2011年9月26日

双重职责
Selena Chavis著
郑重声明
第二十三卷第17期，第24页

业内专业人士就如何管理双纸/电子系统提供建议。

混合医疗记录环境已经存在了很长一段时间，许多HIM专业人士都记得，而且大多数人相信，在可预见的未来，它们还会继续存在。事实上，随着组织努力满足有意义的使用(MU)的最后期限，对EMR采用和其他高级HIT环境的推动只会加剧这种情况。

戴克系统咨询公司(Dak Systems Consulting)负责人、公共卫生硕士、RHIA、CPHIMS、FACHE的Deborah Kohn说:“MU在让组织实现电子化方面取得了巨大的成功……但这并不意味着纸质论文已经消失。”“现在比以往任何时候都有更多的人处于混合环境中。MU意味着更多的杂交记录。”

Kohn指出，混合医疗记录被业界定义为通过电子和纸质方式保存记录的组合，可以最好地描述为通过不同媒介保存的与特定患者相关的信息:转录数据、扫描图像、纸张、DICOM(医学数字成像和通信)和其他形式的电子媒体。

在医院中可以找到许多类型的混合环境。典型的格式包括电子病历和纸质病历的组合，或者电子病历与某种类型的成像相结合。

Standard Register Healthcare的信息管理解决方案经理Melissa King指出，随着医疗保健组织试图将纸张转移到电子环境中，如今在不断发展的混合环境中，纸张越来越少。她指出，管理混合系统的最大挑战之一是没有正确的文件来“将信息与患者记录结合起来”，以获得完整的护理情况。

这对于位于伊利诺伊州的Provena医疗系统内的两家医院来说无疑是一个挑战——Provena Mercy医疗中心和Provena Saint Joseph医院拥有356个床位——这两家医院的法律部门将纸质版本视为法律记录。

“他们说这是纸质记录，因为很多文件还没有整合到电子病历中，”医学博士桑德拉•乔(Sandra Joe)表示，她是普罗维纳(Provena)的区域HIM主管，同时也是该公司的合规和隐私官。她补充说，医院仍然打印每个病人的档案。beplay最新备用网站“是不是更贵?”是的，因为我们还在保存纸质记录。”

整合记录的绊脚石
许多HIM专业人士认为，关注混合系统的有效管理是医疗保健提供者在试图全面实施EMR时面临的困难的结果。“不幸的是，我们有很多利基系统，就像全国各地的每个人一样，”乔指出。“其中一些与我们的电子病历不兼容。”

Joe预计，在所有系统都可以调整到与EMR集成之前，情况将保持停滞状态。目前，普罗维纳的医院正在部署扫描系统。乔说:“当你有一个扫描解决方案与电子病历接口时，我们将能够将所有信息输入电子系统。”

医院正在审查各种供应商文件管理和扫描解决方案。乔指出，寻找能够使电子捕获成为现实的技术一直具有挑战性。她解释说:“许多供应商都说他们的产品可以接口，但事实并非总是如此。”

在此之前，医院将继续打印出院后的所有文件，因为电子版存在患者信息空白。

Joe说，总会有一些文档不能直接接口，这使得部署集成到电子病历中的扫描系统势在必行。这些文档可以包含状态表单或外部提供者提供的信息。她说:“你必须扫描这些数据，成为整个医疗记录的一部分。”

Kohn指出，当考虑到将完整的患者记录从纸质表格中取出并放入电子病历中需要做的所有事情时，许多医院可能会不知所措。首先，她建议把重点放在关键领域。

她说:“在同样数量的人员和同样数量的资金的情况下，很难运行双重系统。”“也很难找到时间、金钱和资源来转换旧的纸质系统。看看需要覆盖的最关键的领域。你必须优先考虑各种特性、功能和数据库。”

Kohn进一步解释说，基于纸张的流程需要各种程序和步骤来确保事件发生，并补充说，在数字环境中，流程必须重新设计和重新发明。

“这个过程需要一个优秀的思想开发团队，”她解释说，并指出了大多数医疗机构目前面临的难题:没有资源分配给系统工程师的角色。“你希望有人能理解所有这些模拟(纸张)过程的变化。”

典型的优先级目前围绕着MU的需求，如计算机化医嘱输入和电子处方。“MU正在指导这项工作。高质量的报告将是重中之重。

在考虑到存储信息的多种格式时，King指出，混合医疗记录环境必须得到很好的管理，以确保文档不会被放错地方。“文件放错地方可能会导致法律风险，”她说。

此外，当系统不允许患者信息轻松地“结合”到电子患者记录中时，图表完成的积压可能会产生一系列事件，从而增加收入周期的难度。King指出:“当必须使用手动索引时，它会减慢图表的完成速度。“这减慢了报销速度。”

技术的作用
根据许多HIM专业人员的说法，条形码已经成为确保纸质文档可以轻松存储在EMR中的关键组件，并且可以高效和有效地管理混合医疗记录环境。事实上，HIMSS提倡在医疗保健环境中全面使用基于标准的条形码技术，并指出了该技术最有效的一些领域，包括:

•患者登记和入院流程;

•患者安全、临床护理交付和患者跟踪;

•产品/供应物流和物料管理协调;和

•患者会计和计费。

条形码是一种可以被电子设备读取的数据表示形式。事实证明，该技术的使用在创造效率、提高生产率和准确性方面取得了成功。简而言之，该技术提供了一种快速、准确的输入数据的方法，使其有效地管理混合医疗环境。

根据HIMSS的说法，条形码应该成为更大的电子文档管理系统(EDMS)战略的一部分，该战略允许从现有的模拟和手动输出和流程迁移到数字格式。HIMSS表示，该系统的首要目标是有效地管理纸张，而不一定是消除纸张。

金说:“为了克服管理这么多文件的困难，自动化解决方案已经成为一种必要。”

为了长期有效，AHIMA建议电子数据管理系统应该能够执行以下功能:

•在接收端只有传真机的情况下，自动传真模拟或数字文档。类似地，这些系统必须能够自动捕获和索引已传真的文档。

•自动整合数字源文档的存储、访问、管理和分发(EMR技术)。

•通过系统控制的规则(工作流技术)，以电子方式分配、路由和激活组织的业务操作和决策过程。

•以电子方式组装一组文档，如医疗管理记录，控制版本，并保护文档(文档管理技术)。

•电子验证任何个人传输信息的真实性，并确保该信息的安全性(数字签名管理技术)。

•跨企业电子化地创建、交付和定制文档内容(文档内容管理技术)。

•电子文件的类型，合法用途和日期，以遵守重要的文件保存/销毁要求。这避免了任何物理处理，并允许快速实现基于hipaa的文件保留策略和过程(记录管理技术)。

对资讯科技的影响
根据Kohn的说法，随着混合医疗记录环境的不断发展，IT和HIM之间的关系对于成功至关重要，特别是当IT专业人员试图构建将患者信息带入电子病历的系统和流程时。

她解释说:“他了解获取患者信息背后的过程，以准确地编码并满足监管要求。”她补充说，通过混合医疗记录环境工作所固有的问题对两个部门的影响是平等的，只是方式不同。“IT部门对流程一无所知。这是一个团队的努力。他在制定流程方面对IT人员非常有价值。”

政策的关键作用
在挑战的海洋中游泳，HIM和IT专业人员意识到混合记录环境将不得不存在一段时间。根本没有办法等到所有的拼图碎片整齐地融入一个完全集成的电子病历。

有鉴于此，专家们一致认为，确保混合环境有效运行的最重要步骤之一是实施强有力的核心政策和程序。

“通常政策会退居次要地位，”Kohn说，他补充说，医院至少应该在内部层面以及从外部来源收到的文件上实施处理文件的政策和程序。

金建议，在冒险进入混合医疗记录的情况之前，医院和提供者应该用条形码系统组织起来。这样，就可以围绕系统建立政策和程序，以确保HIM不必接受与技术不一致的过时文件或表格。

她指出:“这一过程可以确保向电子病历的过渡将更加成功。”她还补充说，需要对医疗信息系统可以接受的内容进行微调，以确保只将标准化的文件输入系统。

King解释道:“你必须确保不会出现旧版本。“如果在混合环境中使用文档，请确保它始终是最新版本，并且是条形码的。他应该让各部门负起责任，而不是无所作为。”

King补充说，还应该考虑覆盖网络问题或灾难恢复导致的停机时间的策略。她解释说:“我和美国各地的(首席信息官)交谈过，如果(计算机化的医嘱输入)出现问题，他们就会恢复到纸质系统。”她补充说，在这种情况下，应该有一些规则来获取患者信息，对其进行条形码编码，并将其重新输入电子系统。

Joe指出，有关如何处理信息发布的政策是确保医疗保健组织正确遵循发布合法医疗记录协议的重要组成部分。另外，当请求完整的记录时，编译该数据的过程变得复杂、耗时和昂贵。

King认为，一个特别具有挑战性的领域是如何管理合法医疗记录中的知情同意。她指出，有许多功能的电子病历模块，但很少涉及知情同意。“这是一个必须遵循的过程，”她说。

乔指出，关于医生如何处理他们的转录和文件的政策和程序也必须进行调整和微调，以适应将纸质文件转移到电子病历的混合过程。

她预计，混合医疗环境向更电子化环境的演变将创造效率，并最终减少HIM与医生社区之间面对面的互动。“当你扫描时，医生不再需要来医疗记录部门了。这些信息可以通过医院的电脑访问，如果需要的话，甚至可以在家里访问。”“我们不会与医生进行那么密切的沟通。”

- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。