9月2015

再次在一起
苏珊·查普曼
郑重声明
第二十七卷第九页

在一个古老实践的现代转折中，两个设施的HIM部门与医生一起改善工作流程。

密西西比大学医学中心(UMC)的医生们显然很沮丧。当医生试图通过电子病历和棘手的编码问题导航时，IT帮助台提供的有限帮助几乎没有什么用处。因此，在2012年，UMC首席健康信息官John Showalter，医学博士，MSIS，决定自己动手，联系创新收入周期负责人Leigh Williams，设计一个计划，他将取代帮助台，成为UMC医生的主要支持。

对于肖瓦尔特来说，这一合作是天作之合，这源于他在医学和临床信息学方面的培训。他解释说:“我总觉得那些领域被束缚住了。”“因此，当Leigh和我决定合作解决医生在电子病历方面的不足时，我们说的是同一种语言。”

正如威廉姆斯指出的那样，电子病历是医生工作的中心，它已经发展成为一种远远超出过去纸质图表的东西。“医生把他们的实验室报告放进电子病历;他们还会开处方。电子病历远远超出了图表，”她说。“帮助医生不仅要浏览电子病历，还要确保他们的记录完整和准确，这需要医疗人员和HIM员工之间高效和有效的合作。”

为了帮助项目启动和运行，Showalter和Williams建议两个小组共享屏幕，这一过程将使HIM团队能够帮助医生更有效地签署图表。现在，医生只需拨打一个特定的号码就可以实时访问屏幕共享。肖瓦尔特说:“我们发现，这个系统不仅减少了缺陷，而且被证明是一种偷偷摸摸的医生教育形式。”“医生们没有意识到，当他们在实时解决工作流程中的问题时，他们也在接受更多的教育，这可以减少未来的问题和其他问题。”

威廉姆斯补充说:“如果你是一名医生，你已经接受了多年的实践教育，在那里你被教导要动手。”“因此，医生是非常有形的学习者。当你在他们的工作流程中支持电子病历并实时分享屏幕时，你就和他们在一起，向他们展示你的意思。”

UMC的HIM员工与医生的互动方式可以提高效率并增强工作流程。HIM团队与首席医疗官、部门主席和其他组织领导人会面，以确定与每个专业合作的最佳方式。威廉姆斯说:“例如，我们的外科部门更喜欢手肘对手肘的按摩和以部门为基础的教育，这就是我们与他们合作的方式。”

最终，医生关心的是结果。“如果你能为他们解释清楚，并帮助他们理解为什么这么做很重要，那么他们就会同意。例如，如果我们解释了再入院数据，那么他们就能正确地理解并记录一个问题，”威廉姆斯说。“人类是复杂的，CMS(医疗保险和医疗补助服务中心)正在推动我们关注整个个体。我们需要医生检查整个人。因此，我们现在正在帮助医生了解报销是如何运作的。按服务付费将会消失，取而代之的是按绩效付费和其他模式。医生需要了解如何做一些小事来满足这种新模式的需求。我们只告诉他们与他们的专业和实践有关的事情。然后，我们非常重视技术，使其高效，有效，符合他们的工作流程。”

威廉姆斯说，获得医生满意度的公式很简单。“如果你让人们去他们不想去的地方，那么他们就不会快乐。但如果你帮助他们到达他们想去的地方，并给他们下次到达那里的方向，那么他们就会热情地支持你的努力，”她指出。

不仅仅是UMC的医务人员参与了这个项目;他也发现这是一次有益的经历，这对该行业的未来是个好消息，因为它在快速变化的医疗保健环境中努力寻找自己的身份。“有很多HIM患者不知道如何融入医疗保健系统，”威廉姆斯说。“但我们的HIM团队确实接受了这种新模式。他们24小时不间断。他们每个月下班后大约会接到一个电话，但他们自愿接受这种24小时的服务。他们觉得这提升了他们的角色。现在，他们觉得自己是一个真正与医生合作的团队，他们对UMC的职业变化感到非常满意。”

确凿的数据强调了UMC模式的成功。据Showalter和Williams介绍，自从新的实时屏幕共享系统启动以来，该设施已经实现了由于文件不完整而导致的缺陷和费用减少了70%。其结果是现金流增加了300万美元。

南伊利诺伊医疗保健
UMC并不是唯一一个将HIM员工纳入与医生合作伙伴关系的组织。在公司董事HIM/隐私官Marcia Matthias的指导下，南伊利诺伊医疗保健公司也采取了大胆的行动。“他可以真正成为我们医生的合作伙伴。去年，我们开始与我们的IT部门进行对话，以确定在支持我们的供应商的可用性方面的改进机会，”Matthias说。为了填补培训和回答其他医生问题的角色，南伊利诺伊医疗保健公司决定使用文件专家工作人员的成员，他们一直在设施中。目前，他们身兼数职，他们的两个新角色是协助供应商解决问题，并回答涉及EMR记录完成的问题。”

南伊利诺伊项目的起源与UMC类似。“我们看到了改善供应商客户服务的机会，”马蒂亚斯说。“完全负责支持的IT提供商团队并没有一直在医院为提供商提供全方位的支持。IT临床主管和我进行了讨论，她正在寻找一种方法，让这些熟练的员工摆脱提供商服务台的角色，而更专注于提供商文档的增强、维护和构建。我们发现，当IT人员更多地参与培训时，无法解释要求电子签名电子生成文档或填写模板中的某个字段背后的“原因”。这不是IT的错;他们不擅长了解文档需求的规则和政策。”

例如，当南伊利诺斯州的一名医生在EMR中为错误的患者创建文档并报告错误时，IT人员的一名成员删除了该文档，而不理解医疗记录不能删除，必须遵循某些流程。显然，文档专家应该知道正确的协议，马蒂亚斯说，并补充说，这些专业人士也更有能力处理其他问题，如查询。

与UMC一样，南伊利诺斯州医疗保健中心的文档专家可以与医生进行筛选共享，并在他们操作系统时指导他们。当医生不在学校并且很难完成他或她的图表时，屏幕共享也很有效。马蒂亚斯说:“新设计的另一个优点是，文档专家在医院里，如果需要，他们可以很容易地一对一地帮助提供者。”“如果医生的问题需要更多的技术帮助，那么医生就会被引导到IT服务台。”

Matthias指出，这种新的合作扩展了医生和HIM专业人员之间的关系。“多年来，医生们已经习惯了到HIM部门寻求帮助。他们认识我们。这是他们习惯的做法，”她说。“他们喜欢有人在那里回答他们的问题。”

争论点
医疗卫生领域的其他人对联华电子和南伊利诺伊大学采用的模式持怀疑态度，称这种系统在大多数设施中可能效率低下。一位高级副总裁说:“我无法想象有哪位医生愿意花时间来进行筛查。”“我不认为这是行业标准。我们有一个政策，询问暂停，因为医生不会回答他们。他们所要做的就是回答这个问题，这将增加现金流。不需要屏幕共享。我们过去常常把记录拿到医生休息室，让他们回答问题。这感觉很像过去的日子。”

同一机构的一位主管补充说:“当你放眼整个行业时，你会发现这个行业正朝着一个方向发展，即一切都可以通过移动设备掌握在医生的手中。所以，在这种情况下，这种新模式根本行不通。”

威廉姆斯不同意。“这不是老派;reenvisioning。什么是创新?它是利用人员和流程，并用新的方式来解决问题，”她解释道。“我们所做的就是采用旧的做事方式，并以现代的方式运用它们——实时地，在医生所在的地方，以最好的方式满足他们的需求。”

威廉姆斯说，屏幕共享只需要不到一分钟的时间来安排。“这是有益的，因为每个人都有他或她自己版本的软件，”她说。“在这种模式出现之前，存在真正的差距，因为每个人都在猜测对方在看什么。例如，程序员的屏幕上显示的信息与医生不同。通过共享屏幕，HIM的工作人员和医生可以看到彼此屏幕上的内容，HIM可以快速轻松地回答医生的问题。”

威廉姆斯补充说，程序员并不是无所事事地坐着。然而，医生不能简单地关闭他们的图表或只是选择一个诊断，这两种情况都会产生问题。威廉姆斯说:“要么是有些事情迟了，要么是索赔没有提供患者的真实信息。”“你不希望质量受到侵蚀。医生想要也需要程序员来帮助他们取得成功。”

对于Pamela C. Hess, MA, RHIA, CCS, CDIP, CPC, ahima认可的ICD-10培训师和himagine solutions的区域编码总监来说，设置有点类似于过去的操作。“很明显，我见过类似的模型与这款手机配合使用。现在进行查询的典型方式是通过收文篮或电子邮件。但在过去，没有这么多的电话往来。当他的人在病房里和医生交谈时也是一样的，”她说。

Andrea Romero, RHIA, himagine solutions的区域编码总监，同意这个观点。她解释说:“屏幕共享有助于远程工作的程序员能够与医生进行对话，包括审查特定的文档并讨论编码的含义。”“市场上完全电子化的产品失去了有助于临床文件改进教育的个人接触和互动。”

威廉姆斯补充说:“医生们对他们新的支持水平感到非常高兴。”“他身上的一些东西需要回到原点。当我们转向电子病历时，人们有时会停止做核心工作。人们忘记了电子病历仍然是合法的医疗记录，是存放合法医疗数据的文件。你必须记住HIM规则中什么是重要的，并将它们应用到一个完全不同的环境中。像这样成功的伙伴关系始于相互尊重和理解彼此以及当前的需求。”

icd -
ICD-10将于10月投入使用，联华电子在其系统中安装了一个诊断计算器。威廉姆斯解释说:“从本质上讲，我们可以帮助医生了解基于ICD-10的系统中的代码。”“我们没有在领导他们。我们在问，‘A还是B?’它将词汇表术语分解为几个部分并提供修饰符。为了选择一个代码，医生需要沿着ICD-10账单的决策树进行筛选。”

例如，一个儿科病人发烧，但医生不确定病因。“你必须在ICD-10中选择一个代码，而医生不知道该选什么。她知道只有检查了其中一种可能性，她才能完成她的工作流程，但她不知道该检查什么。在这种情况下，编码员将实时向医生提供选择。威廉姆斯说:“她可以拿起电话，让编码员在线上询问这是a还是b。无论她在哪里，医生都可以得到帮助。”

罗梅罗认为，这种沟通对于ICD-10的成功过渡至关重要。她说:“在医生面前进行一对一的真实案例教育，将向他们展示ICD-10所需的编码水平。”

对转录员的启示
肖瓦尔特说，UMC最初求助于HIM，因为呼叫服务台的问题较少，更多的是需要对医生进行电子病历培训。他认为转录员也有可能遵循这种模式。

医生通常需要关于在何处以及如何在电子病历中记录的指导。因为转录员能熟练地使用电脑，并且熟悉医生的文件，所以他们会在这方面提供很好的帮助。然而，他们需要接受培训，以更好地理解医生的工作流程概念，Showalter说。

给其他机构的建议
威廉姆斯说:“医生们正在努力解决电子病历的低效率问题。”“医生们会欣赏那些坐下来说，‘我要帮助这些医生做他们需要做的事情，优先考虑优先事项和效率。’”

她继续说道:“我们生活在一个不断改变报销模式的时代。到2018财年，80%的报销将基于结果。这是基于临床医生的报告。如果我们不帮助医生理解新的游戏规则，组织可能会受到很大的负面影响。如果我们不帮助我们的临床医生了解这个系统的优先事项和运作方式，那么将会出现更大的问题。”

Williams说，组织必须对医生与him合作的方式抱有现实的期望，并指出相信100%的医生都会参与进来是不现实的。她说:“但你不可能在任何组织中获得100%的团队成员。”“我建议机构寻找他们认为可行的领域，同时也关注那些有很多问题或即将发生变化的领域，在那里他们可以站稳脚跟并证明这一点。那些将你的支持视为一种益处的医生会成为你的拥护者。”

-苏珊·查普曼是洛杉矶的自由撰稿人。