造收入
ROI流程是否能产生收入，不仅取决于收回欠款的能力，还取决于国家法规。科菲说:“在一些州，你的记录费用可能很低，甚至很难收回你的劳动力成本。”“因为运营成本太高，很难盈利。”
为了增加收入，许多设施决定在内部进行这一过程;然而，这是一个只有在仔细考虑之后才能做出的决定。Wiedemann说:“看看你目前与一家外包公司签订的合同支付了多少钱，然后再看看如果你把它搬到自己公司将会产生多少费用。”然后决定你是否能从中获利。在这一点上，HIM专业人士确实需要做足功课。考虑一些事实，比如你是否有计费能力、受过培训的员工、你需要的设备或软件，以及所有涉及到的额外时间。仔细权衡一下，把投资回报率纳入公司内部，你会得到什么，会失去什么。”
麦克劳克林补充道:“归根结底，什么对公司最有利。“如果在公司内部完成，可能会产生收入，但从长远来看，可能不值得。对于HIM部门来说，认识到将流程引入内部的所有相关成本是很重要的。我们外包已经有很长一段时间了，它总是更实用。”
格林表示，创建一个投资回报率流程的共享模型，使LVHN能够提高其创收能力。她说:“这不是我们的主要目标，但创收绝对是这个过程的一个很好的副产品。”“与我们的公司共同分享对我们双方都是一件好事。”
林赛·格兹是宾夕法尼亚州罗伊斯福德的自由撰稿人。
