五月2017

加倍努力防止重复的病人记录
作者:Dava Stewart
郑重声明
第二十九卷第五页

一个充斥着冗余数据的数据库会严重损害医疗质量和底线。

维护任何数据库的最关键的步骤之一是确保存储的信息是准确的。在医疗保健领域，可以说，患者记录保存着最重要的数据，因此每个患者只能有一个记录。医疗行业在消除重复病历方面取得了稳步进展，但比率仍不理想。

重复是如何发生的
患者安全研究机构ECRI Institute负责患者安全组织运营和分析的执行董事威廉•马雷拉(William Marella)表示，目前的估计显示，任何一家医院的记录中都有8%是重复的。这似乎不值得大惊小怪，但马雷拉说，“这仍然是一个很大的数字，”他补充说，大多数重复发生在注册时。

2016年，ECRI研究所的一份“深度”报告回顾了7600多起与患者身份识别相关的事件，发现其中12.6%的事件可以追溯到登记。注册成为这些错误的温床有几个原因，包括在全国范围内使用多个不同的系统，在同一医疗保健系统内的多个地点注册的患者，以及人为错误。

旧的入院、出院、转移(ADT)系统使用的是Marella所说的“某种原始匹配技术”。ADT系统通常依赖于确定性匹配，这需要精确匹配，而不是利用概率匹配，这是医疗保健以外的许多技术中的一种常见技术。因此，一些ADT系统可能无法识别出Rob Smith和Robert Smith是同一个人。

在多个地点登记患者的医院也面临创建重复记录的风险。例如，患者可以通过急诊科进入系统，在其他部门进行测试，并访问医生办公室进行后续护理。在每个护理点，患者都可能被注册到系统中，因此所有工作人员使用相同的标识符集至关重要。

如果放射科使用名字、姓氏和地址搜索患者，而初级保健医生办公室选择使用名字、姓氏和电话号码进行搜索，问题就会出现。事实上，Verato的首席执行官马克•拉罗(Mark LaRow)表示，即使是我们大多数人认为是永久的标识符，也可能会发生变化。“在美国，超过50%的女性在结婚时仍会改变姓氏，人们也越来越多地改变自己的性别。每年大约有12%的人口改变他们的住址。”

人为错误在创建重复的患者记录中起着很大的作用。拼写错误的名字，误读地址，选择错误的记录是注册人员常见的错误。除了产生多个记录之外，这种错误还会造成“重叠”，即两个患者共享同一记录的情况。

在合并期间也可能创建重复记录。每当合并或收购发生时，参与组织都必须密切关注患者数据受到的影响。InterSystems战略市场高级顾问托德•威尼(Todd Winey)表示:“我们看到的部分问题是，新的贸易伙伴协议正在产生(重复)。”他指出，负责任的医疗机构协议尤其棘手。“当你从不同来源获得没有内部控制的数据时，就必须进行协调。”

为什么重复是有问题的
重复的病人记录会引起各种各样的头痛，但最令人头疼的是它对医疗质量的影响。想象一下，一个病人的病情需要通过定期检查进行监测。检测机构的新注册职员找不到患者的记录，并认为她是新患者。初级保健医生要求对病人的记录进行标记，以便在检测结果符合特定条件时发出警报。但是，由于注册员创建了一条新记录，因此永远不会发送警报。

同样，有重复记录的患者可能会错过药物治疗，或者他们的医院命令可能无法执行。更糟糕的是，当两个不同的病人记录被错误地合并时，出错的可能性就会增加。

“如果你的医生不能为你积累所有的医疗记录，因为事情是在不同的地方做的，他们不知道你的全部情况，”LaRow说，并补充说，这个问题在美国更加严重，因为美国的医疗服务经常是在多个机构之间提供的。“不仅是初级保健医生和专家，还有实验室和放射科。每个机构都为你提供了一个身份，并为你提供了犯错的可能性。”

由重复的患者记录引起的一个不为人知的护理质量问题是它们如何影响各种计划的测量和跟踪。重复和重叠的记录会扭曲数据，导致对特定医院提供的护理质量的错误描述。Winey指出，随着人口健康倡议升温，这将特别令人担忧。

拥有大量重复患者记录的组织的底线将受到影响。例如，无法找到测试结果的医生可能会认为请求没有被填写，并发出另一个命令。“不断重复的测试是一个主要的成本驱动因素，”LaRow说，并指出他的兄弟最近面临着这种情况，他在两个不同的州进行了多次测试。

除了推高总体医疗成本之外，重复记录很可能会减慢整个索赔和计费过程。马雷拉说:“一家不能很好地处理(重复记录)的医院可能会在获得报酬方面遇到很多问题。LaRow说，索赔处理受到影响，因为当为同一个人提交两份具有不同身份信息的索赔时，付款人必须进行人工处理。

在卫生保健等安全意识很强的环境中，重复的患者记录只会增加恶意活动的机会。NextGate Solutions的合作和战略联盟主管亚历山德拉•普里迪(Alexandra Priddy)表示，虽然加密和其他形式的数据保护通常是医疗保健高管们最关心的问题，但健全的患者匹配实践也有助于确保数据的归属。例如，防止重复记录可以减轻患者通过移动门户支付账单确实查看了正确信息的担忧。“(防止重复记录)并不能防止数据泄露，但从HIPAA的角度来看，你需要确保患者正在查看他们自己的记录，”普里迪说。

关于重复的患者记录如何摧毁医疗保健组织的最后一根稻草可能是它们对患者信任的影响，这是在竞争日益激烈的商业环境中需要考虑的一个关键因素。Winey指出，对于病人来说，忍受多次注册过程或不得不处理他们从未接受过的服务的账单是多么令人沮丧。

如何提高
尽管行业平均8%的重复率是很重要的，但与之前的数据相比，这是一个巨大的进步。拉洛说，十年前，一些医疗机构的重复病历率高达30%。他指出，技术的进步降低了这一比例。“到目前为止，几乎每家大型医疗机构都有这样或那样的大型MPI(主患者索引)，”他说，而不是每个部门都有自己的患者数据库。

根据LaRow的说法，重复记录率提高的背后有两个巨大的驱动因素:向综合医院系统的转变，以及从纯粹的综合系统转向以企业mpi (empi)为特色的最佳解决方案。他说，这代表了一个重大的变化，并补充说，这是“付出巨大努力和代价取得的巨大成就”。

如今，在任何一个医院系统中，每10个病人中就有一个可能有“另一个自我”，拉洛说，他警告说，这个数字在不同的系统中会成倍增加。

虽然向综合系统的转变有助于降低重复率，但它也更加重视准确的数据。Marella指出，参与区域卫生信息交流的组织“不得不从其他卫生系统获取信息，并相信这些信息是准确的，但他们实际上没有任何独立的能力来验证这些信息。我们对医疗信息技术基础设施的整合程度越高，确保信息准确和最新就越重要。”

虽然在消除重复患者记录方面已经取得了很大的进步，但要实现国家卫生信息技术协调员办公室的目标，即到2018年各组织的重复率低于2%，到2020年底低于0.5%，还有很多工作要做。有几种方法可以让这些目标成为现实。

例如，组织可以采用生物识别设备，如指纹读取器，以减少注册错误。如果病人改变了地址、姓名或性别，他或她的拇指指纹保持不变。通过使用生物识别技术——无论是通过指纹扫描仪、面部识别软件还是眼睛扫描仪——可以减少注册时的错误。

LaRow说，周期性的“清理”也能降低复制率。医院通常会与第三方签订合同，检查患者记录并识别重复。然而，他指出，这种自动化过程并不总是有效的，而且可能会使问题恶化，这取决于具体情况。

为了解决问题，医院可以派工作人员对MPI进行定期检查。手动纠正错误可能是一个缓慢的过程，Winey说，他建议实施流程，尽可能避免手动审查。“归根结底是流程改进;尽量只解决一次问题。”他补充说，质量管理是必要的。

NextGate Solutions的营销副总裁理查德•加西亚(Richard Garcia)表示，MPI的设计目的是在单一供应商的系统中工作，但它本身不够复杂，无法减少重复的患者记录。他指出，empi等先进技术更适合完成这项工作。“[empi]可以适应和评估来自任何供应商系统的标识符，并提供多供应商环境所需的更复杂的匹配级别，”他说。

Priddy说，供应商必须在产品研发上投入更多的时间和金钱，并“投入更多的精力来教育人们如何管理数据”。

Winey还建议组织关注数据管理，建议医院了解传入数据的完整性。他说，创造一个“黄金记录”需要一个过程，只整合被证实准确的数据。Winey说:“部分原因是，你需要有一个身份数据管理策略，不仅是在注册时，你实际上可以得到非常干净的信息，而且当病人信息从其他地方传入时，它需要经过一个商业和技术流程来验证质量。”

以合并为例，其中一个系统的重复患者记录率为5%，而另一个系统的重复患者记录率为12%。Winey说，不合并数据库是明智的。他说:“如果输入不好，很容易污染数据源。”“(合并)是数据质量工具发挥作用的地方，以支持您的流程并确定传入的数据质量。这样，您就可以从源头解决问题，并且如果无法清除源，您知道如何将其作为数据策略的一部分进行处理。这可能意味着不要使用你知道质量差的全部或部分记录。”

“有实时匹配的概念，任何时候病人进来，工作人员都会在整个组织进行检查。这使数据保持干净，”加西亚说。“这不是一个昂贵或费力的过程。这不像电子病历的实施。”

然而，加西亚警告说，创建一个为每个病人分配标识符的系统不太可能纠正当前的一些问题。“你正在制造一个单点故障，”Priddy指出。

随着行业标准的不断发展，医院网络很可能将其复制患者记录的工作扩展到墙外，并采用“大局”的观点。跨越整个网络的EMPI是朝着正确方向迈出的一步。

普里迪说，大部分责任落在供应商身上。“我们需要在供应商之间建立更好的工作关系，以利用工具，”她说。“这必须来自客户。他们将不得不为此努力。”

从注册和数据管理到实施和维护EMPI的整个过程必须继续取得进展。通过更好的注册流程，将会产生更少的副本。有了关于数据聚合的谨慎策略，就可以在系统合并期间识别和消除重复。随着技术的发展，导致更多的概率搜索和更强的识别和标记潜在重复的能力，有效的患者匹配将改善患者护理并显着节省成本。

-达瓦·斯图尔特是田纳西州的自由撰稿人。