4月2016

信息治理中的法律问题
迈克·巴塞特著
郑重声明
第二十八卷第四期，第18页

总法律顾问在全面努力的发展中起着关键作用。

虽然信息治理(IG)的概念在不同的行业中是相当一致的，但毫无疑问，当涉及到开发IG计划时，医疗保健呈现出完全不同的挑战。

Just Associates的顾问兼首席隐私官苏珊•卢奇(Susan Lucci)说:“当你谈论医疗保健时，有很多利害关系。”“如果你没有强有力的信息治理政策，你可能会把病人的安全置于危险之中。”

更复杂的是，医疗保健数据与大多数其他行业使用的数据不同。总部位于芝加哥的医疗保健咨询和服务公司e4-Services的首席运营官兼执行顾问Lynette Czarkowski说:“它有很多不同的形式。“你有结构化数据、非结构化数据、文本、视频——所有这些不同的格式提供了更多的挑战。”

此外，Czarkowski指出，在医疗保健方面，有许多州和联邦政府的监管压力，包括HIPAA，以及不同类型的支付模式。

最近行业内的并购浪潮使问题进一步复杂化。卢奇说:“每当你看到这些合并或收购，你就会把许多不同的数据库聚集在一起。”“当你在一个保护伞下拥有这么多不同的设施时，必须有某种总体信息治理。”

达成定义
根据AHIMA的说法，“信息治理是医疗保健未来的战略必需品。”考虑到这一点，组织应该如何实施或推进IG计划?更具体地说，在追求IG目标的过程中，HIM和法律部门应该发挥什么样的协作作用?

豪根咨询集团(Haugen Consulting Group)创始人兼首席执行官玛丽•贝丝•豪根(Mary Beth Haugen)表示，追求或推进IG倡议的组织应该从基础开始，这意味着就其定义达成一致。然而，这个定义可能因组织而异，Czarkowski说。“我的定义可能与你的不同，这没关系。但当你组织这样一个项目时，你肯定需要清楚地说明你的目标是什么，以及你期望的结果是什么。”她指出。

有一个公认的定义吗?

根据信息治理倡议组织(Information Governance initiative)的说法，信息治理倡议组织是一个跨学科的联盟和智库，致力于通过研究、出版、宣传和点对点网络来推进IG实践和技术的采用，IG是“组织采用的活动和技术，以最大化其信息的价值，同时最小化相关的风险和成本。”

无论如何定义，Czarkowski表示，医疗机构必须认识到数据的价值，然后对信息进行定位，以便将其转化为资产。她说，IG提供了允许这种情况发生的“道路规则”，“但它实际上是建立一套原则，让你的数据在当前的医疗保健环境中为你服务。”

这正是AHIMA在2014年秋天所做的，当时它发布了一份21页的文件，题为“信息治理:医疗保健原则”。根据该文件，它的八项原则旨在“形成信息治理政策的基础，旨在确保所有医疗保健信息，无论是临床的还是非临床的，都是及时、完整、准确和安全的。”

具体而言，这些原则涉及以下内容:

•问责:高层领导中应该有一个负责任的成员监督这个项目。

•透明度:与IG相关的流程和活动应以公开和可验证的方式记录。

•完整性:由卫生保健组织生成、管理和提供给卫生保健组织的信息应该是真实可靠的。

•保护:这些信息应该得到适当的保护，以免被泄露。

•合beplay最新备用网站规:IG项目必须遵守适用的法律、法规、行业和组织标准。

•可用性:信息必须以能够及时、准确和有效地检索的方式进行维护。

•保留:根据法律、法规、财政、运营、风险和历史要求，信息必须保留一段适当的时间。

•性格:不再需要的信息应妥善处理。

法律与秩序
法学博士罗恩•赫奇斯(Ron Hedges)表示，从HIM的角度来看，这些原则是最重要的宣言。“但是，当你考虑到这些原则中的所有内容——问责制、透明度、安全性——很多内容本质上可能是技术性的，但也会有法律层面的覆盖。”

因此，一个组织的总法律顾问很可能会深入参与IG问题。“我不知道你是否会说，总法律顾问将是负责人，但他或她将发挥重要作用，并将参与所有这些问题，”赫奇斯说。

豪根亲眼目睹了法律顾问投入的重要性。她说:“当法律顾问积极参与时，我们在实施和建立良好、坚实的信息治理项目基础方面最为成功。”

查科夫斯基看待IG项目的方式与她看待合规项目的方式大致相同。beplay最新备用网站“我们在医疗保健机构的合规部门看到的情况beplay最新备用网站，以及我希望在信息治理中看到的情况，是从c级开始的分层参与。”

由于总法律顾问往往是高层领导的一部分，Czarkowski认为，它“有机会在推动信息治理概念的基础上发挥作用”。然而，她警告说，总顾问——以及其他参与者，如他——必须以一种与组织的总体战略目标保持一致的方式来推动这项倡议。一旦确保了这一点，就可以采取措施开始从战术角度考虑IG，以及如何执行该计划。

Czarkowski说，人们还应该认识到，大多数医疗机构已经有了IG的一些方面。她说:“可能不是这样，但很多时候，领导部门和制定自己战略目标的中层管理人员——尤其是him部门的中层管理人员——正在计划或已经制定了与信息治理概念(如数据保留和数据完整性)相一致的战略、政策和程序。”它们可能已经就位了。”

Czarkowski补充说，一个运作良好的IG计划必须考虑到所有这些活动，利用它们，并采用一种与组织总体目标相一致的方法。

高级管理人员及总法律顾问
Haugen警告说，HIM和总法律顾问之间可能存在潜在的冲突，因此双方必须从一开始就对IG的定义达成一致。她补充说，这意味着总法律顾问不仅要从大局、组织的角度，还要从鸟瞰的角度来理解IG的运作方式。

“(法律总顾问)需要了解真相，以及数据如何变成信息，”豪根说。“在不了解细节的情况下做出信息治理的决定是导致失败的原因。例如，法律顾问应该明白，数据可能驻留在五个不同的数据库和几个不同的应用程序中，要纠正或删除某些内容可能不太简单，可能需要使用大量人力。所以我们要确保法律顾问不会在不了解如何实现的情况下发出指令。”

Lucci指出，HIM是一个“能够看到全部记录的部门，因此法律顾问应该能够与HIM合作，以了解他们每天看到的内容。”这样他们就可以更新、修改或调整现有的信息治理策略。”

与此同时，豪根表示，人力资源管理专业人士必须承认并尊重法律顾问带来的专业知识。“我们需要想出一种既能说又能理解的语言，”她说。

赫奇斯表示，在IG项目上的合作应该超越总法律顾问和HIM。他表示:“我怀疑，法律总顾问的工作将是审视所有事情的法律方面。”“例如，我们谈论的是健康信息管理、IT和HIPAA问题。许多组织都有隐私和安全官员，因此，根据组织的不同，这不仅仅涉及总法律顾问和健康信息管理。将会有很多演员聚在一起，想出某种可行的模式。”

豪根指出，总法律顾问是一种调解力量，将组织内的不同派系聚集在一起，其中许多人对IG的角色有不同的看法。她说:“我从HIM的角度来看，所以我对数据的完整性以及数据在整个组织中的流动很感兴趣。”“但IT将有不同的视角。总法律顾问可以退后一步，帮助弥合这些分歧。

正式流程
赫奇斯建议使用AHIMA指南作为框架，从中可以建立一个模范的IG倡议。他说:“如果你看一下AHIMA原则，你实际上是在谈论一个组织表。”“从诉讼的角度来看，我们需要问责制——这不仅适用于诉讼，也适用于其他所有方面。”

例如，谁负责安全问题?谈判合同时，谁是关键人物?赫奇斯指出，根据《联邦民事诉讼修正规则》，避免制裁取决于采取合理的步骤来避免信息的丢失。“合理的步骤意味着——作为一个普遍的主张——无论你做什么，你都要把它写下来，记录下来，并监督它，”他说。

赫奇斯说，从法律的角度来看，IG程序的发展必须“连贯一致”，并补充说，保存相关信息至关重要，特别是在涉及诉讼时。但是，除非提供者知道它所存储的所有类型的信息，它的位置，以及如何保存它，否则IG程序将无法履行其法律义务。

从法律的角度来看，豪根认为一个关键因素是建立对合法医疗记录的清晰理解和定义，“这样你就可以将所有必要的法律和监管要求应用于该记录。”然而，她警告说，从法律和监管的角度来看，卫生保健组织可能最终会关注那些相对没有什么价值的信息——结果很可能是不必要的昂贵。

在AHIMA杂志2015年8月的一篇专栏文章中，Hedges提出了类似的观点，即保留不属于提供商法律记录定义的信息或已失去价值的信息。他说，一个有效的IG计划应该能够识别组织数据的价值，从而使其能够减轻成本、诉讼和数据泄露等问题。

他写道:“在没有明确理由保留信息的情况下保留信息会导致‘企业健忘症’，企业会忘记某些保留信息的意义，甚至忘记为什么要保留这些信息。”一个有效的IG程序可以帮助组织避免这个问题。

IG的现状
IG项目在整个行业中有多普遍?赫奇斯说:“我认为大多数医疗机构在这方面都是全面的。“我认为这是他们渴望做的事情，但在现实中，缺乏资源——无论是人力资源、文化资源还是物质资源——可能会使他们难以达到我认为的理想状态。”

Czarkowski认为，医疗机构在实施IG项目方面正变得越来越熟练。她向那些成功地将IG作为一种战略，与更广泛的组织目标保持一致并帮助其实现的人致敬。

Mike Bassett是马萨诸塞州Holliston的自由撰稿人。

Ahima发布了ig评估工具
AHIMA最新的信息治理(IG)产品ighhealththrate (http://ighomepage.herokuapp.com/hrinfopage.html) -将帮助组织评估和评分其采用IG的成熟度，这是改善患者护理和人口健康以及降低医疗成本的战略要求。

ighhealththrate是一个全面的评估工具，提供测量，基准和指导，以不断改进IG计划。与AHIMA的信息治理采用模型(IGAM)一致，ighhealthrate使用10个IG组织能力对组织进行评估和评分。每个能力包括多个关键标记，这些标记定义了能力的基本方面，这些方面必须被证明才能达到成熟度。医疗保健组织的最终目标是实现IGAM 5级验证，这意味着IG已经集成到他们的整体基础设施和业务流程中。

“一个强大而成熟的IG项目不仅可以确保健康信息的质量和完整性，而且还直接有助于安全、高质量的护理。随着组织在信息治理方面的成熟，他们将看到投资回报，包括提高洞察力和对数据驱动决策的信心，”MBA、RHIA、CAE、FACHE、FAHIMA首席执行官Lynne Thomas Gordon说。“随着IG意识的不断增强，企业必须了解他们的IG机会在哪里，并为IG成熟度制定路线图，以实现额外的好处。作为AHIMA在医疗保健领域推进IG全面努力的一部分，ighhealththrate将帮助组织沿着这条道路前进。”

IGHealthRate是一种基于订阅的产品，它为组织提供了一种结构化的方法，使其能够胜任IG，达到一定程度的成熟度，证明他们重视并信任他们的信息，从而在患者护理、社区和业务合作伙伴中发挥作用。作为ighhealththrate的一部分，组织可以通过AHIMA的igadvisor来验证他们的IGAM项目达到IGAM 5级的成就，从而展示他们的IG项目的卓越性。然后，组织可以在其网站和其他组织材料上使用IGAM 5级标志，以突出其IG实施的成功。

AHIMA执行副总裁兼首席创新和全球服务官Deborah Green表示:“实现AHIMA IGAM第5级可以为组织提供竞争优势，并向公共和医疗保健行业表明，他们已经成功地在企业范围内实施了IG，他们信任自己的信息，并且对信息的价值和影响的欣赏在其运营中根深蒂固。”“这对卫生保健组织至关重要，因为可靠的数据和信息对于解决始终存在的挑战和改变卫生保健至关重要。”

在评估组织的IG成熟度水平时，IGAdvisors专家咨询团队将对该计划进行全面验证，以确认达到了10项IG医疗保健能力。

欲了解更多信息，请访问www.IGIQ.org．

-资料来源:AHIMA