二零零九年十二月七日
永不说再见?
作者:格雷格·哥特
郑重声明
第21卷第23页
一项建立10年全国记录保留政策的提议，对该计划的优点产生了不同的意见。医疗机构是否应该保留现有的服务?
保留和保存纸质和胶片的医疗记录并不是最热门的话题，尤其是在医疗保健行业目前非常重视选择和实施电子病历系统的情况下。然而，数十年来纸本和胶片记录的命运正受到越来越多的审视，因为医疗保健服务系统已经达到了将患者信息存储在纸本和数字格式之间的关键过渡点。
一些该领域的专家呼吁制定一项联邦政策，为医疗服务提供者和患者提供一致的全国性指导方针，规定这些旧记录必须保留的时间长度，这应该不足为奇。他们说，这样一项全国性的政策将消除各州、各专业和监管医疗机构的许可和认证机构之间的法律和指导方针的混乱拼凑。
然而，其他专家认为，随着我们进入基因组医学时代的曙光，至少应该为当前患者的生命保存记录，也许也应该为他们的后代保存记录，他们可能会从了解某种疾病的标记或易感性是否可能在家族中遗传中受益。此外，他们说，如果病人开始编制自己的医疗档案，并表达对这些档案的需求，phrr的出现将强制要求提供者从拥有更多可用记录的错误方面获益。
统一政策
总部位于波士顿的铁山公司(Iron Mountain Inc .)的医疗保健高级副总裁埃德•桑坦杰洛(Ed Santangelo)提出了一项为期10年的全国记录保留政策，作为向电子病历转变的一部分。大规模迁移到电子病历的一个经常被提及的好处是，由于数字记录的即时和并发可用性，而不是依赖于遍布整个组织的冗余纸质记录副本，预计将节省成本。然而，这种转变究竟能节省多少钱仍然是一个难以捉摸的目标——特别是在实施的第一年，专家估计，在员工学习新系统的过程中，一个典型的医生办公室的生产率可能会降低30%。
然而，Santangelo在一篇发表于点名他估计，向可互操作和认证的电子病历的转变“可能会在未来十年内节省600亿美元——但前提是华盛顿要求制定一项关于患者记录处理和保管的国家标准。”
桑坦吉洛写道，制定和遵守标准将需要一个向数字唱片过渡的战略计划。
他说:“这样的计划将规定医疗服务提供者需要保存病人的纸质和胶片记录的时间。”“目前，维护病人记录的大量成本来自人工成本和管理庞大档案中心的租金——在某些情况下，这一费用甚至达到了占地数英亩——无论是否有电子病历系统，每个接受治疗的病人都要承担。”
铁山医疗集团负责客户管理的副总裁玛丽•勒希(Mary Lahey)表示，Santangelo这篇文章背后的想法是，让人们注意到州法律的大乱象，并用符合AHIMA推荐的现有最佳实践指南的政策来取代它们。
Lahey说:“为了成功地过渡到EHR，并使每个组织都能在需要为患者维护的信息方面保持一致，我们需要在全国范围内制定一个统一的标准。”“我们强烈建议我们遵循AHIMA指南，从最后一次活动之日起10年。”
Lahey说，各州的记录保留法律和记录中需要的信息之间的巨大差异实际上会阻碍一个可互操作的健康信息网络的建立。
她说:“我们需要在所有州保持一致，并保持一致，以定义我们为患者保留信息的含义。”“向电子健康档案的过渡实际上使它变得复杂，因为它在一定年限内将是一种混合记录。你不能只是打开开关，然后说，‘好吧，打开了。’”
勒希说，随着患者越来越了解自己在维护病历方面的角色，实施国家标准将变得更加重要。
她说:“当我们着眼于从区域信息共享转向国家信息共享能力时，这将是非常重要的。”“如果你住在一个5年的州，而我住在一个25年的州，我期望当我搬家的时候，我能得到25年的历史。但如果我要去的州在5点之后一直处于破坏状态，情况就不是这样了。”
在对来自郑重声明“铁山正在与华盛顿的游说组织和其他政党合作，鼓励国会、政策和其他立法领导人将保留问题作为围绕医疗改革的持续对话的一部分。铁山正在利用其在医疗保健行业的庞大客户群，以及我们与1,500多家联邦实体的深厚关系，通过倡导、一对一对话和其他旨在接触这些决策者的策略来推进这一讨论。”
然而，margaret Amatayakul, RHIA, CHPS, CPHIT, CPEHR，伊利诺伊州绍姆堡的创始人。她说，她不确定一项全面的联邦保留政策是否会简化医疗保健程序或改善病人护理。
她说:“比如说，他们说你必须至少保存10年的记录。”“仍然会有一些人想要回顾20到25年前，即使他们再也见不到病人了。他们可能仍然需要这些东西来做研究。”
Amatayakul还表示，患者可能会期望任何与他们有临床关系的提供者都会保留他们的记录，只要临床医生将这些记录保存得远远超过规定的存储期限。
她说:“我担心的是，作为一名病人，如果保单是10年的，而你的大多数医疗服务提供者保留了10年，而一个人保留了20年，那么就有可能与那些没有这样做的人发生对抗。”“我们需要政府做很多其他事情，或者制定某种联邦政策，我认为这并不重要。”
“就像希波克拉底的音符”
位于马里兰州贝塞斯达的国家医学图书馆副馆长米尔顿·科恩博士说，医学界应该更多地考虑长期保存纸质、胶片和数字记录的原因，而不是法定时效要求。
他说:“我认为大多数人的期望——有人在他们活着的时候记录他们的健康记录——是合理的，我认为10年太短了。”
一篇题为“存档的表型:临床记录值得长期保存”的文章发表在1 - 2月刊上美国医学信息学协会杂志科恩认为，在未来几十年里，预期的病人护理会有所进步，再加上更多的病人参与维护自己的记录，实际上会鼓励提供者将旧记录存档一个世纪或更长时间。
他说，这种策略可能会在享有盛誉的地区性教学医院实施。他说，将如此长的记录存档，将是出于对病人的照顾，而不是出于各州法律诉讼时效的考虑，后者目前在保存规定中占主导地位。
他说:“如果有一些牵引力，真正严肃的医疗中心实际上可以采取务实的措施来保护这些东西。”“纸张保存并没有真正做到一致，但许多人不顾法律要求丢弃记录。没有关于谁在做什么的公开报道，但很多人不喜欢扔任何东西。”
例如，科恩记得自己在波士顿布里格姆妇女医院(Brigham and Women’s Hospital)工作时曾索要过一张旧图表。在那张图表中，他发现了神经外科先驱医学博士哈维·库欣(Harvey Cushing)的笔记。
“这就像希波克拉底的笔记，”科恩说。
档案管理公司EvriChart的首席运营官约翰•金(John King)表示，与其在全国范围内发起一场运动，要求所有提供档案的机构都遵守一套联邦政策，档案管理公司的管理者应该开始规划一套混合档案保存和保留系统，该系统至少在未来5到10年内既能满足各州的档案保留法规，又能满足《美国复苏与再投资法案》(American Recovery and Reinvestment Act, ARRA)中HITECH部分的隐私和安全规定。
“假设你的医院决定在2009年1月1日全面采用电子病历，”金说。“2008年12月31日之前的一切都还停留在纸面上。我们建议你花一到两年的时间，扫描它，然后把它放到电子领域，这样它就和你的电子病历放在一起了。”
例如，金说，多达60%的急诊科患者将在未来12个月内重新就诊，而不是在内部或通过记录存储供应商调用纸质记录，“为了护理的连续性、计费和审计目的，或者其他任何可能的原因，最好在几秒钟内调用上次就诊记录。”
“在那之后的几年里，比如从2006年或更早，至少要确保你的记录管理人员可以根据HITECH安全地把文件交给你，”他继续说。“这对我们来说并不罕见，如果有人在2006年做过心脏导管，他们在2009年再次出现，他们需要旧的记录。HITECH说你需要让这些东西触手可及。”
开发HIM和HIT部门之间的密切合作将需要成为设计新的混合保留策略的固有部分。具有讽刺意味的是，MBA、RHIA、CHPS、AHIMA实践领导主管哈里•罗兹(Harry Rhodes)表示，较旧的记录往往相当简洁，而从数字系统生成的纸质打印输出往往会产生大量信息，事实证明这些信息存储起来要困难得多。
“我是他的主管，我工作过的所有设施都永远保存着这些记录，”他说。“一家机构的记录可以追溯到1917年，我们会让人们寻找他们祖父母的家族疾病记录。当他们拿到的时候，大概只有两页纸，很短。现在，由于这些记录的数字化特性，它们变得越来越大。即使是主病人索引供应商也表示，当他们进行转换时，他们只会把时间推迟五年，因为信息太多了。”
病人作为档案保管员
也许在决定重要医疗记录的组成部分以及这些记录应该保存多长时间方面，最重要的人不是HIM或HIT专家，而是那些记录被销毁后损失最大的人:病人。
罗兹、勒希和阿马特亚库尔都保留了自己的病历副本，罗兹说，他可以设想这样一种情况，即机构鼓励病人也这样做。
罗兹说:“随着个人健康记录和医疗银行模式的引入，我可以看到消费者在控制哪些是真正重要的，哪些是不重要的方面发挥了作用。”“患有慢性疾病的人比没有慢性疾病的人更快地记录了自己的记录，那些人突然生病了，他们到处拼凑自己的健康史——他们经常发现已经做出了毁掉一些健康史的决定。”文化确实会改变，我们可能会发现，不管我们喜欢与否，我们都要对自己的纵向记录负责。”
阿玛塔亚库说，医疗服务提供者在考虑如何处理病历时，必须牢记病人的期望。
“每个人都有权保留自己的商业记录，”她说。“关键是，虽然它们是你的业务记录，你有权保留原始记录，但病人需要有权限，需要能够纠正记录，这是另一个问题。我的感觉是，世界上的铁山脉也必须向前发展，我可以看到它们成为病人的健康记录银行。”
- Greg Goth是来自康涅狄格州奥克维尔的自由撰稿人，专注于技术和医疗政策问题。
