2012年10月8日

纸都去哪了?
大卫·耶格尔
郑重声明
第二十四卷第18期，第6页

从选择供应商到开发过渡流程，再到重新设计工作流程，实现EHR的所有计划都涉及到，从纸质到数字的转换似乎是一个终点线——在许多方面确实如此。随着更好的病人护理和供应商之间更好的沟通，无纸化提高了效率，减少了对存储空间的需求。

然而，消除纸质工作流程并不能使旧的纸质记录消失。因此，医疗机构需要在EHR启用后很长一段时间内制定管理这些记录的计划。

Mercy Health System是一家多中心医疗保健提供商，总部位于宾夕法尼亚州Conshohocken，在费城及其郊区设有设施。卫生系统有四家急症护理医院，44家医生诊所，一个家庭保健计划，以及一个为老年人提供全方位护理的Mercy LIFE计划。2007年，虽然Mercy的一些数据，如实验室结果、用药记录和家庭护理项目的护理文件，已经可以通过电子方式获得，但该机构决定实施更广泛的电子病历。

为了使转换更易于管理，选择了一种分阶段推出的方法。从2008年的各个急诊科开始，然后转移到Mercy LIFE，门诊诊所和住院设施，Mercy以电子方式连接了整个医疗保健组织。

2013年，住院医生档案上线时，卫生系统将达到一个重要的里程碑。Mercy的首席信息官克里斯汀•布鲁切亚(Christine Brutschea)表示:“一旦我们在住院病人方面建立了文档，从图表的角度来看，我们将完全实现无纸化。”

纸等
但这并不意味着Mercy的设施里会有大规模的篝火。纸质记录仍然是合法的记录，并受所有适用的保留要求的约束。而且由于将所有纸质记录扫描到电子病历中是不切实际和不必要的，有时临床医生需要参考纸质记录。

决定在电子病历中包括什么是一个漫长的过程。每个医院部门，以及门诊中心和医生实践，都有不同的数据需求，必须满足。仅Mercy的医生诊所就有4.5万多张图表，每张平均在20到120页之间，具体取决于诊所是专业诊所还是初级保健诊所，因此把所有东西都放到电子图表中并不是一种选择。

一个由不同学科组成的临床委员会决定哪些信息，如患者病史和目前的药物治疗，是建立图表所必需的。然后，来自每个专科的医师小组列出了要纳入的数据元素列表，并为这些元素设置了时间窗口。在讨论了这些参数之后，Mercy的首席医疗官做出了最终决定。

卫生系统聘请了第三方供应商扫描并将选定的页面抽象到电子病历中。摘要由临床工作人员执行，并由医生检查，然后加载到系统中。对于门诊病人，Mercy最初尝试在病人进入办公室时添加病人信息，但事实证明这很困难，因为任何信息不在系统中的病人都会被当作新病人对待。为了避免取消预约和预约造成的工作流程问题，Mercy预先填充了EHR。

“我们试图同时进行扫描和抽象，我们从库存中了解到我们必须走在曲线的前面。就工作流程而言，我们不能在不破坏办公室的情况下同时做这些事情。”“我们知道我们必须提前完成，或者至少在上线前三个月完成计划。”

如果需要扫描其他项目，例如结果报告，实践可以将它们添加到EHR中。纸质记录存储在现场，以便临床医生在需要电子病历中没有的信息时可以访问它们，这种情况很少发生。Brutschea表示，他们曾考虑过建立一个带有查询功能的数据库，以查找不在图表中的扫描信息，但对这种服务的需求还不足以证明其成本是合理的。她说，如果未来需求上升，这个想法可能会被重新考虑。

在住院病人方面，一些纸质记录被扫描并摘录，生成的任何纸质记录都与患者就诊同时被扫描。来自临床系统的信息被用于尽可能填充电子病历。除了消除纸张，临床系统还具有以可搜索格式存储数据的优势，这使得趋势实验室结果和其他数据比较更加容易;扫描的纸质表格必须并排查看。

布鲁契亚说:“扫描数据是为了方便。”“如果(医生)在工作时需要查看患者档案，它就在那里，但在这一点上，他们真的更喜欢(电子填充的)数据，因为这样他们就可以把它发送给(同事)，并利用它做更多的事情。”

然而，由于纸质记录仍然被认为是法律文件，因此在可预见的未来，它们将需要被存储。在电子病历系统出现之前，一些病历是存放在异地的，但现在它们被存放在各自医院和医生诊所的病历部门。布鲁切亚说，他们将在可预见的未来住在那里。

“他们会一直留在那里，直到临床医生认为他们根本不需要他们，除非是为了法律记录。在这种情况下，我们可能会把它们储存在场外的仓库里。”“目前，我们还没有做出将它们移出现场的决定。”

大卫·耶格尔是宾夕法尼亚州罗伊斯福德的一名自由撰稿人和编辑。