2012年4月23日
混合环境中的ROI
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
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除非管理得当，否则向电子病历的过渡可能会对信息发布过程造成严重破坏。
从纸质到电子的过渡过程中，痛苦是很自然的一部分。对于临床方面的房子，它通常会随着熟悉新的电子病历系统的增加而减少。然而，对于那些参与信息发布(ROI)过程的人来说，痛苦可能会持续数年，直到达到临界点。
信息管理服务提供商IOD公司的首席运营官乔治•阿巴约格鲁表示:“这种情况下，你必须先退一步，然后才能前进。”“ROI过程在一段时间内会变得有点复杂。寻找医疗记录的所有组成部分更具挑战性，直到你足够深入到转换后的大部分(信息)处于电子状态。”
定义，寻找法律记录
大多数设施在过渡到电子环境或转换到新的EHR系统时遵循日期前流程。在该日期之前创建或更新的记录保留在纸上或以前使用的任何电子格式。因此，实现ROI请求通常意味着从多个系统中提取信息。
“最终，一旦你走得足够远，(在电子病历中)有了完整的法律记录，它就会变得更有效率。在那之前，这是一个沟通和记录的问题，”Abatjoglou说。
事实上，查找和访问纸质医疗记录是IOD客户Broward Health Coral Springs medical Center在转型期间面临的主要挑战。这家位于佛罗里达州劳德代尔堡的医院花了三年时间完成了转换——在这三年里，图表在纸质文件和电子病历之间被分割。
该医院HIM区域经理、RHIA工商管理硕士吉尔•芬克尔斯坦(Jill Finkelstein)表示:“病历可能位于医院内的不同位置，因此在需要ROI时访问图表(很困难)。”“我们很幸运，因为我们不需要访问多个不同的系统。要么是纸质图表，要么是电子图表。我们面临的挑战是确保每天在归档松散的工作时有最小的积压，否则ROI可能没有完整的图表。”
转换完成后，Broward Health看到了ROI流程的好处。例如，由于满足请求所需的所有信息都可以从EHR中的一个位置立即访问，因此流程的效率要高得多。它还支持更快地处理与索赔和支付相关的ROI请求，从而帮助加快了收入周期。
芬克尔斯坦认为，坚实的政策和程序、开放的沟通以及持续的教育和培训，使布劳沃德健康中心的HIM部门能够成功地驾驭混合世界。
她说:“我们制定了一项合法的健康记录政策，以便每个人都了解哪些信息被视为合法医疗记录的一部分。”“同样重要的是确保ROI员工知道在临床系统中寻找[信息]的位置。我们只有一个临床系统可以使用。然而，拥有多个临床系统的设施可能需要使用两个、三个甚至四个系统(来满足请求)，ROI员工必须知道这一点。”
定义工作流
知道在哪里可以找到满足ROI请求的信息是在混合环境中工作的最具挑战性的方面之一。尽早应对这一挑战的设施往往在应对可能是危险的水域方面最成功。
德州州立大学HIM系临床助理教授兼临床协调员Kim Murphy-Abdouch博士表示，全面的工作流程分析对于设计在转换期间和转换后成功管理ROI的程序至关重要。对于所有类型的请求，分析应该从头到尾遵循发布过程。
“首先要定义什么是合法的健康记录。这是政策。一旦你将合法的电子病历定义为政策，它就会推动ROI的工作流程和流程，”Murphy-Abdouch说，并补充说，了解需要提供哪些电子病历内容来满足不同类型的请求是很重要的。
她说:“电子世界的法律记录可能不像纸质世界那样清晰。”“这应该在纸质世界以及混合和电子世界中得到定义，但通常没有，因为我们不需要在那么多地方寻找(信息)。”
这是南泽西保健所采取的方法，它包括两家急症护理医院和40多家门诊和附属设施。它首先评估管理ROI的策略和过程，并根据需要进行更改以适应新环境。
“从计划推出的第一天起，我们就不断回过头来定义法律记录和将要发布的内容。这始终是大局。这是你必须考虑的事情，也是你必须定义的事情，”他的主管Michele D’ambrosio说，他是RHIA的MBA。
定义了法律记录后，South Jersey Healthcare进行了全面的工作流程分析，以确定访问所有数据的最佳方法，从而有效、准确地实现ROI请求。它还与ROI供应商MRO公司进行了广泛的会面，以确保其流程与将在转换期间和转换后实施的新程序兼容。
“我们知道我们将推出这款游戏，所以我们提前做了很多工作。我们考察了供应商，以确保他们能做我们需要他们做的事情。我们想确保他们不只是打印出记录，然后扫描到他们的系统中，”丹布罗西奥说。
最终，工作流程分析应该规定设施和参与实现请求的任何供应商都要遵循的流程。它应该定义管理何时、如何以及由谁访问信息的策略和程序。随着HIPAA下新的信息披露规定的生效，这将变得更加关键。
“医院需要确定获取信息的目的和使用方式。此外，医院的所有披露点都需要明确，”MRO的合规和现场运营主管唐·哈德威克说。beplay最新备用网站他是披露信息的一个来源，但到目前为止还不是唯一的来源。整个组织都在发布信息。当它是电子的，更多的人可以接触到它比过去。这增加了医院掌握谁可以访问[个人健康信息]并记录谁正在查看这些信息以及他们访问这些信息的目的和情况的重要性。”
事实上，哈德威克建议建立程序，以创建一个单一的披露点，甚至可以扩展到医院拥有的实践和诊所。这将有助于防止不当披露，这种情况在电子环境中比在纸面世界中更容易发生。
他作为医疗记录的传统守护者，是实施这一计划最合乎逻辑的位置。哈德威克说:“他们的专业知识是继续存在的最佳场所。”
调整技能组合
因为他们外包了部分或全部ROI功能，所以无论是Broward Health还是South Jersey都没有发现有必要增加人员配置来适应在混合环境中管理流程所涉及的额外工作。然而，大多数人都同意，即使不需要额外的员工来管理流程，也需要新的技能集。
例如，在纸质世界中提取和复制记录是相当简单的，因为这些信息通常可以在设施的HIM部门或场外存储的患者记录中获得。
根据Abatjoglou的说法，在电子世界中情况并非如此。员工必须在电子病历环境中表现出高水平的能力，并了解管理记录发布的法律。
因此，虽然综合程序可以在很大程度上确保在混合和电子环境中获得准确的ROI过程，但额外的员工培训和教育是必要的。培训的重点应是提高必要的技术技能，以便管理将图表从电子转换为纸张和利用数据以处理请求。
Murphy-Abdouch的背景包括医院运营、HIM和财务经验，他认为，当记录的任何部分驻留在电子环境中时，文书技能所起的作用就不那么重要了。
“管理投资回报率的员工需要具备更多的技术能力，”她说。“但这不仅改变了技能组合。它也在改变人们的思维方式。”
墨菲-阿卜杜引用了她在一家医院担任顾问时的一次经历，该医院正在向电子病历过渡。使用新系统，ROI员工可以选择一份文档，并将其直接从EHR自动传真到请求办公室。所有员工都接受过有关该功能的全面培训，但她看到一名员工打印并手动传真信息。
她说:“这不仅要让人们接受培训，还要让他们继续使用有利的技术，而不是回到旧习惯。”“这一切都是关于工作流程文档，确保技术有效，培训员工使用它，然后监控以确保他们继续使用它。”
医疗记录协会ROI副总裁Nilda Tamburello对此表示赞同，并补充说，由于管理过程的复杂性，培训可能是一项漫长的工作，因为需要从多个来源和多种格式收集信息。
事实上，即使在一个部门内，也可以在多种媒体类型上找到记录。例如，可能有纸质记录，也可能有电子记录、缩微胶片，甚至有存储在cd上的扫描文件。此外，一旦设施完全过渡到电子设备，处理各种ROI请求所需的信息很可能仍然驻留在多个系统中。
“对于ROI抽象人员来说，要确保他们有完整的医疗记录来进行发布，需要做很多工作，”Tamburello说。“你仍然需要浏览[多个]数据库……你必须看的记录与你看的硬拷贝记录非常不同。这是一个缓慢而复杂的过程，但始终是一个学习的过程。”
事实上，在混合和电子环境中，ROI需要如此不同的技能组合，并且在披露方面有如此多的活动部分，以至于许多人发现有必要完全修改职位描述，以“适合某些可以在计算机上访问或多或少[信息]的人”。我们必须认真研究不同的职位描述以及他们的工作内容，”坦布雷洛说。“有很多东西要学，由于学习曲线，最初的训练会延长。过去只需要较短时间的事情，现在需要更长的时间，你必须小心记录的完整性。”
诚信问题
在混合环境中，维护所发布信息的完整性更为复杂。由于一个错误可以像野火一样在多个系统中传播，因此对高度集中的质量保证的需求比以往任何时候都要大。
如果在实施新的EHR时，主患者索引(MPI)的完整性受到损害，导致重叠和重复记录，情况尤其如此。这对于ROI供应商来说尤其成问题。
Rita Bowen, MA, RHIA, CHPS, SSGB, HIM高级副总裁，HealthPort的隐私官说:“试图将这些信息分开是非常劳动密集型的，从供应商的角度来看，它可能不容易被发现。”“(这可能导致)信息泄露或数据错误发布。当一切都说了，做了，一切都是正确的，ROI的过程是相当容易的，和在纸上的世界没有什么不同。但在电子世界里，错误就不那么容易被发现了。”
她指出，电子环境为处理ROI创造了更多选择。更多的选择需要更强有力的政策和程序来管理获取和披露。这些政策和程序也必须随着整个企业的技术进步而更新，特别是要确保员工了解在电子病历中查找信息的位置以及信息如何在系统中流动。
“你必须了解正在提出的请求以及它是如何贯穿整个电子记录的。它改变了复杂性和技能组合，”鲍恩说。“你必须确保所有员工都真正了解企业MPI……并帮助他们了解EMR每个文件夹中的内容，以及记录中的流程，以及电子和纸质格式的信息流的数据映射。”你必须帮助他们理解这是一个过渡，今天在报纸上的东西明天可能就不在报纸上了。”
Elizabeth S. Roop是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人，专门从事医疗保健和HIT方面的工作。
ROI服务提供商帮助解决问题
医院不能仅仅因为从一个环境过渡到另一个环境，就暂停信息发布(ROI)。无论记录是在纸上，在电子病历中，还是在两者之间的某个地方，它们仍然必须是可访问的，以便快速和合规地满足请求。
“医院可能会决定改变系统，但没有人会放慢发送请求的速度。工作仍然需要收到，适当处理，并及时返回。MRO公司总裁史蒂夫·海因斯(Steve Hynes)说:“对医院来说，特别是HIM部门来说，在跟上日常运营的同时管理这些变化可能是非常耗费资源的。”
一个常见但错误的假设是，过渡到电子记录将减少对ROI的人员需求。事实上，当员工适应新的程序和系统时，最初的人员需求往往会增加，以避免积压。
还需要专门的专业知识来设计ROI过程、培训员工，并在某些情况下协助实际实现。
“这是我们可以增加价值的地方。我们已经有了帮助客户提取记录的专业知识。我们知道它看起来像什么，可以实施新的设计过程，”海因斯说。“在很长一段时间内，(资源需求)可能上下波动，但在转换过程中，会有一个暂时的泡沫，让每个人都能跟上速度。”
HealthPort接口产品经理凯利·奎格(Kelly Quigg)对此表示赞同，她指出，对大多数医疗机构来说，转向电子病历是一个非常耗费人力和教育的过程。外包ROI是减轻负担的一种方法。它还可以提供许多医院没有、也不太可能长期需要的专业知识。
“除此之外，许多供应商有能力与其他系统一起工作，”她说。“他们可以找到捷径，帮助工厂提高流程效率。他们不需要一次经历学习曲线。医院可以在未来重新控制投资回报率，但(外包)会让他们通过学习曲线。”
最终，无论数据所在的环境如何，供应商和医院都有相同的ROI目标。两者都必须经历同样的学习过程。对于供应商来说，学习曲线加快了，因为他们可以将内部资源集中在一件事上:管理ROI过程。
“作为一家ROI公司，我们的员工仍然需要知道如何研究记录以及寻找什么。培训可能会涉及更多，因为他们需要学习(个别)医院系统，而不仅仅是学习病历的组成部分，”医疗记录协会投资回报率副总裁凯西·戈登(Kathy Gordon)说。“但在这一点上，因为它已经慢慢发展了几年，我们已经习惯并学会了使用它。无论医院的系统是什么，无论是纸质还是电子记录，我们的工作都是确保病人的保密和隐私。”
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