五月2014

纸质退出策略
朱莉·克努森著
郑重声明
第二十六卷第五页

将历史数据转换为电子病历需要进行规划和艰苦的工作。

随着越来越多的供应商组织采用电子病历，如何处理这些旧纸质图表的问题与文件本身一样突出。但是，如果电子病历要蓬勃发展，这些文件中的关键历史数据必须在新的电子平台上可用。

启动EMR解决方案本身就是一个项目。再加上纸质图表和电子病历争夺关注，医院越来越多地寻找有效的方法将旧数据转移到新系统中。

传输选项
从现有的纸质记录中获取信息到电子病历系统中可以通过几种方式完成。对于一个特定的组织来说，正确的方法往往取决于它的最终阶段。阿卡迪亚医疗保健解决方案公司的高级主管格雷格•基提姆说:“如果你需要确保病人目前所有的药物都列在电子病历的药物栏中，只需雇人做数据录入就可以了。”

但即使是这么小的范围，也需要一个拥有复杂技能的人。他说:“他们不仅需要足够的临床知识，还要有能力解读医生和医疗助理的笔迹。”“病人的生命取决于对细节的把握，识别奥施康定和催产素之间的区别是一项至关重要的技能。”

另一方面，如果医院想要传输整个图表，扫描可能是答案。大型高速版桌面扫描仪可在现场使用。有些扫描器一次可以处理几十个文档。在供应商协议中包括一个独立的存储框意味着文件永远不会离开设施。“我们可以在医院现场进行，文件的监管链很清楚。所有东西都保持原样，”理光美洲公司垂直行业营销总监大卫·温克勒说。

外部扫描服务提供商可以签约，但Winkler说，医院必须准备好将他们作为一个真正的商业伙伴加入，以满足严格的HIPAA规定。他解释说:“每个卫生组织都非常担心受保护的健康信息可能遭到泄露。”

组织也可以选择租用扫描仪，让内部员工准备图表并将其输入机器。温克勒说，这取决于该机构的可用资源、预算，以及它是否能投入必要的工作时间。

在其他情况下，可行的解决方案可能是与非现场存储提供商合作。Snowbound Software的总裁兼首席执行官Simon Wieczner解释说:“如果你需要检索其中的一些文件，他们可以把它们交给你，但他们也会为你扫描并通过电子邮件发送，或者在服务器上提供给你。”这种方法可以帮助一些医院做出决定，决定哪些图表作为电子病历实施的一部分进行扫描，哪些图表根据需要进行治疗。对于拥有精益内部资源的组织来说，这也是一个潜在的解决方案。他说:“如果他们需要，他们有工作人员可以处理大量的文件扫描。”

当决定一个策略时，医院应该考虑他们想要转移到电子病历的材料的类型和数量。“许多捕获系统都带有光学字符识别，智能字符识别和一些其他识别工具，”Dak系统咨询公司负责人Deborah Kohn说，他是MPH, RHIA, FACHE, CPHIMS。“他们实际上可以从图表上读出信息。”

科恩指出，这些设备非常有用，但并非万无一失。例如，手写和页面方向有时会出现问题。“如果(页面)居中不正确，你可能会漏掉一两个单词，”她说。“它们并不是100%准确。”

哪些数据被传输?
将现有图表转换为EMR可能是一项重要的工作，即使对于小型组织也是如此。一些患者有大量的历史信息，而另一些患者很少运动。那那些多年没来过医院的病人呢?除非医院有足够的时间和资源来转移所有的数据，否则从旧的纸质图表中获取信息可能是一个自己的过程。

基提姆说:“无论是在病人最后一次住院的时间，还是在你的记录中有多深，都有一组递减的回报。”决定回溯多远以及回溯到什么程度有时可以简化。他提出了类似于90/10法则的建议。他说:“90%的病人，我们只会回头看一两次。”“如果我们确实需要查看附加在电子记录上的纸质记录的扫描件，那么额外的10%的时间是可以的。”他补充说，很有可能，那些隐藏在旧纸质图表中的离散数据，其中一些可能已经有很多年的历史了，是不需要的。

关于传输哪些数据集的透视图在整个范围内运行。“捕捉整个记录非常重要，”ChartCapture公司的首席执行官兼创始人斯科特·弗格森(Scott Ferguson)说，他补充说，不能在一个系统中捕捉到完整的数据集，就像有两块手表，但不知道哪一块的时间是正确的一样。

他指出，捕获记录的一部分会消耗扫描的精力，而不会完全解决整个问题。“你已经投入了时间和金钱，但现在你已经扫描了部分记录，从风险管理的角度来看，你仍然有责任保留未扫描的其余记录，”弗格森说。“你创造了额外的工作，却没有真正得到全部的好处。”

Kohn认为转换回文件太贵了，他采用了一种不同的策略。她说:“如果有病人来了，拿出纸质病历并检查一下。”在该机构有长期病史的个人(即自出生以来的患者)可能有相对不必要的多年数据。她说:“你不太可能想把病人1岁或5岁时的资料放进去。”她补充说，慢性儿童疾病可能需要更全面的数据传输策略。

不费多大力气就能获取的小图表?她说，把它们纳入电子病历。“但如果这是一张巨大的怪物图表，病人是10年、15年前来的?你可能只想扫描或使用识别工具来识别图表中最重要的部分，”科恩说。

数据传输和工作流程
一般来说，每个供应商都有自己的想法，什么时候是将纸质图表转换为电子病历的最佳时机。虽然没有放之四海而皆准的建议，但基提姆说:“我见过成功的人通常是在投入使用之前，他们做了广泛但不深入的关键数据导入，这样他们就不必在每个病人进来时都为他们创建新的记录。”

在这个工作流程中，记录在患者到达时更新，纸质图表的其余部分被扫描并附加到电子病历中。基提姆说:“这通常是一个独立的后台功能，要么是添加到某人的工作中，要么是一段时间内由临时工拥有。”

然而，并不是每个设施都能在EMR平台投入使用之前转换必要的纸质图表。即使HIM在早期参与了这个过程，其他因素，如人员配置和资金，也会削弱在过渡之前完成所有工作的能力。

许多日常上传可以在内部执行，而不会对员工的工作负载造成太大影响。例如，Wieczner说，招生人员可以处理特定的病人物品，如保险卡和驾驶执照。桌面扫描程序通常可以在不显著干扰现有工作流的情况下快速处理这些项目。他解释说:“他们会扫描所有这些东西，然后在整个医院的记录系统中提供。”

在许多医院，转移和上传过程可能是连续的，并且与实际的EMR实施分开。Kohn说:“那些已经使用电子病历3年、4年、5年的医疗机构仍然在使用供应商提供的扫描和捕获工具，以及识别工具，因为他们可能仍然有来自后台文件的图表。”

决定只转换短期内需要的图表部分是一个因素。随着常客和慢性病患者的回归，更多必要的纸质记录将被有机地转换，访问以前图表的需求可能会随着时间的推移而减少。

Kohn指出，重要的是要记住，将患者数据转移到电子病历是一个持续的过程。之后，交易量将不会像从纸质图表过渡时那么高，但仍然需要考虑。“例如，当医生在急诊科或伤口中心用iphone拍照时，你仍然需要给照片贴上标签，”科恩说。日期可能会自动添加到这类项目中，但仍然需要有人识别病人，为照片编制索引，并将其转移到图表中。这方面的工作流程不会消失。”

他扮演的角色
Winkler说，纸质记录的转移如何适应EMR实施过程因组织类型而异，他观察到了清晰的描述。他说:“在急症护理领域，在较大的外科医院环境中，有许多客户已经主动采取行动，将隐藏在纸质图表中的患者数据转移到他们的核心电子病历应用程序中。”另一方面，流动市场中的组织可能正在努力解决这个问题，因为他们要平衡历史上更精简的员工队伍和更少的预算。

Winkler说，无论环境如何，成功的关键往往在于医院承诺让HIM成为过渡团队的主要组成部分。他指出，来自IT的技术专家几乎总是很早就参与进来，“因为你必须为架构方面的影响进行规划”，但他经常没有得到充分的重视。“他在流程和工作流程方面具有专业知识，同时，显然，他们是确保信息安全和监管链存在的专家。”

Winkler说，如果没有HIM的指导，通常会有一个混乱的清理，修改流程，工作流程的变化，或者一个EMR的实施不能完全满足组织的需求。

他还应参与确定在转移过程中收集数据的地点和方式。“你的实践、你的系统或你的医院是否有衡量标准，无论是质量还是成本，你需要确保你将某些人口统计或护理数据纳入系统，以便你对病人的护理有一个准确的了解?”基问道。

例如，必须确定如何为有意义的使用证明和财务义务收集数据。基提姆说:“如果你签订的是按绩效付费合同，你需要确保你得到了所有对合同中质量和成本指标很重要的数据。”他补充说，电子病历中存储的健康信息不仅必须足够准确和完整，以促进高质量的护理，而且还必须能够推动未来对其他数据点的分析。

保持员工敬业
在内部执行任何图表捕获方法时，组织必须处理员工变得无聊的可能性。通过手动数据输入或扫描传输数据的任务可能会变得繁琐，但必须保持高质量的标准。温克勒说:“这可能很单调，然后你可能会出错。”他建议将这项工作分成多个小组。“如果你打算用内部员工来做这件事，你需要轮换他们。”

通过教导每个小组如何正确扫描和索引信息以正确传输，他们也将更好地了解如何进行回编码和准备工作。这种方法可以通过扩展每个步骤如何支持项目的视图来帮助避免无聊。温克勒说:“当你让内部员工从不同的角度全面了解情况时，我认为他们会更有见识，也会更感激他们必须经历的工作。”

弗格森鼓励医院确保每个人不要在任何一项任务上停留太长时间，他建议每台扫描仪配备三个工作人员。他说:“我们建议一个人操作扫描仪，给它喂食，然后两个人准备图表。”

弗格森说，准备扫描图表比扫描本身花费更多的时间，他提到了几个准备问题。“我把所有的订书钉都扯了吗?”我把所有的回形针都扯了吗?有没有什么松散的东西需要用胶带粘住，或者里面有什么便利贴需要处理?”

他补充说，指派两个人负责这部分流程将使事情顺利进行。另一方面，如果医院无法为该项目投入多人，那么该工作人员应该在准备图表的一小时和扫描的30分钟之间交替进行，以减轻任何注意力涣散的情况。
专家们一致认为，在整个转型过程中向员工灌输团队第一的态度可以增加其成功的机会。

Julie Knudson是西雅图的一名自由撰稿人。