8月2017

HIT事件:如何使注册表抽象压力更小
作者:Richard A. Royer, MBA
郑重声明
第二十九卷第八页

医疗保健组织可以使用来自临床注册表的数据来衡量其与其他提供者组织的结果和绩效。但是，尽管有这些潜在的好处，数据注册的一个方面仍然是医疗保健团队的眼中刺:参与所需的抽象和报告。幸运的是，医疗团队可以采用一些策略来减少提交注册表数据的麻烦。

临床数据登记要真正成为促进卫生保健的有用工具，就需要准确的信息。因此，医疗保健专业人员必须对采用提高数据质量和准确性的实践保持警惕。然而，医疗服务提供者往往很难找到时间和资源从医疗图表中提取数据。保持抽象和报告的压力是繁重的，以至于注册表抽象通常没有得到应有的关注。

竞争的优先级和有限的时间和资源常常导致注册表抽象被搁置。全国有这么多医院在数据抽象方面落后了几周、几个月甚至几年，每天都有新的图表堆积起来，这一事实证明，要使注册参与成功，还有许多挑战需要克服。

专门的人员
为了减少注册表抽象和报告的痛苦，医疗保健团队可以建立一个专门的个人团队，他们可以始终如一地支持数据抽象工作。该团队可能由HIM专业人员组成，他们可以帮助确保正确捕获数据并易于访问;能够执行抽象并交付可靠数据的外部数据抽象专家;以及能够管理报告、数据分析和质量改进工作的内部质量团队成员。

通常，抽象被交给护士或其他工作人员，他们已经有足够的工作量，根本无法投入足够的时间来抽象。这些人中的许多人很少或根本没有抽象经验。医疗保健组织不应该将抽象视为少数不幸的团队成员的附加组件，而需要将能够投入时间使注册表抽象成功的团队放在适当的位置。

制定流程
一旦有了支持团队，下一步就是开始精简和简化注册中心报告过程。为了取得成功，建议供应商制定以下提示:

•完整准确。数据中的错误和缺失组件减慢了抽象和报告过程。医学图表中缺少的数据不能提取或报告。为了确保正确的数据可用和易于访问，从而不延迟报告，注册中心抽象和报告团队需要与以图表形式记录信息的临床医生共享报告指南。如果图表中持续缺少所需的数据，团队可以运行报告，确定故障发生的位置，并与临床医生一起纠正问题。

•使用电子病历进行扩容。提高效率和简化报告的另一种方法是优化电子病历。遵循模板并使用emr来指导文档可以帮助团队为注册中心抽象收集正确的数据。HIM专业人员通常可以帮助整个组织进行EMR优化。

•阅读注册手册。参与注册表抽象和报告的人员应该定期抽出时间阅读注册表手册。了解注册中心的需求可以更容易地遵守报告指导方针。团队应该审查注册中心发送的信息(通常是通过电子邮件和通讯)，并关注注册中心抽象指南的更新。

•招聘符合抽象派风格的员工。缺乏经验丰富的注册表抽象人员使得医疗保健组织难以填补特定的职位。因此，外包抽象是有益的。然而，当用内部员工(如护士和行政人员)填补抽象角色时，最好寻找那些足智多谋、注重细节、组织能力强、独立工作能力强、在与注册表相关的关键领域有经验、以及具有特殊时间管理能力的人。

•充分利用学习机会。许多负责注册中心报告的团队成员都是自学成才的。如果内部团队成员在数据抽象过程中犯了错误，那么效率就会消失，宝贵的时间也会浪费。当工作人员有机会学习和完善他们的技能时，他们可以表现得更好，而且不太可能被注册中心的报告需求压垮。当抽象人员参加每月的注册表调用和年度会议时，他们收集了可以用来更好地执行抽象的信息。

•为抽象中断做好计划。团队应该预料到中断，并准备好进行适当的调整，以防止注册中心抽象脱轨。人员短缺是导致团队落后的常见问题之一。如果每当团队成员生病、休假或因其他原因退出抽象工作时，抽象就被搁置，那么就不可能保持图表的最新状态。因此，制定一个计划来处理短缺和其他干扰是一个可靠的策略，可以确保抽象永远不会被完全搁置。

•寻求支持。并非每个医疗保健提供者组织都有专门知识或带宽的工作人员来执行内部抽象和报告。如果处理数据超出了团队的技能或范围，那么依靠外部合作伙伴可以减轻压力，并保证及时完成抽象。有了合适的合作伙伴，医疗保健提供者可以减轻抽象和报告的一些负担，获得质量改进的见解，并发现财务上合理的策略，以改善患者的治疗效果。

利用注册并改进质量的提供者提高了他们获得付款偿还和避免处罚的能力。在某些情况下，为了获得补偿或获得认可，需要参加登记处。患者也受益于登记，这有助于提供者随着时间的推移了解疾病，这是制定针对患者的循证治疗计划的重要组成部分。

最终，有许多积极的理由让卫生保健提供者参与登记。为了确保这些积极因素不会被挑战所掩盖，团队应该寻找聪明的解决方案来减少注册表抽象和报告的压力。

Richard A. Royer, MBA，自2001年起担任Primaris的首席执行官，拥有丰富的医疗保健行政经验，并积极参与多个全州医疗保健计划。在他超过35年的医疗业务经验中，他曾担任俄亥俄州凯霍加瀑布总医院的首席执行官;密苏里州哥伦比亚地区医院的执行主任;Avalon Enterprises(医疗财务咨询公司)的创始人和总裁。