10月2019

医学转录:仍在室内
伊丽莎白·s·高尔著
郑重声明
第三十一卷第九页

走进几个以这样或那样的形式在压倒性的外包趋势中幸存下来的部门。

绝大多数医院将医疗转录部门外包给第三方供应商，这并不是什么突发新闻。事实上，虽然没有具体的数字，但据美国医疗保健文档专业人员组织的总裁兼首席执行官彼得·赖利说，这个数字超过了70%。

“他们的数量，”赖利谈到那些没有外包的医院时说，“已经减少了，大多数现在都在利用远程劳动力——无论是使用内部的还是外包的MTs(医疗转录员)。”

从纯粹的财务角度来看，外包是有意义的。节省的费用可能是显著的，特别是如果供应商像他们声称的那样节省了那么多。快速浏览几家医疗转录供应商的网站就可以发现，通过降低劳动力、设备和其他附加费用(如培训、办公用品和办公空间)的成本，可以节省28%至64%的成本。

真正的新闻是，少数顽固地保持内部转录的反叛组织正在寻找方法，使其至少与外包一样经济。

把它留在公司内部
一个典型的例子是TMC医疗保健，它包括600个床位的图森医疗中心和TMCOne的初级和专业护理实践。

TMC医疗保健的15人转录部门利用Dolbey Fusion平台平均每年生成600万行。这一切都是在帕特·金(Patt King)的监督下进行的，他是CHDS，医院him -医学转录的经理。

她说:“自从我六年前来到这里以来，我的目标就是把(转录部门)留在这里。”“我们能够留住我们的一个主要原因是，我们的质量非常好。在成本方面，我的管理也相当严格。”

例如，虽然TMC Healthcare确实利用外包供应商来解决溢出问题，但“我们保持每条生产线的(内部)成本与他们相当，”金说。

转录部门成功的一个关键方面是它对变化的快速反应能力——这是当今医疗保健环境中一个不变的因素。很少与成本有关，但这些变化确实为该部门提供了更多的方式来展示其对卫生系统的价值，金指出，卫生系统以其医疗记录的质量而自豪。

例如，当TMC Healthcare的放射科决定引入自己的转录应用程序Nuance的Powerscribe时，King意识到需要亲自进行质量审查，以确保输出达到标准。考虑到这一点，该公司的几位医疗保健文档专家(hds)转向了审计。今天，有一名全职审核员和三名急症护理hds，他们也接受了审核放射报告的培训，这使得他们每周至少有一名工作人员审核放射记录。

最近，需要输入自己笔记的医疗服务提供者推动了语音识别，导致TMC试用了Dragon Medical One语音识别。因此，“我们也在对这些笔记进行文件完整性审计，以量化和限定质量，”King说。

转录人员的职责范围之广并非偶然。金说:“这完全取决于灵活性。“一个部门的人才交叉培训越多，你的灵活性就越大。”

承担审核员的角色只是TMC医疗保健的转录员必须在他们的工作流程中做出的一个调整。另一次是在2010年，当时决定将医疗系统移交给Epic。这就要求医生输入或使用现有的模板，直接在电子病历中创建他们自己的一些笔记。

后来出现了部分听写，这是一种医生可以口述病人遭遇的叙述部分的过程。一旦完成，文件从Epic传输到部门的Dolbey系统，在那里它被转录并发送回医生的收件箱进行审查和批准。在转录文件被批准之前，任何听写的音频文件都可以通过嵌入在患者图表中的超链接访问，最终被批准的文本所取代。

“它不是特别漂亮，但它在病历中更好地描绘了病人的故事，”金说，并补充说，在转录员数量因人员流失而减少的时候，这一过程创造了转录量的大幅增加。“这是我们目前第二高的工作量。(医生们)的叙述被限制在五分钟内，但大多数人平均为一分半钟。我的团队喜欢这样做，因为它们简单直接，但这绝对给了他们一个更好的机会，确保他们得到高质量的故事转录。”

一名转录员已经转到应用专家的位置，为她的同事提供软件方面的实际支持。另一个是建立学习小组，与转录人员合作，为他们的资格考试做准备，这是该部门100%获得资格认证的目标的一部分。

“我们认为这很重要，因为我们正在做更多的审计，并要求医生对关键错误进行纠正。重要的是，在你的名字后面有一张证书，表明你确实有资格，”金说，他希望语音识别试点过渡到实施，这意味着更少的抄写和更多的文件完整性审计。“我们正在保持一个非常灵活的位置，以便能够朝着这个方向前进。”

金说，TMC医疗公司内部转录团队的成功，同样重要的是注重对待员工，“把他们当作有价值的员工”。“善待你的员工，给他们最低的生活工资，并认可他们的出色工作，从而获得更高质量的工作。它不仅有助于保持图表的整洁，还有助于保持高质量的文档完整性。它有助于把每个人团结在一起，真正像一个团队一样工作，完成你的部门需要完成的工作。这是我迄今为止取得成功的最大原因之一。”

稍微混合的方法
虽然一些组织已经找到了将所有转录保留在内部的方法，但其他组织发现最好的方法是混合方法。例如，以南伊利诺斯州医疗保健公司(SIH)为例，这是一个由三家医院组成的医疗系统，共有290张床位，外包了大约25%的转录需求。

“多年来，我们就知道对医疗转录员的需求将会下降。早在2013年，管理层就对员工开诚布公，”谢丽尔·克洛普契奇(Cheryl Klopcic)说。她指出，一些转录员利用组织的学费报销计划攻读护理学位，而另一些人则获得了RHIT学位，还有一些人退休了。“当员工因为任何原因离开时，我们都没有替换他们，(所以)当我们在2017年与Epic合作时，员工的离开正好可以弥补白班和夜班。”

在使用Epic之后，SIH的转录量减少了约60%，尽管剩余的转录量足以维持转录部门的生存。卫生系统目前雇用了五名转录员，他们都使用Dolbey Fusion远程工作。

Klopcic说:“主要的工作类型是手术记录、病理pft(肺功能测试)和脑电图(脑电图)，还有少量我称之为四大的工作:H&P(病史和体格)、会诊记录、出院记录和进展记录。”

大多数转录员还接受过其他工作领域的培训，例如将电子传真或纸质文件导入患者的电子病历，并帮助发布信息请求。

“由于我负责管理转录员和一家大型医疗集团的健康信息，我试图将一些工作职责混合起来。这是一种共生关系，对两个领域都是双赢的，”Klopcic说。“就临床工作人员而言，我认为那些觉得不需要口述的人可以自己录入笔记，而那些有正当理由仍然要口述的人则很感激他们仍然可以选择。”

转录的流动性使SIH的转录员保持警惕。Klopcic说:“我的医疗转录人员知道总会有变化，我们的高层领导非常善于‘铺平道路’，所以预期的变化不会让人感到意外。”

一方
另一方面，夏威夷凯萨医疗机构(Kaiser Permanente Hawaii)的转录部门已经从13名医疗转录员减少到只有1名，这名转录员出于必要而成为了万事通。

该组织向外包的转变实际上在岛上是独一无二的。“夏威夷几乎没有任何组织外包转录部门，”夏威夷凯撒医疗机构的HIM经理Charlene A. Asato-Nitta说。“(但)我们的组织正在寻找削减成本的方法，不幸的是，转录部分受到了影响。我们有一个转录供应商能够以低成本提供转录服务。所以这对凯撒来说是一笔巨大的成本节约。”

为了证明保留基本员工的合理性，Asato-Nitta说，剩下的转录员对供应商的输出进行质量保证，以确保符合合同条款，以及任何必要的统计口述。beplay最新备用网站她还负责任何电子病历升级的转录测试，每周花一天时间在实验室将患者信息输入系统，协助诊断成像的转录(有自己的转录团队)，并为那些需要内部管理的医生处理转录。最后，她进行重点审查，并监督医生完成的手术记录，以确保他们遵守规定的24小时周转时间。

转录位置“真的变成了其他东西，”Asato-Nitta说。“这是随着时间的推移而发生的。随着听写的减少，我们的HIM部门没有足够的人员来进行重点审查，所以她能够填补这一空白。她还被要求在其他有需要的地方提供帮助。”

顺势而为
对于那些致力于内部转录的组织来说，处理由监管要求和语音识别等技术的进步带来的持续变化是他们面临的最大挑战之一。

一些，如夏威夷凯撒大学和SIH大学，发现有必要修改转录员的工作描述，以保持至少部分转录部门的完整。他们也不孤单。

根据Reilly的说法，“我们已经看到组织数量的显著上升，这些组织正在重新利用他们忠诚的mt团队，并使他们成为组织团队文档(抄写员)计划的组成部分。对于合适的个人来说，这将使他们从他们所服务的设施的远程延伸到作为护理团队的积极成员的前线。”

无论采取何种方式，令人满意的员工和高质量的输出都是避免将组织的部分或全部转录量分离出来并将其交给外包供应商的不可分割的方面。

金说:“未来任何事情都可能发生，变化是不断的，尤其是在医疗保健行业。”“很多人愿意接受医疗记录质量较差，这是一种耻辱。员工是企业最重要的组成部分。如果你不重视他们，那么你就不可能做出一款优秀的产品。”

—Elizabeth S. Goar是威斯康星州的一名自由撰稿人。